Sisällys
Ajanhallinta "Työssäni, joka minulla on ja olen loukussa hyödyttömässä kokouksessa"
Taloustieteilijä Pilar Lloret selittää «30 minuutin kokouksissa», kuinka nämä työvaraukset voidaan optimoida mahdollisimman paljon
Jos kun saat ilmoituksen uudesta työpaikalla tapaamastasi kuorsauksesta huolimattomuudesta ja eroamisesta, jotain on pielessä. Näiden työtapaamisten tulisi olla työkaluja ammatillisen työn parantamiseksi, ja usein ne ovat vain ajanhukkaa.
Tämä tilanne - paljon yleisempi kuin miltä näyttää - motivoi taloustieteilijää Pilar Lloret, erikoistunut liiketoimintaan ja riskianalyysiin, kirjoittaa "30 minuutin kokoukset", kirja, jossa hän ehdottaa selkeiden ohjeiden ja neuvojen avulla tapaa parantaa näiden kokousten tehokkuutta ja täyttää siten tavoitteensa.
Puhuimme kirjoittajan kanssa ja kysyimme häneltä avaimia lopettaa ajanhukkaa ja hyödyntää kokoukset, joihin meidän on osallistuttava:
Miksi organisaatio on niin tärkeä kokouksen suunnittelussa?
Jos meillä ei ole hyvää suunnittelua ja organisointia, tavoitteet eivät ole selviä, eikä keskusteltavat kohdat, eikä käytettävissä oleva aika ... Siksi hallitsematon kesto emmekä täytä osanottajien odotuksia. Saatamme turhautua ja se on kaikkien ajanhukkaa.
Mitä kielteisiä vaikutuksia voi olla kokous, joka on huonosti suunniteltu ja jossa haluttua tarkoitusta ei saavuteta?
Taloudellisten kustannusten lisäksi huonosti suunniteltuihin kokouksiin osallistuminen, joissa 90, 60 tai 30 minuutin kuluttua ei tehdä johtopäätöksiä, aiheuttaa negatiivinen käsitys ja lannistuminen osallistujien keskuudessa. Ja jos tämä tilanne jatkuu, on helppoa, että ajan mittaan stressaamme ajattelemalla "työni kanssa, joka minulla on, ja minun on osallistuttava hyödyttömään kokoukseen".
Sillä on myös negatiivinen vaikutus osallistujien mielipiteisiin järjestäjää kohtaan, joka useimmissa tapauksissa on yleensä pomo.
Miksi 30 minuuttia on optimaalinen aika kokouksen ajaksi?
30 minuuttia on haaste, jonka esitän kirjassa oman kokemukseni perusteella toimivien kokousten järjestämisestä. Ilmeisesti on kokouksia, jotka tarvitsevat enemmän aikaa, toiset, joissa tavoitteesi voidaan saavuttaa jopa vähemmän, ja tietysti joskus 30 tai jopa 60 minuuttia kokouksesta voidaan korvata esimerkiksi puhelulla tai sähköpostilla.
Miten kirjan tekijähahmo, josta puhut, toimii?
Kun puhumme 30 minuutin kokouksen osallistujista, sen on oltava selvää ihanteellinen määrä saa olla enintään viisi henkilöä. Ja valintasi on oltava oikea. Voimme erottaa moderaattorin, koordinaattorin, sihteerin (he voivat olla sama henkilö) ja osallistujien hahmot. Periaatteessa päätöksenteko enintään 30 minuutin kokouksessa ja enintään viiden henkilön kokouksessa on yksimielinen eikä sen pitäisi aiheuttaa konflikteja.
Kuinka järjestää kokous, jotta se olisi mahdollisimman tehokas?
Voimme tiivistää viiteen kohtaan tapaamisen järjestämisen seuraavasti. Ensimmäinen olisi määrittele tavoite ja kokouksen toivottu lopputulos. Toinen, valitse oikeat osallistujat. Kolmas on suunnitella kokous; Muun muassa laatia esityslista, valita paikka, aloitusaika ja kesto ja lähettää se yhdessä kokouksen keskeisten asiakirjojen kanssa kiinnostuneille riittävän ajoissa, jotta he voivat valmistautua siihen.
Neljänneksi meidän on otettava huomioon rakenteen suunnittelu kokouksista, toisin sanoen toimintasäännöistä ja tietysti siitä, miten kokouksen kestävät 30 minuuttia on rakennettu sisällön mukaan. Lopuksi on tärkeää tehdä a kokouksen seuranta. Varmista, että kaikki osallistujat ovat tietoisia tehdyistä sopimuksista, ja mikäli seurantatoimia on suoritettava, mitkä ovat kullekin tehtävät ja suoritusaika