Kuinka muuntaa Excel-tiedostoja CSV-muotoon

CSV (Comma Separated Values) on yleinen muoto taulukkotietojen (numeeristen ja tekstien) tallentamiseen pelkkänä tekstinä. Tämä tiedostomuoto on suosittu ja kestävä, koska valtava määrä ohjelmia ja sovelluksia ymmärtää CSV:n, ainakin vaihtoehtoisena tiedostomuotona tuontia/vientiä varten. Lisäksi CSV-muodon avulla käyttäjä voi tutkia tiedostoa ja löytää heti tiedoissa olevan ongelman, jos sellaista on, muuttaa CSV-erotin, lainaussääntöjä ja niin edelleen. Tämä on mahdollista, koska CSV on yksinkertainen teksti, ja kokematonkin käyttäjä ymmärtää sen helposti ilman erityistä koulutusta.

Tässä artikkelissa opimme nopeita ja tehokkaita tapoja viedä tietoja Excelistä CSV-muotoon ja miten muuntaa Excel-tiedosto CSV-muotoon vääristämättä kaikkia erikois- ja vieraita merkkejä. Artikkelissa kuvatut tekniikat toimivat kaikissa Excel 2013, 2010 ja 2007 versioissa.

• Muunna tiedot Excelistä CSV-muotoon
• Vie Excelistä CSV UTF-8- tai UTF-16-muotoon
• Muita tapoja muuntaa Excelistä CSV-muotoon (säilyttää erikoismerkit)

Kuinka muuntaa Excel-tiedosto CSV-muotoon

Jos haluat viedä Excel-tiedoston johonkin muuhun sovellukseen, kuten Outlookin osoitekirjaan tai Access-tietokantaan, muunna ensin Excel-taulukko CSV-tiedostoksi ja tuo tiedosto sitten . Csv toiseen sovellukseen. Seuraavassa on vaiheittainen opas Excel-työkirjan viemisestä CSV-muotoon Excel-työkalun avulla - "Tallenna'.

1. Avaa Excel-työkirjan välilehti filee (Tiedosto) ja napsauta Tallenna (Tallenna nimellä). Lisäksi valintaikkuna Asiakirjan tallentaminen (Tallenna nimellä) voidaan avata painamalla näppäintä F12.
2. In Tiedostotyyppi (Tallenna tyyppinä) valitse CSV (pilkuilla erotettuna) (CSV (pilkuilla erotettu)).CSV:n (pilkulla eroteltu) lisäksi saatavilla on useita muita CSV-muotovaihtoehtoja:
   • CSV (pilkuilla erotettuna) (CSV (pilkuilla erotettu)). Tämä muoto tallentaa Excel-tiedot pilkuilla eroteltuna tekstitiedostona, ja sitä voidaan käyttää toisessa Windows-sovelluksessa ja Windows-käyttöjärjestelmän eri versiossa.
   • CSV (Macintosh). Tämä muoto tallentaa Excel-työkirjan pilkuilla eroteltuna tiedostona käytettäväksi Mac-käyttöjärjestelmässä.
   • CSV (MS DOS). Tallentaa Excel-työkirjan pilkuilla eroteltuna tiedostona käytettäväksi MS-DOS-käyttöjärjestelmässä.
   • Unicode-teksti (Unicode-teksti (*txt)). Tätä standardia tukevat lähes kaikki olemassa olevat käyttöjärjestelmät, mukaan lukien Windows, Macintosh, Linux ja Solaris Unix. Se tukee hahmoja lähes kaikista nykyaikaisista ja jopa joistakin vanhoista kielistä. Siksi, jos Excel-työkirja sisältää tietoja vierailla kielillä, suosittelen, että tallennat sen ensin muodossa Unicode-teksti (Unicode-teksti (*txt)) ja muunna sitten CSV-muotoon, kuten kuvataan myöhemmin kohdassa Vie Excelistä UTF-8- tai UTF-16 CSV-muotoon.

Huomautus: Kaikki mainitut muodot tallentavat vain aktiivisen Excel-arkin.

3. Valitse kansio CSV-tiedoston tallentamista varten ja napsauta Säästä (Tallenna). Painamisen jälkeen Säästä (Tallenna) ilmestyy kaksi valintaikkunaa. Älä huoli, nämä viestit eivät tarkoita virhettä, niin sen pitäisi olla.
4. Ensimmäinen valintaikkuna muistuttaa sinua siitä Vain nykyinen arkki voidaan tallentaa valitun tyyppiseen tiedostoon (Valittu tiedostotyyppi ei tue useita arkkeja sisältäviä työkirjoja). Jos haluat tallentaa vain nykyisen arkin, paina OK.Jos haluat tallentaa kaikki kirjan arkit, napsauta peruutus (Peruuta) ja tallenna kirjan kaikki arkit yksitellen sopivilla tiedostonimillä tai voit tallentaa toisen tiedostotyypin, joka tukee useita sivuja.
5. Napsautuksen jälkeen OK ensimmäiseen valintaikkunaan tulee näkyviin toinen, joka varoittaa, että jotkin ominaisuudet eivät ole käytettävissä, koska CSV-muoto ei tue niitä. Näin sen pitäisi olla, joten napsauta vain Kyllä (Joo).

Näin Excel-laskentataulukko voidaan tallentaa CSV-tiedostona. Nopeaa ja helppoa, eikä tässä voi syntyä vaikeuksia.

Vie Excelistä CSV-muotoon UTF-8- tai UTF-16-koodauksella

Jos Excel-taulukko sisältää erikois- tai vieraita merkkejä (tilde, aksentti ja vastaavat) tai hieroglyfejä, Excel-taulukon muuntaminen CSV-muotoon yllä kuvatulla tavalla ei toimi.

Pointti on, että joukkue Tallenna > CSV (Tallenna nimellä > CSV) sekoittaa kaikki merkit paitsi ASCII:n (American Standard Code for Information Interchange). Ja jos Excel-arkissa on lainausmerkkejä tai pitkiä viivoja (siirretty Exceliin esimerkiksi Word-asiakirjasta tekstiä kopioitaessa / liitettäessä) - myös tällaiset merkit murskataan.

Helppo ratkaisu - Tallenna Excel-arkki tekstitiedostona Unicode(.txt)ja muunna se sitten CSV-muotoon. Tällä tavalla kaikki muut kuin ASCII-merkit pysyvät ennallaan.

Ennen kuin jatkan, selitän lyhyesti tärkeimmät erot UTF-8- ja UTF-16-koodausten välillä, jotta voit valita jokaisessa yksittäistapauksessa sopivan muodon:

• UTF-8 on kompaktimpi koodaus, joka käyttää 1-4 tavua jokaista merkkiä kohden. Useimmiten suositellaan tämän muodon käyttöä, kun tiedostossa on ASCII-merkkejä, koska useimmat näistä merkeistä vaativat 1 tavun muistia. Toinen etu on, että vain ASCII-merkkejä sisältävän UTF-8-tiedoston koodaus ei eroa millään tavalla samasta ASCII-tiedostosta.
• UTF-16 käyttää 2-4 tavua kunkin merkin tallentamiseen. Huomaa, että UTF-16-tiedosto ei kaikissa tapauksissa vaadi enemmän muistia kuin UTF-8-tiedosto. Esimerkiksi japanilaiset merkit vievät 3–4 tavua UTF-8:ssa ja 2–4 ​​tavua UTF-16:ssa. Siksi on järkevää käyttää UTF-16:ta, jos tiedoissa on aasialaisia ​​merkkejä, mukaan lukien japani, kiina ja korea. Tämän koodauksen suurin haittapuoli on, että se ei ole täysin yhteensopiva ASCII-tiedostojen kanssa ja vaatii erikoisohjelmia tällaisten tiedostojen näyttämiseen. Pidä tämä mielessä, jos aiot tuoda tuloksena olevat tiedostot Excelistä jostain muualta.

Kuinka muuntaa Excel-tiedoston CSV UTF-8 -muotoon

Oletetaan, että meillä on excel-taulukko, jossa on vieraita merkkejä, esimerkissämme ne ovat japanilaisia ​​nimiä.

Jos haluat viedä tämän Excel-taulukon CSV-tiedostoon, teemme seuraavat toimet säilyttäen samalla kaikki hieroglyfit:

1. Avaa välilehti Excelissä filee (Tiedosto) ja napsauta Tallenna (Tallenna nimellä).
2. Kirjoita tiedoston nimi kenttään Tiedostotyyppi (Tallenna tyyppinä) valitse Unicode-teksti (Unicode-teksti (*.txt)) ja napsauta Säästä (Tallentaa).
3. Avaa luotu tiedosto missä tahansa tavallisessa tekstieditorissa, kuten Muistiossa.

Huomautus: Kaikki yksinkertaiset tekstieditorit eivät tue täysin Unicode-merkkejä, joten jotkut saattavat näkyä suorakulmioina. Useimmissa tapauksissa tämä ei vaikuta lopulliseen tiedostoon millään tavalla, ja voit yksinkertaisesti jättää sen huomiotta tai valita kehittyneemmän editorin, kuten Notepad++.

4. Koska Unicode-tekstitiedostomme käyttää sarkainmerkkiä erottimina ja haluamme muuntaa sen CSV-muotoon (pilkueroteltu), meidän on korvattava sarkainmerkit pilkuilla.

Huomautus: Jos ei ole tiukkaa tarvetta saada tiedostoa pilkkuerottimilla, mutta tarvitset minkä tahansa Excelin ymmärtämän CSV-tiedoston, tämä vaihe voidaan ohittaa, koska Microsoft Excel ymmärtää täydellisesti tiedostot, joissa on erotin – taulukko.

4. Jos tarvitset edelleen CSV-tiedoston (pilkuilla erotettuna), toimi seuraavasti Muistiossa:
   • Valitse sarkainmerkki, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja napsauta pikavalikosta kopio (Kopioi) tai napsauta vain Ctrl + Calla olevan kuvan mukaisesti.
   • lehdistö Ctrl + Havaa valintaikkuna korvike (Korvaa) ja liitä kopioitu sarkainmerkki kenttään Että (Löytää mitä). Tässä tapauksessa kohdistin siirtyy oikealle – tämä tarkoittaa, että sarkainmerkki on lisätty. Kentällä Kuin (Korvaa) kirjoita pilkku ja paina Korvaa kaikki (Korvaa kaikki).

   Muistiossa tulos on seuraavanlainen:

   

5. Napauta filee > Tallenna (Tiedosto > Tallenna nimellä), kirjoita tiedostolle nimi ja avattavaan luetteloon koodaus (Koodaus) valitse UTF-8… Paina sitten -painiketta Säästä (Tallentaa).
6. Käynnistä Windows Explorer ja vaihda tiedostopääte . Txt on . Csv.Vaihda laajennus toisin . Txt on . Csv Voit tehdä sen suoraan Muistiossa. Voit tehdä tämän valintaikkunassa Tallenna (Tallenna nimellä) kentällä Tiedostotyyppi (Tallenna tyyppinä) valitse vaihtoehto Kaikki tiedostot (Kaikki tiedostot) ja lisää ".csv" tiedoston nimeen vastaavassa kentässä alla olevan kuvan mukaisesti.
7. Avaa CSV-tiedosto Excelissä tätä varten välilehdellä filee (Filet) vaivaa avoin > Tekstitiedostot (Avaa > Tekstitiedostot) ja tarkista, ovatko tiedot kunnossa.

Huomautus: Jos tiedostosi on tarkoitettu käytettäväksi Excelin ulkopuolella ja UTF-8-muoto on pakollinen, älä tee taulukkoon muutoksia äläkä tallenna sitä uudelleen Exceliin, koska tämä voi aiheuttaa ongelmia koodauksen lukemisessa. Jos jokin osa tiedoista ei näy Excelissä, avaa sama tiedosto Muistiossa ja korjaa siinä olevat tiedot. Muista tallentaa tiedosto uudelleen UTF-8-muodossa.

Kuinka muuntaa Excel-tiedoston CSV UTF-16 -muotoon

Vienti UTF-16 CSV-tiedostoon on paljon nopeampaa ja helpompaa kuin UTF-8-tiedostoon vieminen. Tosiasia on, että Excel käyttää automaattisesti UTF-16-muotoa, kun tallennat tiedoston nimellä Unicode-teksti (Unicode-teksti).

Voit tehdä tämän tallentamalla tiedoston työkalulla Tallenna (Tallenna nimellä) Excelissä ja sitten Windowsin Resurssienhallinnassa, muuta luodun tiedoston tunniste muotoon . Csv. Tehty!

Jos tarvitset CSV-tiedoston, jonka erottimena on puolipiste tai puolipiste, korvaa kaikki sarkainmerkit pilkuilla tai puolipisteillä Muistiossa tai missä tahansa muussa valitsemassasi tekstieditorissa (katso tämän artikkelin aiemmin yksityiskohtaiset ohjeet tämän tekemiseen).

Muita tapoja muuntaa Excel-tiedostoja CSV-muotoon

Yllä kuvatut menetelmät tietojen viemiseksi Excelistä CSV-muotoon (UTF-8 ja UTF-16) ovat yleismaailmallisia eli soveltuvat työskentelyyn minkä tahansa erikoismerkkien kanssa ja kaikissa Excelin versioissa vuosina 2003-2013.

On monia muita tapoja muuntaa tiedot Excelistä CSV-muotoon. Toisin kuin yllä esitetyt ratkaisut, nämä menetelmät eivät johda puhtaaseen UTF-8-tiedostoon (tämä ei koske OpenOfficea, joka voi viedä Excel-tiedostoja useilla UTF-koodausvaihtoehdoilla). Mutta useimmissa tapauksissa tuloksena oleva tiedosto sisältää oikean merkistön, joka voidaan sitten kivuttomasti muuntaa UTF-8-muotoon millä tahansa tekstieditorilla.

Muunna Excel-tiedosto CSV-muotoon Google Sheetsin avulla

Kuten käy ilmi, Excel-tiedoston muuntaminen CSV-muotoon on erittäin helppoa Google Sheetsin avulla. Edellyttäen, että Google Drive on jo asennettu tietokoneellesi, noudata näitä 5 yksinkertaista vaihetta:

1. Napsauta painiketta Google Drivessa luoda (Luo) ja valitse Pöytä (laskentataulukko).
2. Valikossa filee (Filet) vaivaa Tuo (Tuonti).
3. Napauta Lataa (Lataa) ja valitse ladattava Excel-tiedosto tietokoneeltasi.
4. Valintaikkunassa pikkupaholainentiedosto ort (Tuo tiedosto) valitse Vaihda pöytä (Vaihda laskentataulukko) ja napsauta Tuo (Tuonti).

Vihje: Jos Excel-tiedosto on suhteellisen pieni, voit säästää aikaa siirtää tietoja siitä Google-laskentataulukkoon kopioimalla / liittämällä.

5. Valikossa filee (Filet) vaivaa Lataa nimellä (Lataa nimellä), valitse tiedostotyyppi CSV – tiedosto tallennetaan tietokoneelle.

Avaa lopuksi luotu CSV-tiedosto missä tahansa tekstieditorissa varmistaaksesi, että kaikki merkit on tallennettu oikein. Valitettavasti tällä tavalla luodut CSV-tiedostot eivät aina näy oikein Excelissä.

Tallenna .xlsx-tiedosto .xls-muodossa ja muunna sitten CSV-tiedostoksi

Tämä menetelmä ei vaadi lisäkommentteja, koska kaikki on jo selvää nimestä.

Löysin tämän ratkaisun yhdeltä Excelille omistetuista foorumeista, en muista kummasta. Ollakseni rehellinen, en ole koskaan käyttänyt tätä menetelmää, mutta monien käyttäjien mukaan jotkut erikoismerkit katoavat tallennettaessa suoraan . Xlsx в . Csv, mutta jää jos ensin . Xlsx tallenna . Xls, ja sitten tykkää . Csv, kuten teimme tämän artikkelin alussa.

Kokeile joka tapauksessa tätä tapaa luoda CSV-tiedostoja Excelistä itse, ja jos se toimii, se säästää aikaa.

Excel-tiedoston tallentaminen CSV-muodossa OpenOfficen avulla

OpenOffice on avoimen lähdekoodin sovelluspaketti, joka sisältää taulukkolaskentasovelluksen, joka tekee hienoa työtä tietojen viemisessä Excelistä CSV-muotoon. Itse asiassa tämä sovellus antaa sinulle enemmän vaihtoehtoja muunnettaessa laskentataulukoita CSV-tiedostoiksi (koodaus, erottimet ja niin edelleen) kuin Excel ja Google Sheets yhteensä.

Avaa vain Excel-tiedosto OpenOffice Calcissa, napsauta filee > Tallenna (Tiedosto > Tallenna nimellä) ja valitse tiedostotyyppi CSV-teksti (CSV-teksti).

Seuraava vaihe on valita parametriarvot koodaus (Merkkisarjat) и Kentän erotin (Kentän erotin). Tietenkin, jos haluamme luoda UTF-8 CSV-tiedoston pilkuilla erottimina, valitse UTF-8 ja kirjoita pilkku (,) asianmukaisiin kenttiin. Parametri Tekstin erotin (Tekstin erotin) jätetään yleensä ennalleen – lainausmerkit (“). Napsauta seuraavaksi OK.

Samalla tavalla voit käyttää toista sovellusta LibreOfficea nopeaan ja kivuttomasti muuntamiseen Excelistä CSV:ksi. Hyväksy, olisi hienoa, jos Microsoft Excel antaisi mahdollisuuden säätää asetuksia myös CSV-tiedostoja luotaessa.

Tässä artikkelissa puhuin menetelmistä, jotka tiedän Excel-tiedostojen muuntamisesta CSV-muotoon. Jos tiedät tehokkaampia menetelmiä viedä Excelistä CSV:hen, kerro siitä meille kommenteissa. Kiitos huomiostasi!