Käytännön psykologian yliopiston etätyössä työskentelemme erilaisten itseorganisaatio- ja tehostamismenetelmien parissa. Mukaan lukien kuinka priorisoida oikein.
Miksi priorisoida.
Ensimmäinen syy on ilmeinen: tehdä tärkeimmät asiat ensin. Toinen syy on vähemmän ilmeinen: jotta tiedät milloin tahansa tarkalleen, mitä liiketoimintaa harjoitat. Joten ei ole valinnanvaraa, koska valinnan hetkellä alkaa heittely, tekosyitä, ajatuksia kuten "minun pitäisi mennä juomaan teetä" ja niin edelleen.
Alas heitto, aseta prioriteetit.
Haluan jakaa kanssasi kirjoittajani tavan priorisoida, et tule lukemaan tästä menetelmästä missään muualla. Mielestäni tämä on tehokkain tapa priorisoida, mutta sillä on yksi haittapuoli. Se vaatii korkeamman matematiikan tuntemusta toiselle luokalle, tai pikemminkin kerto- ja jakolaitoa.
Joten kuvittele se olet tehtävälista. Sallikaa minun hahmotella esimerkki:
- Kuvaa video sivustoa varten
- Tilaa tietokonepöytä
- Vastaa kiireellisiin sähköposteihin
- Pura laatikko kaapista
No, juuri tuollaisen listan otin katosta. Seuraavaksi arvioimme kunkin tapauksen merkitystä. Merkitys koostuu kolmesta parametrista:
- Merkitys Kuinka tärkeää on tehdä tämä? Tapahtuuko jotain kauheaa, jos päätät olla tekemättä sitä ollenkaan? Kuinka paljon riippuu sen toteutuksesta?
- Kiireellisyys – Kuinka nopeasti tämä pitäisi tehdä? Pudota kaikki ja tee se? Tai jos teet sen viikon sisällä, onko se periaatteessa normaalia?
- Monimutkaisuus – Kauanko tämä työ kestää? Pitääkö minun neuvotella ja olla vuorovaikutuksessa muiden ihmisten kanssa, jotta se onnistuisi? Missä määrin se on emotionaalisesti ja moraalisesti yksinkertaista tai päinvastoin monimutkaista ja epämiellyttävää?
Arvioi kaikki tapaukset näillä kolmella parametrilla asteikolla 1-10 tärkeys-kiireellisyyden-vaikeusasteen järjestyksessä. Lopulta päädyt johonkin tämän kaltaiseen:
- Kuvaa video sivustoa varten 8 6 7
- Tilaa tietokonepöytä 6 2 3
- Vastaa kiireellisiin sähköposteihin 7 9 2
- Pura kaapissa oleva laatikko 2 2 6
Eli kaikki tapaukset arvioidaan kolmen kriteerin tärkeys-kiireellisyys-monimutkaisuus mukaan, mutta toistaiseksi ei ole mahdollista priorisoida, koska ei ole vielä selvää, mitkä tapaukset asetetaan ensimmäiseksi, tärkeät vai kiireelliset? Tai ehkä yksinkertaisimmat ensin, jotta ne voidaan tehdä nopeasti ja jotta ne eivät häiritse?
Priorisoida oletamme kunkin tapauksen lopullinen merkitys.
Merkitys = tärkeys * Kiireellisyys / monimutkaisuus
Kerro tärkeys kiireellisyydellä ja jaa monimutkaisuus. Siten aivan huipulla meillä on asioita, jotka ovat erittäin tärkeitä ja erittäin kiireellisiä, vaikka ne ovat hyvin yksinkertaisia. No toisinpäin. Ja sitten listamme on tällainen:
- Kuvaa video sivustolle 8 * 6 / 7 = 6.9
- Tilaa tietokonepöytä 6 * 2 / 3 = 4.0
- Vastaa kiireellisiin sähköposteihin 7 * 9 / 2 = 31.5
- Pura laatikko kaapissa 2 * 2 / 6 = 0.7
Laskin laskimella ja pyöristin arvot kymmenesosiksi, sellainen tarkkuus riittää. Joten nyt näemme, kuinka helppoa on järjestää asiat tärkeysjärjestykseen:
- Vastaa kiireellisiin sähköposteihin 31.5
- Tee video sivustolle 6.9
- Tilaa tietokonepöytä 4.0
- Pura laatikko kaapissa 0.7
Parasta tässä menettelyssä on se ei vaadi monimutkaisia päätöksiä, on olemassa valmis algoritmi, joka priorisoi aina oikein. Sinun tehtäväsi on siis vain arvioida riittävästi asian tärkeyttä, kiireellisyyttä ja monimutkaisuutta tekniikka ottaa vallan.
Priorisoi tällä tavalla edellisessä tehtävässä tekemäsi listallavarmistaaksesi, että se ei ole vain yksinkertainen, vaan että lopullinen luettelo on varsin riittävä. Ensinnäkin ovat ne asiat, jotka on todella järkevää tehdä ensin.