Sisällys
Olet siis luonut Excelissä työkirjan, joka on täynnä tietoja. Se on selkeästi järjestetty, tiedot ovat ajan tasalla, muotoilu on juuri sellainen kuin on tarkoitettu. Päätit tulostaa paperiversion tästä taulukosta… ja kaikki meni pieleen.
Excel-laskentataulukot eivät aina näytä hyvältä paperilla, koska niitä ei ole suunniteltu sopimaan tulostetulle sivulle. Ne on suunniteltu niin pitkiksi ja leveiksi kuin vaaditaan. Tämä sopii erinomaisesti muokkaamiseen ja katseluun näytöllä, mutta asiakirjojen tulostaminen on vaikeaa, koska tiedot eivät aina mahdu täydellisesti tavalliselle paperiarkille.
Kaikki nämä vaikeudet eivät tarkoita sitä, että Excel-taulukkoa olisi mahdotonta näyttää hyvältä paperilla. Itse asiassa se ei ole ollenkaan vaikeaa. Seuraavat 5 temppua Excelissä tulostamiseen auttavat sinua ratkaisemaan tämän ongelman. Niiden kaikkien pitäisi toimia samalla tavalla Excel 2007:ssä, 2010:ssä ja 2013:ssa.
1. Esikatsele sivu ennen tulostusta
Työkalulla Tulostuksen esikatselu (Esikatselu) Voit nähdä tarkalleen, miltä taulukko näyttää tulostetulla sivulla. Ajan ja paperin säästämisen kannalta Tulostuksen esikatselu (Esikatselu) on tärkein tulostustyökalusi. Voit jopa tehdä joitain säätöjä, kuten leventää tai kaventaa tulostusreunoja vetämällä. Käytä tätä työkalua tulostus- ja asetteluvaihtoehtojen säätämisen jälkeen varmistaaksesi, että laskentataulukko näyttää haluamaltasi.
2. Päätä, mitä tulostetaan
Jos tarvitset vain pienen osan tiedoista, älä tulosta koko työkirjaa vaan tulosta valitut tiedot. Voit tulostaa vain tarkastelemasi arkin valitsemalla tulostusasetuksista Tulosta aktiiviset arkit (Tulosta aktiiviset arkit) tai valitse Tulosta koko työkirja (Tulosta koko kirja) tulostaaksesi koko tiedoston. Lisäksi voit tulostaa pienen osan tiedoistasi korostamalla haluamasi alueen ja valitsemalla Tulosta valinta (Tulostusvalinta) tulostusasetuksissa.
3. Maksimoi käytettävissä oleva tila
Tulostettavan paperiarkin koko rajoittaa sinua, mutta on olemassa tapoja saada kaikki irti sen alueesta. Yritä muuttaa sivun suuntaa. Oletussuunta on hyvä tiedoille, joissa on enemmän rivejä kuin sarakkeita. Jos pöytäsi on leveämpi kuin korkea, vaihda sivun suunta Landschaft (maisema). Tarvitsetko vielä lisää tilaa? Voit muuttaa sivun reunojen reunusten leveyttä. Mitä pienempiä ne ovat, sitä enemmän tilaa jää datalle. Lopulta, jos pöytäsi ei ole liian suuri, yritä pelata työkalulla Mukautetut skaalausasetukset (Skaalaa) sovittaaksesi kaikki rivit tai kaikki sarakkeet, tai koko taulukko sovitetaan yhdelle tulostetulle paperiarkille.
4. Käytä otsikkotulostusta
Jos taulukko kattaa useamman kuin yhden sivun, on vaikea ymmärtää, mihin tietyt tiedot viittaavat, koska Excel tulostaa oletuksena vain sarakeotsikot ensimmäiselle arkille. Tiimi Tulosta otsikot (Tulosta otsikot) -toiminnon avulla voit tulostaa rivi- tai sarakeotsikot jokaiselle sivulle, mikä helpottaa tietojen lukemista.
5. Käytä sivunvaihtoja
Jos taulukko kattaa useamman kuin yhden paperiarkin, suosittelemme käyttämään sivunvaihtoja määrittääksesi tarkalleen, mitä tietoja kullekin arkille tulee. Kun lisäät sivunvaihdon, kaikki tauon alapuolella erotetaan kaikesta tauon yläpuolelta ja siirtyy seuraavalle sivulle. Tämä on kätevää, koska voit jakaa tiedot juuri haluamallasi tavalla.
Käyttämällä näitä temppuja voit tehdä laskentataulukoistasi helpompia lukea. Löydät lisätietoja yllä kuvatuista tekniikoista opetusohjelmamme oppitunneilta:
- Tulostuspaneeli Microsoft Excelissä
- Aseta tulostusalue Excelissä
- Marginaalien ja mittakaavan asettaminen Excelissä tulostettaessa