Tuo tiedot OneDrivesta ja SharePointista Power Query/BI:hen

Jos sinä tai yrityksesi tallennat tietoja OneDrive-pilveen tai SharePoint-yritysportaaliin, yhteyden muodostaminen siihen suoraan Power Queryn avulla Excelissä tai Power BI:stä voi olla yllättävän haastavaa.

Kun kerran törmäsin samanlaiseen ongelmaan, olin yllättynyt huomatessani, ettei sen ratkaisemiseksi ole olemassa "laillisia" tapoja. Jostain syystä käytettävissä olevien tietolähteiden luettelo Excelissä ja jopa Power BI:ssä (jossa liitinsarja on perinteisesti laajempi) ei jostain syystä sisällä mahdollisuutta muodostaa yhteyttä OneDrive-tiedostoihin ja -kansioihin.

Joten kaikki alla esitetyt vaihtoehdot ovat tavalla tai toisella "sauvoja", jotka vaativat pienen mutta manuaalisen "viimeistelyn". Mutta näillä kainalosauvoilla on iso plussa – ne toimivat 🙂

Mikä on ongelma?

Lyhyt esittely niille, jotka vietti viimeiset 20 vuotta koomassa ei aiheessa.

OneDrive on Microsoftin pilvitallennuspalvelu, jota on saatavana useissa eri malleissa:

• OneDrive Personal – tavallisille (ei-yrityksen) käyttäjille. Ne antavat sinulle 5 Gt ilmaiseksi + lisätilaa pienellä kuukausimaksulla.
• Onedrive for Business – vaihtoehto yrityskäyttäjille ja Office 365 -tilaajille, joilla on paljon suurempi tilavuus (alkaen 1 Tt tai enemmän) ja lisäominaisuuksia, kuten version tallennus jne.

OneDrive for Businessin erikoistapaus on tietojen tallentaminen SharePoint-yritysportaaliin – tässä skenaariossa OneDrive on itse asiassa yksi SharePoint'an kirjastoista.

Tiedostoja voi käyttää joko verkkokäyttöliittymän kautta (https://onedrive.live.com-sivusto tai yrityksen SharePoint-sivusto) tai synkronoimalla valitut kansiot tietokoneesi kanssa:

Yleensä nämä kansiot tallennetaan C-aseman käyttäjäprofiiliin – polku niihin näyttää joltain tältä C: KäyttäjätKäyttäjätunnusonedrive). Erityinen ohjelma valvoo tiedostojen relevanssia ja kaikkien muutosten synkronointia – АOneDrive-mies (sininen tai harmaa pilvi näytön oikeassa alakulmassa):

Ja nyt se pääasia.

Jos meidän on ladattava tietoja OneDrivesta Exceliin (Power Queryn kautta) tai Power BI:hen, voimme tietysti määrittää paikalliset tiedostot ja kansiot synkronoitavaksi lähteeksi tavalliseen tapaan Hae tiedot – tiedostosta – kirjasta/kansiosta (Hae tiedot — tiedostosta — työkirjasta/kansiosta)Mutta se ei ole suora linkki OneDrive-pilveen.

Toisin sanoen, kun muut käyttäjät muuttavat tulevaisuudessa esimerkiksi pilvessä olevia tiedostoja, me täytyy synkronoida ensin (tätä tapahtuu pitkään, eikä se ole aina kätevää) ja vain päivitä sitten kyselymme Power Query tai malli Power BI:ssä.

Luonnollisesti herää kysymys: kuinka tuodaan tietoja suoraan OneDrivesta/SharePointista niin, että tiedot ladataan suoraan pilvestä?

Vaihtoehto 1: Muodosta yhteys kirjaan OneDrive for Businessista tai SharePointista

1. Avaamme kirjan Excelissämme – paikallinen kopio synkronoidusta OneDrive-kansiosta tavallisena tiedostona. Tai avaa sivusto ensin Excel Onlinessa ja napsauta sitten painiketta Avaa Excelissä (Avaa Excelissä).
2. Mene Tiedosto – Tiedot (Tiedosto — tiedot)
3. Kopioi pilvipolku kirjaan -painikkeella kopioi polku (Kopioi polku) otsikossa:

   

4. Valitse komennot toisessa Excel-tiedostossa tai Power BI:ssä, johon haluat täyttää tiedot Hanki dataa – Internetistä (Hae tiedot – verkosta) ja liitä kopioitu polku osoitekenttään.
5. Poista polun lopussa ?web=1 ja klikkaa OK:

   

6. Valitse näyttöön tulevasta ikkunasta valtuutustapa Organisaation tili (Organisaatiotili) ja napsauta painiketta Kirjaudu sisään (Kirjaudu sisään):

   

   Anna toimiva kirjautumissalasana tai valitse yritystili näkyviin tulevasta luettelosta. Jos teet kaiken oikein, niin kirjoitus Kirjaudu sisään pitäisi muuttaa Kirjaudu sisään toisena käyttäjänä (Kirjaudu sisään toisella käyttäjätilillä).
   

7. Napsauta painiketta liitäntä (Kytkeä).
   

Sitten kaikki on sama kuin tavallisessa kirjan tuonnissa – valitsemme tarvittavat arkit, älykkäät taulukot tuontia varten jne.

Vaihtoehto 2: Muodosta yhteys tiedostoon OneDrive Personalista

Yhteyden muodostaminen kirjaan henkilökohtaisessa (ei yrityksen) OneDrive-pilvessä lähestymistapa on erilainen:

1. Avaamme halutun kansion sisällön OneDrive-verkkosivustolla ja etsimme tuodun tiedoston.
2. Napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse komento esittely (Upottaa) tai valitse tiedosto ja valitse vastaava komento ylävalikosta:

   

3. Napsauta oikealla näkyvässä paneelissa -painiketta luoda ja kopioi luotu koodi:

   

4.  Liitä kopioitu koodi Notepadiin ja "lopeta tiedosto":
   
   • Poista kaikki paitsi lainausmerkeissä oleva linkki
     
   • Poista lohko cid=XXXXXXXXXXXXXXX&
   • Korvattava sana Upottaa on download
   Tämän seurauksena lähdekoodin pitäisi näyttää tältä:

   

5. Sitten kaikki on sama kuin edellisessä menetelmässä. Valitse komennot toisessa Excel-tiedostossa tai Power BI:ssä, johon haluat täyttää tiedot Hanki dataa – Internetistä (Hae tiedot – verkosta), liitä muokattu polku osoitekenttään ja napsauta OK.
6. Kun valtuutusikkuna tulee näkyviin, valitse vaihtoehto Windows ja anna tarvittaessa kirjautumissalasana OneDrivesta.
   

Vaihtoehto 3: Tuo koko kansion sisältö OneDrive for Businessista

Jos sinun ei tarvitse täyttää Power Queryssä tai Power BI:ssä yhden tiedoston, vaan koko kansion sisältöä kerralla (esimerkiksi raporteilla), lähestymistapa on hieman yksinkertaisempi:

1. Napsauta Explorerissa hiiren kakkospainikkeella meitä kiinnostavaa paikallista synkronoitua kansiota OneDrivessa ja valitse Katso paikan päällä (Katso verkossa).
2. Kopioi selaimen osoiteriville osoitteen alkuosa – sanaan saakka / _layouts:

   

3. Valitse komennot Excel-työkirjassa, johon haluat ladata tiedot, tai Power BI Desktop -raportista Hae tiedot – tiedostosta – SharePoint-kansiosta (Hae tiedot — tiedostosta — SharePoint-kansiosta):

   

   Liitä sitten kopioitu polun fragmentti osoitekenttään ja napsauta OK:

   

   Jos valtuutusikkuna tulee näkyviin, valitse tyyppi Microsoft-tili (Microsoft-tili), napsauta painiketta Kirjaudu sisään (Kirjaudu sisään), ja sitten onnistuneen kirjautumisen jälkeen -painiketta liitäntä (Kytkeä):

   

4. Sen jälkeen kaikki SharePointin tiedostot pyydetään ja ladataan ja esikatseluikkuna tulee näkyviin, jossa voit turvallisesti napsauttaa Muunna tiedot (Muunna tiedot).
   
5. Kaikkien tiedostojen luettelon jatkomuokkaus ja niiden yhdistäminen tapahtuu jo Power Queryssä tai Power BI:ssä tavalliseen tapaan. Voit rajata hakuympyrän vain tarvitsemaamme kansioon käyttämällä sarakekohtaista suodatinta Kansion polku (1) ja laajenna sitten löydettyjen tiedostojen koko sisältö sarakkeen painikkeella Sisältö (2):

   

• Taulukoiden kokoaminen eri tiedostoista Power Queryllä
• Mikä on Power Query, Power Pivot, Power BI ja miten ne voivat auttaa sinua
• Tietojen kerääminen kirjan kaikista lehdistä yhteen taulukkoon