Ehdollinen muotoilu Excelissä – yksityiskohtaisesti esimerkkien kera

Jos sinun on esitettävä tiedot visuaalisesti, on erittäin kätevää tehdä tämä ehdollisen muotoilun avulla. Palvelua käyttävä käyttäjä säästää valtavasti energiaa ja aikaa. Tarvittavien tietojen saamiseksi tiedoston nopea katselu riittää.

Kuinka tehdä ehdollinen muotoilu Excelissä

Löydät "Ehdollisen muotoilun" nauhan ensimmäisestä välilehdestä siirtymällä "Tyylit" -osioon. 

Seuraavaksi sinun on löydettävä nuolikuvake hieman oikealta silmälläsi, siirrettävä kohdistin siihen. Sitten avautuvat asetukset, joissa voit joustavasti määrittää kaikki tarvittavat parametrit. 

Seuraavaksi sinun on valittava sopiva operaattori vertaillaksesi haluttua muuttujaa numeroon. Vertailuoperaattoreita on neljä – suurempi kuin, pienempi kuin, yhtä suuri ja välillä. Ne on lueteltu sääntövalikossa. 

Seuraavaksi määritimme numerosarjan välillä A1:A11.

Muotoillaan sopiva tietojoukko. Sitten avaamme "Ehdollinen muotoilu" -asetusvalikon ja asetamme tarvittavat tiedon valintakriteerit. Esimerkiksi meidän tapauksessamme valitsemme kriteerin "Lisää". 

Ikkuna, jossa on vaihtoehtoja, avautuu. Ikkunan vasemmassa osassa on kenttä, jossa sinun on määritettävä numero 15. Oikeassa osassa ilmoitetaan menetelmä tietojen korostamiseksi, jos se täyttää aiemmin määritetyn kriteerin. Tulos näytetään välittömästi.

Viimeistele seuraavaksi konfigurointi OK-painikkeella.

Mihin ehdollinen muotoilu on tarkoitettu?

Tietyssä määrin voidaan sanoa, että se on työkalu, jonka oppimisen jälkeen Excelin kanssa työskentely ei ole koskaan samanlaista. Tämä johtuu siitä, että se tekee elämästä paljon helpompaa. Sen sijaan, että määrität manuaalisesti tiettyä ehtoa vastaavan solun muotoilun joka kerta ja yrität myös itse tarkistaa, onko se tämän kriteerin mukainen, sinun tarvitsee vain määrittää asetukset kerran, ja sitten Excel tekee kaiken itse.

Voit esimerkiksi saada kaikki solut, joissa on suurempi luku kuin 100, muuttumaan punaisiksi. Tai määritä, kuinka monta päivää on jäljellä seuraavaan maksuun, ja väritä sitten vihreällä ne solut, joissa määräaika ei ole vielä tarpeeksi kaukana. 

Otetaan esimerkki.

Tässä taulukossa näkyy varastossa oleva varasto. Siinä on sarakkeita. tuotteena keskimääräinen myynti (mitattu yksiköissä viikossa), varasto ja kuinka monta viikkoa tätä tuotetta on jäljellä.

Lisäksi ostopäällikön tehtävänä on määrittää ne tehtävät, joiden täydentäminen on välttämätöntä. Tätä varten sinun on katsottava neljättä saraketta vasemmalta, joka tallentaa tavaravaraston viikoittain.

Oletetaan, että paniikkisyyn määrittämisen kriteeri on alle 3 viikon inventaario. Tämä osoittaa, että meidän on valmisteltava tilaus. Jos tavaravarasto on alle kaksi viikkoa, tämä osoittaa, että tilaus on tehtävä kiireellisesti. Jos taulukko sisältää valtavan määrän paikkoja, niin monta viikkoa jäljellä manuaalisesti on melko ongelmallista. Vaikka käytät hakua. Ja nyt katsotaan miltä näyttää pöytä, joka korostaa niukkoja tavaroita punaisella.

Ja todellakin, se on paljon helpompi navigoida. 

Totta, tämä esimerkki on opettavainen, mikä on hieman yksinkertaistettu todelliseen kuvaan verrattuna. Ja säästetyt sekunnit ja minuutit tällaisten taulukoiden säännöllisessä käytössä muuttuvat tunteiksi. Nyt riittää vain katsoa taulukkoa ymmärtääkseen, mistä tavaroista on pulaa, eikä kuluta tuntikausia jokaisen solun analysointiin (jos tällaisia ​​hyödykkeitä on tuhansia).

Jos on "keltaisia" tavaroita, sinun on aloitettava niiden ostaminen. Jos vastaava asento on punainen, sinun on tehtävä se välittömästi. 

Toisen solun arvon mukaan

Katsotaanpa nyt seuraavaa käytännön esimerkkiä.

Oletetaan, että meillä on tällainen taulukko ja edessämme on tehtävä korostaa tiettyjä arvoja sisältäviä rivejä. 

Joten jos projekti on edelleen käynnissä (eli sitä ei ole vielä saatu päätökseen, joten se on merkitty kirjaimella "P"), meidän on tehtävä sen tausta punaiseksi. Valmiit projektit on merkitty vihreällä.

Toimintosarjamme tässä tilanteessa on seuraava:

1. Valitse arvoalue. 
2. Napsauta "Ehdollinen muotoilu" - "Luo sääntö" -painiketta.
3. Huomaa, että meidän tapauksessamme sinun on sovellettava kaavaa säännön muodossa. Seuraavaksi käytämme toimintoa IFkorostaaksesi yhteensopivia viivoja. 

Täytä seuraavaksi rivit tämän kuvan mukaisesti.

Tärkeää! Merkkijonoihin on viitattava ehdottomasti. Jos viittaamme soluun, niin tässä tapauksessa se sekoitetaan (sarakkeen kiinnityksellä).

Vastaavasti luodaan sääntö niille työprojekteille, joita ei ole vielä saatu päätökseen. 

Tältä kriteerimme näyttävät.

Ja lopuksi, tuloksena meillä on tällainen tietokanta.

Useita ehtoja

Otetaan selvyyden vuoksi taulukosta alue A1:A11 osoittamaan, kuinka todellisessa käytännön esimerkissä voit käyttää useita ehtoja solun muotoilun määrittämiseen.

Itse ehdot ovat seuraavat: jos solun luku ylittää arvon 6, se korostetaan punaisella. Jos se on vihreä, niin väri on vihreä. Ja lopuksi suurimmat numerot, yli 20, korostetaan keltaisella. 

On olemassa useita tapoja, joilla ehdollinen muotoilu suoritetaan useiden sääntöjen mukaisesti.

1. Tapa 1. Valitsemme alueemme, jonka jälkeen ehdollisen muotoilun asetusvalikosta valitaan sellainen solunvalintasääntö kuin "Lisää". Numero 6 on kirjoitettu vasemmalle ja muotoilu on asetettu oikealle. Meidän tapauksessamme täytteen tulee olla punainen. Sen jälkeen sykli toistetaan kahdesti, mutta muut parametrit on jo asetettu - yli 10 ja vihreä väri ja yli 20 ja keltainen väri, vastaavasti. Saat sellaisen tuloksen.
   

   

2. Tapa 2. Siirry Excelin "Ehdollinen muotoilu" -työkalun pääasetusvalikkoon. Sieltä löydämme "Luo sääntö" -valikon ja napsautamme tätä kohtaa hiiren vasemmalla painikkeella.
   

   

    Sen jälkeen valitse Seuraavaksi kohta "Käytä kaavaa…" (korostettu kuvassa punaisella kehyksellä) ja aseta ensimmäinen ehto. Napsauta sen jälkeen OK. Ja sitten sykli toistetaan seuraaville olosuhteille samalla tavalla kuin edellä on kuvattu, mutta kaavaa käytetään.

   

Tämä on tärkeää ottaa huomioon. Esimerkissämme jotkut solut vastaavat useita ehtoja kerralla. Excel ratkaisee tämän ristiriidan seuraavasti: yllä olevaa sääntöä sovelletaan ensin. 

Ja tässä on kuvakaappaus paremman ymmärtämisen vuoksi.

Esimerkiksi meillä on numero 24. Se täyttää kaikki kolme ehtoa samanaikaisesti. Tässä tapauksessa tulee täyttö, joka täyttää ensimmäisen ehdon, huolimatta siitä, että se kuuluu enemmän kolmannen ehdon alle. Siksi, jos on tärkeää, että luvut yli 20 täytetään keltaisella, kolmas ehto on asetettava etusijalle. 

Ehdollinen päivämäärän muotoilu

Katsotaan nyt, kuinka ehdollinen muotoilu toimii päivämäärien kanssa. Meillä on niin siisti valikoima.

Tässä tapauksessa sinun on asetettava ehdollinen muotoilusääntö, kuten "Päivämäärä".

Tämän jälkeen avautuu valintaikkuna, jossa on kaikki ehdot. Voit tutustua niihin yksityiskohtaisesti tässä kuvakaappauksessa (ne on lueteltu näytön vasemmalla puolella luettelon muodossa).

Meidän on vain valittava sopiva ja napsautettava "OK" -painiketta.

Näemme, että päivämäärät, jotka viittaavat viimeiseen viikkoon tämän ajanjakson piirtämishetkellä, on korostettu punaisella. 

Kaavojen käyttäminen

Vakiomuotoisten ehdollisten muotoilusääntöjen joukko on melko suuri. Mutta tilanteet ovat erilaisia, ja vakioluettelo ei välttämättä riitä. Tässä tapauksessa voit luoda oman muotoilusäännön kaavan avulla. 

Voit tehdä tämän napsauttamalla "Luo sääntö" -painiketta ehdollisen muotoilun valikossa ja valitsemalla sitten kuvakaappauksessa näkyvän kohteen.

Rivit (solun arvon mukaan)

Oletetaan, että meidän on korostettava rivi, joka sisältää tietyn arvon omaavan solun. Tässä tapauksessa meidän on suoritettava sama toimintosarja kuin edellä, mutta merkkijonoille. Eli voit valita, mihin alueeseen ehdollista muotoilua tulee soveltaa. 

Kuinka luoda sääntö

Säännön luomiseksi sinun on käytettävä asianmukaista vaihtoehtoa "Ehdollinen muotoilu" -osiossa. Katsotaanpa tiettyä toimintosarjaa. 

Ensin sinun on löydettävä "Ehdollinen muotoilu" -kohde "Etusivu"-välilehden nauhasta. Se voidaan tunnistaa tunnusomaisista monivärisistä erikokoisista soluista, joiden vieressä on kuva, jossa on yliviivattu yhtäläisyysmerkki. 

Siellä on "Luo sääntö" -painike. Voit myös napsauttaa "Hallitse sääntöjä" -painiketta, jonka jälkeen avautuu valintaikkuna, jonka kautta voit myös luoda säännön napsauttamalla vastaavaa painiketta vasemmassa yläkulmassa. 

Tässä ikkunassa näet myös ne säännöt, joita on jo sovellettu.

Solujen valintasäännöt

Okei, puhumme niin paljon sääntöjen luomisesta, mutta mitä se on? Solunvalintasääntö viittaa ominaisuuksiin, jotka ohjelma ottaa huomioon päättäessään, miten niihin sopivat solut muotoillaan. Esimerkiksi ehdot voivat olla suurempia kuin tietty luku, pienempiä kuin tietty luku, kaava ja niin edelleen. Niitä on kokonainen sarja. Niihin voi tutustua ja niiden käyttöä harjoitella "hiekkalaatikossa". 

Muotoile kaikki solut niiden arvojen perusteella

Henkilö voi itsenäisesti asettaa alueen: koko rivin, koko asiakirjan tai yhden solun. Ohjelma voi keskittyä vain yhden solun arvoon. Tämä lisää joustavuutta prosessiin. 

Muotoile vain yksilölliset tai päällekkäiset solut

On olemassa suuri määrä sääntöjä, jotka on kytketty suoraan ohjelmaan. Voit tutustua niihin "Ehdollinen muotoilu" -valikosta. Erityisesti, jotta muotoilua voitaisiin soveltaa yksinomaan päällekkäisiin arvoihin tai vain ainutlaatuisiin arvoihin, on olemassa erityinen vaihtoehto - "Kaksoisarvot".

Jos valitset tämän kohteen, avautuu asetusikkuna, jossa voit myös valita päinvastaisen vaihtoehdon – valitse vain yksilölliset arvot. 

Muotoile arvoja keskiarvon ala- ja yläpuolella

Jos haluat muotoilla arvoja keskiarvon alapuolelle tai yli, on samassa valikossa myös erityinen vaihtoehto. Mutta sinun on valittava toinen alivalikko - "Ensimmäisen ja viimeisen arvon valintasäännöt". 

Vain ensimmäisen ja viimeisen arvon muotoilu

Samassa alivalikossa on mahdollista korostaa vain ensimmäinen ja viimeinen arvo erityisellä värillä, fontilla ja muilla muotoilumenetelmillä. Standardin mukaan on mahdollisuus valita ensimmäinen ja viimeinen kymmenen elementtiä sekä 10% tämän alueen solujen kokonaismäärästä. Mutta käyttäjä voi itsenäisesti määrittää, kuinka monta solua hänen on valittava.

Vain tiettyä sisältöä sisältävien solujen muotoilu

Jos haluat muotoilla vain soluja, joissa on tiettyä sisältöä, sinun on valittava Yhtä kuin tai Teksti sisältää -muotoilusääntö. Niiden välinen ero on se, että ensimmäisessä tapauksessa merkkijonon on vastattava kriteeriä täysin ja toisessa vain osittain. 

Kuten näette, ehdollinen muotoilu on Excel-ohjelman monitoimiominaisuus, joka antaa valtavan määrän etuja sen hallitsevalle henkilölle. Tiedämme, että ensi silmäyksellä kaikki tämä voi tuntua monimutkaiselta. Mutta itse asiassa siihen vedetään käsiä heti, kun se näyttää korostavan tietyn tekstin punaisella (tai muotoilevan sen jollain muulla tavalla), sen sisällön perusteella tai jonkin muun kriteerin mukaisesti. Tämä toiminto sisältyy Excelin perustietoihin, ilman sitä jopa amatöörityö laskentataulukoiden ja tietokantojen kanssa on mahdotonta.