Sisällys
Laskentataulukkoeditori Excel on suunniteltu käsittelemään eri arvoisten taulukoiden muodossa esitettyjä tietoryhmiä. Yksi yleisimmistä tällaisen käsittelyn tyypeistä on kopiointi. Jos esimerkiksi on olemassa jokin alkutietotaulukko ja joudut tekemään laskutoimituksia, jotka vaativat lisäsarakkeita tai rivejä, ei aina ole kätevää lisätä niitä suoraan alkuperäiseen taulukkoon. Sitä voidaan tarvita myös muihin tarkoituksiin. Siksi järkevä ratkaisu olisi kopioida kaikki tiedot tai osa niistä uudelle arkille tai asiakirjalle ja tehdä kaikki muunnokset kopiolla. Näin alkuperäinen asiakirja pysyy koskemattomana. Millä tavoin tämä voidaan tehdä?
Yksinkertainen kopio ilman muutoksia
Tämä menetelmä on helpoin käyttää, se on kätevää, jos lähdetaulukko sisältää yksinkertaista tietoa ilman kaavoja ja linkkejä.
Kiinnitä huomiota! Yksinkertainen kopiointi ei muuta alkuperäisissä tiedoissa mitään.
Jos lähdetiedoissa on kaavoja, ne kopioidaan muun tiedon mukana, ja tässä kannattaa olla varovainen – suhteellisia linkkejä kopioitaessa ne alkavat viitata täysin eri soluihin, joissa saattaa löytyä virheellistä dataa. Siksi tietojen pelkkä kopioiminen kaavoilla on suositeltavaa vain silloin, kun kaikki kaavan viitelähteet kopioidaan samanaikaisesti. Tämä menetelmä sisältää seuraavat vaiheet.
- Solun valinta. Yleensä käytetään joko solualueen määrittämistä hiiren vasemmalla painikkeella tai pikanäppäintä "Shift + nuoli". Tämän seurauksena jotkin arkin solut on rajattu mustalla kehyksellä, ja ne on lisäksi korostettu tummalla sävyllä.
- Kopioi leikepöydälle. Leikepöytä on erityinen alue tietokoneen muistissa, joka on suunniteltu siirtämään tietoja sovelluksen sisällä tai sovellusten välillä. Kopiointi siihen toistetaan joko painamalla näppäimiä “Ctrl+C” tai “Ctrl+Insert” (nämä yhdistelmät ovat vastaavia). Se on myös mahdollista toteuttaa kontekstivalikon vastaavan kohdan kautta tai ohjelmanauhan avulla.
- Lisäämispaikan määrittäminen. Siirrymme paikkaan, johon haluamme kopioida tiedot, ja osoitamme kursorilla solun, joka on liitettävän tiedon vasen yläkulma. Ole varovainen, jos lisäyskohta sisältää jo tietoja. Ne voidaan pyyhkiä pois.
- Liittää leikepöydän sisällön määritetylle alueelle. Tämä tehdään näppäimillä "Ctrl + V" tai "Shift + Insert" tai vastaavalla kontekstivalikon tai ohjelmanauhan vaihtoehdolla.
Jos vain arvoja tarvitaan
Hyvin usein soluissa olevat tiedot ovat tulosta laskelmista, joissa käytetään viittauksia viereisiin soluihin. Kun yksinkertaisesti kopioidaan tällaisia soluja, se tehdään yhdessä kaavojen kanssa, ja tämä muuttaa haluttuja arvoja.
Tässä tapauksessa vain solujen arvot tulee kopioida. Kuten edellisessä versiossa, vaadittu alue valitaan ensin, mutta kopioidaksesi leikepöydälle käytämme "liitä asetukset" -kontekstivalikon kohtaa, "vain arvot" -alikohtaa. Voit myös käyttää vastaavaa ryhmää ohjelmanauhassa. Muut vaiheet kopioitujen tietojen liittämiseksi pysyvät samoina. Tämän seurauksena vain vaadittujen solujen arvot näkyvät uudessa paikassa.
Tärkeää! Kaavoja ja muotoja ei tallenneta tällä tavalla.
Tämä voi olla sekä haittaa että haittaa tilanteesta riippuen. Useimmiten muotoilu (erityisesti monimutkainen) on jätettävä. Tässä tapauksessa voit käyttää seuraavaa menetelmää.
Kun tarvitset sekä arvoja että muotoja
Tämän kopiointitavan solujen valinta pysyy samana, mutta se suoritetaan joko kontekstivalikon (Liitä erikoiskohde) tai ohjelman nauhan avulla. Napsauttamalla itse Liitä määräten -kuvaketta voit avata kokonaisen valintaikkunan, jossa on enemmän kopiointivaihtoehtoja, ja voit jopa yhdistää tietoja toimintojen avulla. Et esimerkiksi voi vain lisätä siirrettyjä tietoja määritettyihin soluihin, vaan lisätä niitä jo arkilla oleviin soluihin. Joskus tämä on erittäin kätevää.
Tapahtuu myös, että taulukossa on suuri määrä erileveyksiä sarakkeita, ja arvojen kopioimisen jälkeen vaaditaan paljon melko vaivalloista työtä haluttujen leveyksien asettaminen. Tässä tapauksessa "Liitä määräten" -valintaikkunassa on erityinen kohta "Sarakkeen leveys". Lisäys suoritetaan kahdessa vaiheessa. Liitä vain "sarakkeiden leveydet" ensin "valmistele tilaa" ja kopioi sitten arvot. Taulukko on täsmälleen sama kuin alkuperäinen, mutta se sisältää kaavojen sijaan arvoja. Joskus on kätevää kopioida vain sarakkeiden leveys, jotta taulukko näyttää alkuperäiseltä, ja syöttää arvot soluihin manuaalisesti. Lisäksi voit valita pikavalikosta kohdan "kopioi säilyttäen samalla sarakkeiden leveys". Tämän seurauksena lisäys suoritetaan yhdessä vaiheessa.
Kopiointi mallina
Joskus taulukon osa on kopioitava, jotta sitä voidaan myöhemmin kääntää ja skaalata ilman muutoksia vaikuttamatta muihin paikkoihin taulukossa. Tässä tapauksessa on järkevää kopioida tiedot tavallisen kuvan muodossa.
Leikepöydälle kopioimisen vaiheet ovat samat kuin edellisissä vaihtoehdoissa, mutta liittämiseen käytetään "Liitä määräten" -valikon kohtaa "Kuva". Tätä menetelmää käytetään harvoin, koska tällä tavalla kopioitujen solujen tietoja ei voi muuttaa yksinkertaisesti syöttämällä arvoja.
Koko arkin täydellinen kopio
Joskus sinun on kopioitava kokonainen arkki ja liitettävä se joko samaan asiakirjaan tai toiseen. Tässä tapauksessa sinun on kutsuttava ohjelman vasemmassa alakulmassa olevan arkin nimen kontekstivalikko ja valittava "siirrä tai kopioi" -kohta.
Näyttöön tulee paneeli, jossa kopiointitapa on asetettu. Erityisesti voit määrittää, mihin kirjaan haluat lisätä uuden arkin, siirtää tai kopioida sen ja määrittää paikan olemassa olevien arkkien joukosta, johon siirto tehdään. Kun olet napsauttanut "OK" -painiketta, määritettyyn kirjaan ilmestyy uusi arkki, jossa on kaikki kopioidun arkin sisältö.
Yhteenveto
Kopiointi on yksi Excelin kysytyimmistä toiminnoista. Yksinkertaisille taulukoille, joissa ei ole kaavoja, ensimmäinen menetelmä on kätevin, ja taulukoissa, joissa on useita kaavoja ja linkkejä, on yleensä parempi käyttää toista menetelmää - kopioida vain arvot. Muita menetelmiä käytetään harvemmin.