Sisällys
Jos aiot jakaa Excel-työkirjan muiden käyttäjien kanssa, on järkevää piilottaa kaikki henkilökohtaiset ja luottamukselliset tiedot, tarkistaa asiakirja virheiden varalta ja suojata työkirja jollakin mahdollisista tavoista. Kuinka tehdä tämä kaikki, opit tästä oppitunnista.
Oikeinkirjoituksen tarkistus
Ennen Excel-työkirjan jakamista voi olla hyödyllistä tarkistaa siinä kirjoitusvirheet. Luulen, että monet ovat samaa mieltä siitä, että asiakirjan kirjoitusvirheet voivat vahingoittaa rajusti kirjoittajan mainetta.
- Lisäasetukset -välilehdellä Tarkastelu ryhmässä Oikeinkirjoitus paina komentoa Oikeinkirjoitus.
- Näyttöön tulee valintaikkuna Oikeinkirjoitus (meidän tapauksessamme se on). Oikeinkirjoituksen tarkistus tarjoaa ehdotuksia jokaisen kirjoitusvirheen korjaamiseksi. Valitse sopiva vaihtoehto ja napsauta sitten painiketta korvike.
- Kun oikeinkirjoituksen tarkistus on valmis, näyttöön tulee valintaikkuna. Klikkaus OK loppuun.
Jos sopivaa vaihtoehtoa ei ole, voit korjata virheen itse.
Puuttuvat virheet
Excelin oikeinkirjoituksen tarkistus ei aina toimi oikein. Joskus jopa oikein kirjoitetut sanat merkitään väärin kirjoitetuiksi. Tämä tapahtuu usein sanojen kanssa, joita ei ole sanakirjassa. Väärin määritettyä virhettä ei voi korjata käyttämällä yhtä kolmesta käytettävissä olevasta vaihtoehdosta.
- hyppiä – jättää sanan ennalleen.
- Ohita kaikki – jättää sanan ennalleen ja ohittaa sen kaikissa muissa työkirjan esiintymisissä.
- Lisää sanakirjaan – lisää sanan sanakirjaan, joten sitä ei enää merkitä virheeksi. Varmista, että sana on kirjoitettu oikein, ennen kuin valitset tämän vaihtoehdon.
Asiakirjan tarkastaja
Jotkut henkilötiedot voivat näkyä automaattisesti Excel-työkirjassa. Käyttämällä Asiakirjan tarkastaja voit etsiä ja poistaa nämä tiedot ennen asiakirjan jakamista.
Koska tiedot on poistettu Asiakirjan tarkastaja ei aina ole palautettavissa, suosittelemme tallentamaan lisäkopion työkirjasta ennen tämän palvelun käyttöä.
Miten asiakirjojen tarkastaja toimii
- Valitse filee, Siirtyy näkymä kulissien taakse.
- Ryhmässä Älykkyys paina komentoa Etsi ongelmiaja valitse sitten avattavasta valikosta Asiakirjan tarkastaja.
- Aukeaa Asiakirjan tarkastaja. Valitse valintaikkunassa sopivat valintaruudut valitaksesi sisältötyypit, jotka haluat tarkistaa, ja napsauta sitten Tarkistaa. Esimerkissämme jätimme kaikki kohteet.
- Testitulosten pitäisi näkyä. Alla olevasta kuvasta näet, että työkirja sisältää joitain henkilötietoja. Voit poistaa nämä tiedot painamalla -painiketta poista kaikki.
- Napsauta, kun olet valmis lähellä.
Työkirjan suojaus
Oletuksena kuka tahansa, jolla on pääsy työkirjaasi, voi avata, kopioida ja muokata sen sisältöä, ellei se ole suojattu.
Kuinka suojella kirjaa
- Valitse filee, Siirtyy näkymä kulissien taakse.
- Ryhmässä Älykkyys paina komentoa Suojaa kirja.
- Valitse sopivin vaihtoehto avattavasta valikosta. Esimerkissämme olemme valinneet Merkitse lopulliseksi. Tiimi Merkitse lopulliseksi Voit varoittaa muita käyttäjiä siitä, että tähän työkirjaan ei voi tehdä muutoksia. Loput komennot tarjoavat paremman hallinnan ja suojan.
- Näkyviin tulee muistutus, että kirja merkitään lopulliseksi. Klikkaus OK, pelastaa.
- Toinen muistutus tulee näkyviin. Klikkaus OK.
- Työkirjasi on nyt merkitty lopulliseksi.
Joukkue Merkitse lopulliseksi ei voi estää muita käyttäjiä muokkaamasta kirjaa. Jos haluat estää muita käyttäjiä muokkaamasta kirjaa, valitse komento Rajoita pääsyä.