Sisällys
Usein Excelin käyttäjä kohtaa tarpeen täyttää solut tiedoilla, jotka on järjestetty tiettyyn loogiseen järjestykseen. Tai esimerkiksi tehdä ennuste siitä, mikä on tietyn indikaattorin arvo tiettyyn hetkeen mennessä, jos nykyinen trendi jatkuu. Nyt sinun ei tarvitse tietää kymmeniä kaavoja tähän kaikkeen. Pari hiiren napsautusta riittää, ja ongelma on ratkaistu. Kaikki on automaattisen täydennyksen ansiosta.
Tämä ominaisuus on hämmästyttävä mukavuudessaan. Sen avulla voit esimerkiksi listata nopeasti kalenterikuukaudet tai tehdä sen niin, että vain kunkin kuukauden 15. päivä ja viimeinen päivä näkyvät (esimerkiksi kirjanpitoraporteissa).
Kuinka voit hyödyntää tätä hienoa ominaisuutta?
Oikeassa alakulmassa on neliö, jota vetämällä voit jatkaa arvosarjaa, jossa on tietty kuvio. Esimerkiksi, jos ensimmäinen päivä on maanantai, tämän yksinkertaisen toiminnon avulla voit laittaa arvot seuraaville riveille: tiistai, keskiviikko, torstai, perjantai ja niin edelleen.
Jos solussa on joukko arvoja, kuten 1,2,4, 8, 16, valitsemalla ne kaikki ja vetämällä laatikkoa alaspäin, voit jatkaa numerosarjaa aina 32, XNUMX, XNUMX ja niin edelleen. Näin voit vähentää merkittävästi aikakustannuksia.
Samalla tavalla luodaan kuukausien nimiluettelo.
Ja tältä näyttää automaattisen täydennyksen käyttö aritmeettiseen etenemiseen. Esimerkissämme käytämme kahta solua, joiden arvot ovat vastaavasti 1,3, XNUMX, ja sitten automaattinen täydennys jatkaa numerosarjaa.
Lisäksi vastaanotto toimii, vaikka numero olisi tekstin sisällä. Jos esimerkiksi kirjoitat "1 neljännes" ja vedät ruutua alas, saat seuraavan.
Itse asiassa nämä ovat kaikki perusasiat, jotka sinun on tiedettävä. Mutta jos haluat hallita Excelin kanssa työskentelyn taidot ammattimaisemmin, voit tutustua joihinkin siruihin ja temppuihin.
Automaattisen täydennyksen tietoluettelon käyttäminen
Kuukausien tai viikonpäivien luettelon tekeminen ei tietenkään ole kaikki mitä Excel voi tehdä. Oletetaan, että meillä on luettelo kaupungeista, joihin yrityksemme on perustanut palvelukeskuksia. Ensin sinun on kirjoitettava täydellinen luettelo "Muuta luetteloita" -kohtaan, johon pääsee valikkosarjasta Tiedosto - Asetukset - Lisäasetukset - Yleiset - Muokkaa listoja.
Seuraavaksi näkyviin tulee ikkuna, jossa on luettelo luetteloista, jotka on sisäänrakennettu Exceliin automaattisesti.
Täällä niitä ei ole montaa. Mutta tämä väärinkäsitys voidaan helposti korjata. Tätä varten on oikea ikkuna, johon kirjoitetaan oikea arvosarja uXNUMXbuXNUMXbis. Tallennus voidaan tehdä kahdella tavalla, sekä pilkuilla että sarakkeella. Jos dataa on paljon, ne voidaan tuoda. Näin voit säästää paljon aikaa.
Mitä tähän tarvitaan? Ensin sinun on luotava luettelo kaupungeista jonnekin asiakirjaan ja sitten linkki siihen alla olevaan kenttään.
Luettelo on nyt luotu ja sitä voidaan käyttää kaikkien muiden solujen täyttämiseen.
Tekstimuotoisten luetteloiden lisäksi Excel mahdollistaa numeeristen sarjojen luomisen sekä päivämääräluettelon, joka on järjestetty tietyn kaavan mukaan. Tämän materiaalin alussa annettiin yksi sen käyttötavoista, mutta tämä on primitiivinen taso. Voit käyttää tätä työkalua joustavammin, kuten oikeaa ässää.
Ensin valitsemme tarvittavat sekvenssiarvot (yksi tai useampi) sekä alueen osan, jota käytetään luettelossa. Seuraavaksi löydämme "Täytä" -painikkeen yläpaneelista ja napsauta näkyviin tulevassa valikossa "Edistyminen" -painiketta.
Seuraavaksi näkyviin tulee ikkuna asetusten kanssa.
Sen vasemmassa osassa on valintanapit, joilla voit asettaa tulevan sekvenssin sijainnin: rivien tai sarakkeiden mukaan. Ensimmäisessä tapauksessa luettelo laskee, ja toisessa se menee oikealle.
Välittömästi sijaintiasetuksen oikealla puolella on paneeli, jossa voit valita numerosarjan tyypin. Valittavana on useita vaihtoehtoja:
- Aritmeettinen. Jokaisen seuraavan solun arvo on tietyn määrän suurempi kuin edellinen. Sen arvo määräytyy "Step"-kentän sisällön mukaan.
- Geometrinen. Jokainen seuraava arvo on useita kertoja suurempi kuin edellinen. Kuinka paljon tarkalleen ottaen riippuu käyttäjän ilmoittamasta vaiheesta.
- Päivämäärät. Tämän vaihtoehdon avulla käyttäjä voi luoda päivämääräsarjan. Jos valitset tämän tyypin, mittayksikön lisäasetukset aktivoituvat. Ne otetaan huomioon järjestystä laadittaessa: päivä, työpäivä, kuukausi, vuosi. Joten jos valitset "työpäivä" -kohdan, viikonloput eivät sisälly luetteloon.
- Automaattinen täydennys. Tämä vaihtoehto on samanlainen kuin oikean alakulman vetäminen. Yksinkertaisesti sanottuna Excel päättää itse, pitääkö numerosarjaa jatkaa vai kannattaako tehdä pidempi lista. Jos määrität arvot 2 ja 4 etukäteen, seuraavat sisältävät numerot 6, 8 ja niin edelleen. Jos ennen sitä täytät enemmän soluja, käytetään "lineaarista regressiota" (tämä on erittäin mielenkiintoinen vaihtoehto, jonka avulla voit rakentaa ennusteen nykyisen trendin perusteella).
Tämän valintaikkunan alaosassa, kuten näet jo, on kaksi vaihtoehtoa: askelkoko, jota käsiteltiin edellä, ja raja-arvo.
Kun olet suorittanut kaikki toiminnot, sinun on painettava "OK" -painiketta. Samalla tavalla luodaan luettelo tietyn ajanjakson työpäivistä (esimerkiksi 31.12.2020/XNUMX/XNUMX asti). Ja käyttäjän ei tarvitse tehdä valtavaa määrää tarpeettomia liikkeitä!
Siinä kaikki, asennus on valmis. Katsotaanpa nyt joitain ammattimaisempia automaattisen täydennyksen menetelmiä.
Hiiren käyttäminen
Tämä on kätevin tapa suorittaa automaattinen täydennys, jonka avulla voit suorittaa tyylikkäästi jopa monimutkaisimmat toiminnot. Sitä voidaan käyttää kahdella tavalla: käyttämällä hiiren vasenta painiketta tai oikeaa painiketta. Tehtävänä on esimerkiksi tehdä lista numeroista nousevaan järjestykseen, jossa jokainen seuraava arvo kasvaa yhdellä. Yleensä tätä varten yksikkö syötetään ensimmäiseen soluun ja kakkonen toiseen, minkä jälkeen he raahaavat oikeassa alakulmassa olevaa laatikkoa. Mutta tämä tavoite on mahdollista saavuttaa toisella menetelmällä - yksinkertaisesti täyttämällä ensimmäinen solu. Sitten sinun täytyy vetää se alas oikeasta alakulmasta. Sen jälkeen näkyviin tulee neliön muotoinen painike. Sinun on napsautettava sitä ja valittava "Täytä" -kohta.
Voit myös käyttää "Täytä vain muodot" -toimintoa, jolla voit laajentaa vain solumuotoja.
Mutta on olemassa nopeampi tapa: pidä Ctrl-painiketta painettuna samalla kun vedät solua rinnakkain.
Totta, se soveltuu vain numeroiden automaattiseen täydennykseen. Jos yrität vetää tämän tempun erityyppisillä tiedoilla, arvot uXNUMXbuXNUMXb yksinkertaisesti kopioidaan seuraaviin soluihin.
On olemassa tapa nopeuttaa kontekstivalikon kutsua. Voit tehdä tämän vetämällä laatikkoa pitämällä hiiren oikeaa painiketta painettuna.
Sitten näkyviin tulee joukko komentoja. Joten voit avata valintaikkunan, jossa on lisäasetuksia automaattisen täydennyksen asetuksilla, napsauttamalla "Ettyminen" -valikkokohtaa. Mutta on yksi rajoitus. Jakson enimmäispituus on tässä tapauksessa rajoitettu viimeiseen soluun.
Jotta automaattinen täydennys voidaan suorittaa vaadittuun arvoon (tiettyyn numeroon tai päivämäärään) asti, sinun on painettava hiiren oikeaa painiketta ohjattuasi kohdistimen aiemmin laatikkoon ja vedättävä merkintä alas. Kursori palaa sitten. Ja viimeinen vaihe on vapauttaa hiiri. Tämän seurauksena näkyviin tulee kontekstivalikko, jossa on automaattisen täydennyksen asetukset. Valitse eteneminen. Täällä valitaan vain yksi solu, joten sinun on määritettävä kaikki automaattisen täytön parametrit asetuksissa: suunta, askel, raja-arvo ja paina OK-painiketta.
Erityisen mielenkiintoinen Excel-funktio on lineaarinen ja eksponentiaalinen approksimaatio. Sen avulla on mahdollista rakentaa ennuste siitä, kuinka arvot muuttuvat olemassa olevan mallin perusteella. Yleensä ennusteen tekemiseksi sinun on käytettävä erityisiä Excel-toimintoja tai suoritettava monimutkaisia laskelmia, joissa riippumattoman muuttujan arvot korvataan. Tämä esimerkki on paljon helpompi osoittaa käytännössä.
Esimerkiksi on olemassa indikaattorin dynamiikka, jonka arvo kasvaa joka jakso samalla numerolla.
On paljon helpompi ymmärtää, kuinka arvot ennustetaan lineaarisella trendillä (kun jokainen seuraava indikaattori kasvaa tai laskee tietyllä arvolla). Excelin vakiofunktiot sopivat tähän, mutta selkeyden vuoksi on parempi piirtää kaavio, jossa näkyy trendiviiva, funktion yhtälö ja odotusarvo.
Jotta saat selville, mikä ennustettu indikaattori tulee olemaan numeerisesti, sinun on laskettaessa otettava perustana regressioyhtälö (tai käytettävä suoraan Exceliin sisäänrakennettuja kaavoja). Tämän seurauksena tulee olemaan paljon toimintoja, joita kaikki eivät voi ymmärtää heti.
Mutta lineaarisen regression avulla voit kokonaan luopua monimutkaisista kaavoista ja piirtämisestä. Käytä vain automaattista täydennystä. Käyttäjä ottaa joukon tietoja, joiden perusteella ennuste tehdään. Tämä solujoukko valitaan, sitten hiiren oikeaa painiketta painetaan, jota sinun on vedettävä alue tarvittavalla määrällä soluja (riippuen sen pisteen etäisyydestä tulevaisuudessa, jolle ennustettu arvo lasketaan). Näkyviin tulee kontekstivalikko, jossa sinun on valittava "Lineaarinen approksimaatio". Siinä se, saadaan ennuste, joka ei vaadi erityisiä matemaattisia taitoja, piirtämistä tai kaavojen johtamista.
Jos indikaattorit kasvavat kunkin ajanjakson aikana tietyn prosentin verran, puhutaan eksponentiaalisesta kasvusta. Esimerkiksi epidemian dynamiikan ennustaminen tai pankkitalletusten korkojen ennustaminen perustuu juuri sellaiseen malliin.
Ei ole olemassa tehokkaampaa menetelmää eksponentiaalisen kasvun ennustamiseen kuin se, jota olemme kuvanneet.
Hiiren käyttäminen päivämäärän automaattiseen täyttöön
Usein on tarpeen lisätä jo olemassa olevaa päivämääräluetteloa. Tätä varten otetaan päivämäärä ja vedetään oikeasta alakulmasta hiiren vasemmalla painikkeella. Näkyviin tulee neliön muotoinen kuvake, josta voit valita täyttötavan.
Esimerkiksi jos kirjanpitäjä käyttää laskentataulukkoa, "arkipäivät" -vaihtoehto sopii hänelle. Tämän kohteen tarvitsevat myös muut asiantuntijat, joiden on tehtävä päivittäisiä suunnitelmia, esimerkiksi HR.
Ja tässä on toinen vaihtoehto, kuinka päivämäärät täytetään automaattisesti hiirellä. Esimerkiksi yrityksen on maksettava palkat kuukauden 15. ja viimeisenä päivänä. Seuraavaksi sinun on syötettävä kaksi päivämäärää, venytettävä niitä alas ja valittava täyttötapa "kuukausien mukaan". Tämä voidaan tehdä joko napsauttamalla hiiren vasenta painiketta oikeassa alakulmassa olevaa neliötä tai käyttämällä oikeaa painiketta, jonka jälkeen pikavalikko avautuu automaattisesti.
Tärkeä! 15. päivä jää kuukaudesta riippumatta, ja viimeinen on automaattinen.
Hiiren oikealla painikkeella voit säätää etenemistä. Tee esimerkiksi luettelo tämän vuoden työpäivistä, jotka jatkuvat vielä 31. joulukuuta asti. Jos käytät automaattista täyttöä hiiren oikealla painikkeella tai valikon kautta, johon pääsee neliön kautta, on vaihtoehto "Pikatäyttö". Ensimmäistä kertaa kehittäjät ovat tarjonneet tämän ominaisuuden Excel 2013:ssa. Solut on täytettävä tietyn kaavan mukaan. Näin voit säästää paljon aikaa.
Päätelmät
Itse asiassa siinä kaikki. Automaattinen täydennys on erittäin hyödyllinen ominaisuus, jonka avulla voit automatisoida monia työnkulkuja ja tehdä ennusteita kuvioiden perusteella. Lisäkaavoja tai laskelmia ei tarvita. Riittää, kun painat paria painiketta, ja tulokset näkyvät kuin taianomaisesti.