Sisällys
Pareto-periaate, joka on nimetty italialaisen taloustieteilijän Vilfredo Pareton mukaan, sanoo tämän 80 % ongelmista voi johtua 20 % syistä. Periaate voi olla erittäin hyödyllistä tai jopa hengenpelastavaa tietoa, kun on valittava, mikä monista ongelmista ratkaistaan ensin tai jos ongelmien poistamista vaikeuttaa ulkoiset olosuhteet.
Sinua on esimerkiksi juuri pyydetty johtamaan tiimiä, jolla on vaikeuksia työskennellä projektin parissa, ohjaamaan heidät oikeaan suuntaan. Kysyt tiimin jäseniltä, mitkä olivat heidän tärkeimmät esteensä tavoitteidensa saavuttamisessa. He tekevät luettelon, jonka analysoit ja selvittää, mitkä olivat tärkeimmät syyt jokaiseen tiimin kohtaamaan ongelmaan, ja yrittävät nähdä yhteisiä piirteitä.
Kaikki havaitut ongelmien syyt on järjestetty niiden esiintymistiheyden mukaan. Lukuja tarkasteltaessa huomaat, että hankkeen toteuttajien ja sidosryhmien välisen viestinnän puute on 23 suurimman tiimin kohtaaman ongelman perimmäinen syy, kun taas toiseksi suurin ongelma on tarvittavien resurssien (tietokonejärjestelmät, laitteet jne.) saatavuus. .). .) johti vain 11 liittyvään komplikaatioon. Muut ongelmat ovat yksittäisiä. On selvää, että ratkaisemalla viestintäongelman, valtava prosenttiosuus ongelmista voidaan poistaa, ja ratkaisemalla resurssien saatavuuden ongelma voidaan ratkaista lähes 90% ryhmän tiellä olevista esteistä. Et ole vain keksinyt kuinka auttaa tiimiä, vaan olet juuri tehnyt Pareto-analyysin.
Kaiken tämän työn tekeminen paperilla vie todennäköisesti jonkin aikaa. Prosessia voidaan nopeuttaa huomattavasti käyttämällä Microsoft Excelin Pareto-kaaviota.
Pareto-kaaviot ovat yhdistelmä viivakaaviosta ja histogrammista. Ne ovat ainutlaatuisia siinä, että niissä on yleensä yksi vaaka-akseli (luokka-akseli) ja kaksi pystyakselia. Kaavio on hyödyllinen tietojen priorisoinnissa ja lajittelussa.
Tehtäväni on auttaa sinua valmistelemaan tietoja Pareto-kaaviota varten ja sitten luomaan itse kaavio. Jos tietosi on jo valmisteltu Pareto-kaaviota varten, voit siirtyä toiseen osaan.
Tänään analysoimme ongelmallista tilannetta yrityksessä, joka korvaa säännöllisesti työntekijöilleen kuluja. Tehtävämme on selvittää, mihin kulutamme eniten, ja ymmärtää, kuinka voimme pienentää näitä kustannuksia 80 % nopealla Pareto-analyysillä. Voimme selvittää, mitkä kulut muodostavat 80 % hyvityksistä ja ehkäistä korkeita kustannuksia tulevaisuudessa muuttamalla tukkuhintojen käyttöä ja keskustelemalla henkilöstökuluista.
Osa yksi: Valmistele tiedot Pareto-kaaviota varten
- Järjestä tietosi. Taulukossamme on 6 luokkaa käteiskorvauksia ja työntekijöiden vaatimia määriä.
- Lajittele tiedot laskevaan järjestykseen. Tarkista, että sarakkeet on valittu А и Вlajitella oikein.
- Sarakkeen summa Määrä (kulujen määrä) lasketaan funktiolla SUMMA (SUMMA). Esimerkissämme kokonaissumman saamiseksi sinun on lisättävä solut kohteesta V3 että V8.
pikanäppäimiä: Summaa arvoalueen valitsemalla solu B9 ja paina Alt + =. Kokonaissumma on 12250 XNUMX dollaria.
- Luo sarake Kumulatiivinen määrä (kumulatiivinen määrä). Aloitetaan ensimmäisestä arvosta $ 3750 solussa B3. Jokainen arvo perustuu edellisen solun arvoon. Solussa C4 tyyppi =C3+B4 ja paina enter.
- Voit täyttää sarakkeen loput solut automaattisesti kaksoisnapsauttamalla automaattisen täytön kahvaa.
- Luo seuraavaksi sarake kumulatiivinen % (kumulatiivinen prosenttiosuus). Voit täyttää tämän sarakkeen käyttämällä alueen summaa Määrä ja arvot sarakkeesta Kumulatiivinen määrä. Solun kaavapalkissa D3 astua =C3/$B$9 ja paina enter. Symboli $ luo absoluuttisen viittauksen siten, että summa-arvo (soluviittaus B9) ei muutu, kun kopioit kaavan alas.
- Kaksoisnapsauta automaattisen täytön merkkiä täyttääksesi sarakkeen kaavalla, tai napsauta merkkiä ja vedä se tietosarakkeen poikki.
- Nyt kaikki on valmis aloittamaan Pareto-kaavion rakentamisen!
Osa kaksi: Pareto-kaavion rakentaminen Excelissä
- Valitse tiedot (esimerkissämme solut A2 by D8).
- lehdistö Alt + F1 näppäimistöllä luodaksesi automaattisesti kaavion valituista tiedoista.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella kaavioaluetta ja napsauta näkyviin tulevasta valikosta Valitse tiedot (Valitse Data). Näyttöön tulee valintaikkuna Tietolähteen valitseminen (Valitse tietolähde). Valitse rivi Kumulatiivinen määrä ja paina poista (Poista). Sitten OK.
- Napsauta kaaviota ja siirry sen elementtien välillä näppäimistön nuolinäppäimillä. Kun tietorivi on valittu kumulatiivinen %, joka on nyt sama kuin luokka-akseli (vaaka-akseli), napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muuta sarjan kaaviotyyppiä (Vaihda kaaviosarjan tyyppiä). Nyt tätä datasarjaa on vaikea nähdä, mutta mahdollista.
- Näyttöön tulee valintaikkuna Muuta kaavion tyyppiä (Vaihda kaaviotyyppiä), valitse viivakaavio.
- Joten saimme histogrammin ja litteän viivakaavion vaaka-akselia pitkin. Viivakaavion kohokuvion näyttämiseksi tarvitsemme toisen pystyakselin.
- Napsauta riviä hiiren kakkospainikkeella kumulatiivinen % ja napsauta näkyviin tulevassa valikossa Tietosarjan muoto (Format Data Series). Näyttöön tulee samanniminen valintaikkuna.
- Osassa Riviasetukset (Sarjan asetukset) valitse Pieni akseli (Toissijainen akseli) ja paina -painiketta lähellä (Kiinni).
- Prosenttiakseli tulee näkyviin ja kaaviosta tulee täysimittainen Pareto-kaavio! Nyt voidaan tehdä johtopäätöksiä: suurin osa kustannuksista on lukukausimaksut (Training Fees), laitteet (Iron) ja paperitarvikkeet (toimistotarvikkeet).
Kun sinulla on vaiheittaiset ohjeet Pareto-kaavion asettamiseen ja luomiseen Excelissä, voit kokeilla sitä käytännössä. Pareto-analyysin avulla voit tunnistaa merkittävimmät ongelmat ja ottaa merkittävän askeleen niiden ratkaisemiseksi.