Sisällys
Oletetaan, että meillä on Excel-taulukko, joka on täynnä tietoja. Se on hyvin järjestetty, muotoiltu ja näyttää juuri sellaiselta kuin haluat. Ja tässä päätät tulostaa sen paperille. Ja sitten hän alkaa näyttää kamalalta.
Laskentataulukot eivät aina näytä hyvältä paperilla, koska niitä ei ole suunniteltu käytettäväksi tulostuksessa. Ne on erityisesti tehty niin pitkiksi ja leveiksi kuin tarvitaan.
Tämä on kätevää, kun taulukkoa täytyy muokata ja avata näytöllä, mutta se tarkoittaa, että sen tiedot eivät näytä hyvältä tavallisella paperiarkilla.
Mutta joka tapauksessa mikään ei ole mahdotonta, varsinkin kun kyseessä on niin joustava työkalu kuin Excel. Lisäksi se ei ole ollenkaan vaikeaa. Tässä on muutamia vinkkejä Excel-dokumenttien tulostamiseen, jotta ne näyttävät hyvältä paperilla.
Vihje 1: Käytä Tulostuksen esikatselu -vaihtoehtoa ennen tulostusta
Voit nähdä tarkalleen, miltä laskentataulukkosi näyttää tulostettuna, jos käytät tätä ominaisuutta. Tämä työkalu on erityisen arvokas ja auttaa säästämään valtavasti aikaa ja paperia. Voit jopa tehdä tiettyjä muutoksia siihen, miltä se näyttää tulostettuna, kuten laajentaa marginaaleja ja niin edelleen.
Voit tarkistaa, miten se toimii käytännössä, ja taulukon näyttäminen sivulla on erittäin helppoa.
Päätä, mitä aiot tulostaa
Jos haluat tulostaa vain tietyn tiedon, sinun ei tarvitse tulostaa koko kirjaa, vain tietyt tiedot. Voit tulostaa esimerkiksi vain arkin tai tietyn tiedoston. Voit myös tulostaa pienen määrän tietoa. Voit tehdä tämän valitsemalla ne ja valitsemalla sitten tulostusasetuksista "Korostettu alue".
Laajenna tilaasi
Tulostettavan paperin koko rajoittaa sinua, mutta voit lisätä tilaa useilla tavoilla. Muuta esimerkiksi paperiarkin suuntaa. Oletusasetus on pystysuunta. Se sopii hyvin taulukoihin, joissa on paljon rivejä, ja vaaka-asennossa - jos sarakkeita on paljon.
Jos tarvitset vielä enemmän tilaa, voit pienentää arkin reunojen reunuksia. Mitä pienempiä ne ovat, sitä enemmän tietoa mahtuu yhdelle arkille. Lopuksi, jos taulukko on pieni, voit käyttää mukautettuja skaalausasetuksia sovittaaksesi koko asiakirjan arkille.
Käytä tulostukseen otsikoita
On erittäin vaikea ymmärtää, missä taulukossa henkilö on, jos taulukkoa ei voi tulostaa yhdelle paperiarkille. Tässä tapauksessa sinun on käytettävä "Tulosta otsikot" -toimintoa. Sen avulla voit lisätä rivi- tai sarakeotsikot taulukon jokaiselle sivulle.
Käytä sivunvaihtoja
Jos asiakirjasi kattaa useamman kuin yhden paperiarkin, on hyvä idea käyttää sivunvaihtoja, jotta ymmärrät tarkalleen, mitä tietoja tietyssä paikassa pitäisi olla. Kun lisäät sivunvaihdon taulukkoon, kaikki sen alapuolella olevat tiedot siirtyvät seuraavalle sivulle. Tämä on kätevää, koska sen avulla voit jakaa tiedot haluamallasi tavalla.
Jos noudatat näitä suosituksia, voit yksinkertaistaa huomattavasti paperiarkille tulostettujen Excel-asiakirjojen lukemista.