Sisällys
Microsoft Excel tarjoaa käyttäjälle useita, ehdollisesti sanottuna, suojaustasoja – yksittäisten solujen yksinkertaisesta suojauksesta koko tiedoston salaukseen RC4-perheen krypto-algoritmien salakirjoituksella. Käydään ne läpi yksitellen…
Taso 0. Suojaus väärien tietojen syöttämiseltä soluun
Helpoin tapa. Voit tarkistaa, mitä käyttäjä tarkalleen kirjoittaa tiettyihin soluihin, eikä salli virheellisten tietojen syöttämistä (esimerkiksi negatiivista hintaa tai murto-osaa ihmisiä tai lokakuun vallankumouksen päivämäärää lokakuun vallankumouksen päättymispäivän sijaan sopimus jne.) Jos haluat määrittää tällaisen syöttötarkistuksen, sinun on valittava solut ja valittava välilehti Päiväys (Päivämäärä) nappia Tietojen validointi (Tietojen vahvistaminen). Excel 2003:ssa ja vanhemmissa versioissa tämä voidaan tehdä valikon avulla Tiedot – Validointi (Tiedot — Vahvistus)… Välilehdellä parametrit avattavasta luettelosta voit valita syötettävän tiedon tyypin:
Tämän ikkunan vierekkäisten välilehtien avulla (haluttaessa) voidaan asettaa viestejä, jotka tulevat näkyviin ennen -välilehden avaamista Syötesanoma (Syötä viesti), ja jos syötät virheellisiä tietoja – välilehti Virheilmoitus (Virhehälytys):
Taso 1: Arkkisolujen suojaaminen muutoksilta
Voimme kokonaan tai valikoivasti estää käyttäjää muuttamasta minkä tahansa arkin solujen sisältöä. Asenna tällainen suojaus noudattamalla yksinkertaista algoritmia:
- Valitse solut, jotka ei tarvitse puolustaa (jos sellaisia on), napsauta niitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse komento pikavalikosta Solumuoto (Muotoile solut)… Välilehdellä suojaus (Suojaus) poista valinta ruudusta Suojattu solu (Lukittu). Kaikki solut, joissa tämä valintaruutu on edelleen valittuna, suojataan, kun arkin suojaus on käytössä. Kaikki solut, joista poistat tämän lipun valinnan, ovat muokattavissa suojauksesta huolimatta. Voit käyttää tätä makroa nähdäksesi visuaalisesti, mitkä solut suojataan ja mitkä eivät.
- Ota nykyisen arkin suojaus käyttöön Excel 2003:ssa ja sitä vanhemmissa - valitse valikosta Palvelu – Suojaus – Suojausarkki (Työkalut — Suojaus — Suojaa laskentataulukko)tai Excel 2007:ssä ja uudemmissa versioissa napsauta Suojaa arkki (Suojausarkki) kieleke Tarkastelu (Arvostelu). Avautuvassa valintaikkunassa voit asettaa salasanan (se tarvitaan, jotta kukaan ei voi poistaa suojausta) ja määrittää valintaruutujen luettelon avulla halutessasi poikkeuksia:
Eli jos haluamme jättää käyttäjälle mahdollisuuden esimerkiksi muotoilla suojattuja ja suojaamattomia soluja, kolme ensimmäistä valintaruutua on valittava. Voit myös antaa käyttäjien käyttää lajittelua, automaattista suodatinta ja muita käteviä taulukkotyökaluja.
Taso 2. Alueiden valikoiva suojaus eri käyttäjille
Jos oletetaan, että tiedoston kanssa työskentelee useita käyttäjiä ja jokaisella on oltava pääsy omalle arkkialueelleen, voit asettaa arkin suojauksen eri salasanoilla eri solualueille.
Voit tehdä tämän valitsemalla välilehdeltä Tarkastelu (arvostelu) nappia Salli vaihteluvälit (Salli käyttäjien muokata alueita). Excel 2003:ssa ja uudemmissa versioissa on tätä varten valikkokomento Huolto – Suojaus – Salli vaihteluvälit (Työkalut — Suojaus — Salli käyttäjien vaihtaa alueita):
Napsauta painiketta näkyviin tulevassa ikkunassa luoda (Uusi) ja syötä alueen nimi, tähän alueeseen sisältyvien solujen osoitteet ja salasana tälle alueelle pääsyä varten:
Toista nämä vaiheet jokaiselle eri käyttäjäalueelle, kunnes ne ovat kaikki luettelossa. Nyt voit painaa painiketta Suojaa arkki (katso edellinen kappale) ja mahdollistaa koko arkin suojauksen.
Nyt, kun yrität päästä johonkin luettelosta suojatuista alueista, Excel vaatii salasanan tälle alueelle, eli jokainen käyttäjä työskentelee "puutarhassaan".
Taso 3. Kirjan arkkien suojaaminen
Jos sinun on suojeltava itseäsi:
- arkkien poistaminen, nimeäminen uudelleen, siirtäminen työkirjassa
- muutoksia kiinnitettyihin alueisiin ("otsikot" jne.)
- ei-toivotut rakennemuutokset (rivien/sarakkeiden tiivistäminen plus/miinus-ryhmittelypainikkeilla)
- mahdollisuus pienentää/siirtää/muuttaa työkirjaikkunaa Excel-ikkunan sisällä
sitten sinun on suojattava kaikki kirjan arkit painikkeella Suojaa kirja (Suojaa työkirja) kieleke Tarkastelu (Arvostelu) tai – vanhemmissa Excel-versioissa – valikon kautta Service – Protection – Protect kirja (Työkalut — Suojaus — Suojaa työkirja):
Taso 4. Tiedostojen salaus
Tarvittaessa Excel tarjoaa mahdollisuuden salata koko työkirjatiedosto useilla eri RC4-perheen salausalgoritmeilla. Tämä suojaus on helpoin asettaa työkirjaa tallennettaessa eli valittaessa ryhmiä Tiedosto – Tallenna nimellä (Tiedosto - Tallenna nimellä)ja etsi ja laajenna sitten tallennusikkunasta avattava luettelo Huolto – Yleiset vaihtoehdot (Työkalut — Yleiset asetukset). Näyttöön avautuvassa ikkunassa voimme syöttää kaksi eri salasanaa – avata tiedosto (vain luku) ja muuttaa:
- Kirjan kaikkien arkkien asettaminen/suojauksen poistaminen kerralla (PLEX-lisäosa)
- Korosta suojaamattomat solut värillä
- Arkkien asianmukainen suojaus makrolla