Oletetaan, että meillä on rakennettu pivot-taulukko, jossa on tulokset eri kaupunkien myynnin kuukausittaisesta analysoinnista (tarvittaessa lue tämä artikkeli ymmärtääksesi, kuinka voit luoda niitä tai virkistää muistiasi):
Haluamme hieman muuttaa sen ulkonäköä, jotta se näyttää tarvitsemasi tiedot selkeämmin, eikä vain heittää ruudulle numeroita. Mitä tälle voidaan tehdä?
Muut laskentatoiminnot banaalin määrän sijaan
Jos napsautat hiiren oikealla painikkeella laskettua kenttää tietoalueella ja valitset komento pikavalikosta Kentän asetukset (Kenttäasetukset) tai Excel 2007 -versiossa - Arvokentän asetukset (Arvokentän asetukset), avautuu erittäin hyödyllinen ikkuna, jonka avulla voit määrittää joukon mielenkiintoisia asetuksia:
Erityisesti voit helposti muuttaa kentän laskentafunktion arvoksi, minimiin, maksimi jne. Jos esimerkiksi muutamme summan pivot-taulukossamme olevaan määrään, emme näe kokonaistuloa, vaan tapahtumien määrää jokaiselle tuotteelle:
Oletuksena Excel valitsee aina automaattisesti summauksen numeerisille tiedoille. (Summa), ja ei-numeerisille (vaikka tuhannesta numerosolusta on vähintään yksi tyhjä tai jossa on tekstiä tai jossa on tekstimuotoinen numero) - toiminto arvojen lukumäärän laskemiseksi (Kreivi).
Jos haluat nähdä yhdessä pivot-taulukossa kerralla keskiarvon, määrän ja määrän, eli useita laskentafunktioita samalle kenttään, niin voit vapaasti heittää hiiren tarvitsemasi kentän tietoalueelle useita kertoja peräkkäin saadaksesi jotain vastaavaa:
…ja aseta sitten eri funktiot kullekin kentälle napsauttamalla niitä vuorotellen hiirellä ja valitsemalla komennon Kentän asetukset (Kenttäasetukset)päätyäksesi siihen, mitä haluat:
Jos samassa ikkunassa Kentän asetukset napsauta painiketta Lisäksi (Vaihtoehdot) tai siirry välilehteen Lisälaskelmat (Excel 2007–2010), avattava luettelo tulee saataville Lisälaskelmat (Näytä tiedot muodossa):
Tästä luettelosta voit esimerkiksi valita vaihtoehtoja Prosenttiosuus rivin määrästä (% rivistä), Prosenttiosuus kokonaismäärästä sarakkeen mukaan (% sarakkeesta) or Osuus kokonaismäärästä (% kokonaismäärästä)laskea prosenttiosuudet automaattisesti kullekin tuotteelle tai kaupungille. Tältä esimerkiksi pivot-taulukkomme näyttää toiminnon ollessa käytössä Prosenttiosuus kokonaismäärästä sarakkeen mukaan:
Myynnin dynamiikka
Jos avattavassa luettelossa Lisälaskelmat (Näytä tiedot muodossa) valitse vaihtoehto ero (Ero), ja alemmissa ikkunoissa Kenttä (Peruskenttä) и Elementti (Perustuote) valita Kuukausi и takaisin (englanninkielisessä versiossa tämän oudon sanan sijasta oli ymmärrettävämpi Edellinen, nuo. Edellinen):
…saamme pivot-taulukon, joka näyttää kunkin seuraavan kuukauden myynnin erot edelliseen eli – myynnin dynamiikka:
Ja jos vaihdat ero (Ero) on Annettu ero (% erosta) ja lisää ehdollinen muotoilu Korostaaksesi negatiiviset arvot punaisella, saamme saman asian, mutta ei ruplissa, vaan prosentteina:
PS
Microsoft Excel 2010:ssä kaikki yllä olevat laskenta-asetukset voidaan tehdä vieläkin helpommin – napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kenttää ja valitsemalla komennot kontekstivalikosta Yhteensä (Arvojen yhteenvetoperuste):
… Ja Lisälaskelmat (Näytä tiedot muodossa):
Myös Excel 2010 -versiossa tähän joukkoon lisättiin useita uusia toimintoja:
- % kokonaismäärästä ylärivin (sarakkeen) mukaan – voit laskea osuuden rivin tai sarakkeen välisumman suhteen:
Aiemmissa versioissa voit laskea vain osuuden suhteessa kokonaissummaan.
- % kumulatiivisesta määrästä – toimii samalla tavalla kuin kumulatiivinen summafunktio, mutta näyttää tuloksen murto-osana eli prosentteina. On kätevää laskea esimerkiksi suunnitelman tai budjetin toteutumisen prosenttiosuus:
- Lajittelu pienimmästä suurimpaan ja päinvastoin – hieman outo nimi rankingfunktiolle (RANK), joka laskee elementin järjestysnumeron (paikan) yleisessä arvoluettelossa. Sen avulla on esimerkiksi kätevää asettaa johtajat paremmuusjärjestykseen heidän kokonaistulojensa perusteella, mikä määrittää, kuka on missäkin paikassa kokonaispisteissä:
- Mitä pivot-taulukot ovat ja miten niitä rakennetaan
- Numeroiden ja päivämäärien ryhmittely halutulla vaiheella pivot-taulukoissa
- Pivot-taulukkoraportin luominen useille lähdetietoalueille