Sisällys
Onko sinulle koskaan annettu tehtäväksi luoda vuokaavio organisaation liiketoimintaprosessien kartoittamiseksi. Jotkut yritykset maksavat kalliista, pitkälle erikoistuneista ohjelmistoista, jotka muodostavat vuokaavioita muutamalla askeleella ja napsautuksella. Muut yritykset käyttävät mieluummin olemassa olevia työkaluja, jotka ovat yhtä helppoa, kun olet oppinut ne. Yksi niistä on Excel.
Suunnittele askeleesi
Koska vuokaavion tarkoitus on merkitä tapahtumien looginen järjestys, tehtävät päätökset ja näiden päätösten tulokset, useimmat ihmiset pitävät parasta esittää tämä vuokaavion muodossa. Ja heidän on paljon helpompi tehdä tämä, jos he käyttävät muutaman minuutin ajatustensa järjestämiseen.
Ja todellakin on. Jos ajatuksiasi ei ole mietitty tarpeeksi läpi, vuokaavio ei ole hyvä.
Siksi ennen kuin siirryt suoraan vuokaavion luomiseen, on suositeltavaa tehdä tiettyjä huomautuksia. Muoto, jossa ne suoritetaan, ei ole niin tärkeä. Tärkeintä on luetella jokainen prosessin vaihe, määrittää jokainen päätös ja sen seuraukset.
Asetusten määrittäminen
- Siirry "Lisää" -välilehteen, josta löydät "Shapes" -elementin.
- Tämän jälkeen näkyviin tulee luettelo muotoja, jotka on järjestetty ryhmien mukaan. Seuraavaksi sinun on katsottava ne kaikki läpi, kunnes "Vuokaavio" -ryhmä löytyy.
- Valitse tarvittava elementti.
- Lisää tekstiä napsauttamalla elementtiä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla pikavalikosta "Muuta tekstiä".
Lopuksi Muotoilu-nauhassa sinun on valittava vuokaavion tyyli ja väriteema.
Kun olet valinnut halutun elementin, sinun on lisättävä seuraava tiettyyn kohteeseen ja jatkettava, kunnes jokainen vaihe tulee näkyviin.
Sitten muoto, joka näyttää vuokaavion jokaisen elementin, on merkittävä. Silloin sitä katsova ymmärtää, mikä rooli vuokaavion kullakin elementillä on siinä ja miten se liittyy muihin.
Jokainen hahmo suorittaa vakiotoimintonsa. Jos käytät kaavion osia väärin, joku sen katsova voi ymmärtää sinut väärin.
Tässä on joitain yleisimmistä elementeistä:
- Vuokaavion alku tai loppu.
- Työprosessi.
- Ennalta määritetty prosessi, kuten toistuvat rutiinit.
- Tietolähde. Se voi olla joko taulukko, jonkinlainen asiakirja tai verkkosivusto.
- Tehdyt päätökset. Se voi olla esimerkiksi ennalta suoritetun prosessin oikeellisuuden valvonta. Rombin jokaisesta kulmasta voi olla viivoja, jotka osoittavat tehdyn päätöksen tulokset.
Elementtien tilaaminen
Kun elementit on sijoitettu oikeisiin paikkoihin, voit seurata näitä ohjeita:
- Jos haluat järjestää elementtejä sarakkeessa, sinun on valittava useita elementtejä painamalla SHIFT-näppäintä ja painamalla sitten kutakin niistä. Valitse sitten Muotoile-välilehdestä Tasaa keskelle.
- Jos sinun on tehtävä samat tilat elementtien väliin pystysuunnassa, sinun on valittava ne ja valittava sitten "Jaa pystysuoraan" -kohta samassa välilehdessä.
- Seuraavaksi sinun on varmistettava, että kaikkien elementtien koot ovat samat, jotta kaaviosta tulee visuaalisesti houkuttelevampi.
Linkkilinjan asetukset
"Lisää" -välilehdellä on kohta "Muodot", josta sinun on valittava nuoli. Se voi olla joko suora tai vino. Ensimmäistä käytetään elementeille suorassa järjestyksessä. Jos sinun on palattava tiettyyn vaiheeseen kaikkien toimien suorittamisen jälkeen, käytetään kaarevaa viivaa.
Mitä seuraavaksi?
Yleensä Excel tarjoaa valtavan määrän muotoja kaavioita varten. Joskus voit sivuuttaa standardit ja ottaa luovuuden käyttöön. Tästä on vain hyötyä.