Etkö tiedä miten priorisoida? Käytä tätä yksinkertaista menetelmää

Maailma on mennyt pitkään eteenpäin sekä elinoloissa että asenteissa jokapäiväiseen elämään. Ei olisi helppoa selittää isoäideillemme, ettei meillä ole aikaa mihinkään, koska heidän täytyi hoitaa kaikki - työskennellä, hoitaa kotitaloutta, ruokkia perheensä. Mutta nykymaailmassa aikaa, joustavuutta ja erilaisia ​​taitoja arvostetaan enemmän kuin kykyä pestä "kuolassa". Tiskipesun ja -pesun voihan nykyään "delegoida" kodinkoneille (ja sitten jonkun on ladattava likapyykki rumpuun ja pyyhittävä astiat pesun jälkeen), mutta elämälle tärkeämpiä tehtäviä ei.

Jotta ei joutuisi "tukosten" uhriksi, kannattaa opetella erottamaan tehtävät suoritusprioriteetin mukaan (jos puhumme ammatillisista velvollisuuksista) ja halun totuuden mukaan tällä hetkellä (jos ajattelemme esim. kuinka viettää päivä).

Tehtävien jakamiseen on kätevää käyttää suunnittelutekniikkaa - Eisenhower-matriisia. Se on melko helppo luoda. Kirjoitamme tehtäväluettelon ja merkitsemme jokaisen viereen: onko se tärkeää vai ei? Kiireellistä vai ei? Ja piirrä tällainen taulukko:

Kvadrantti A – tärkeät ja kiireelliset asiat

Tässä on tehtäviä, jotka jäävät toteuttamatta, vaarantavat tavoitteesi ja terveyteen liittyviä asioita. Esimerkiksi kiireelliset kirjeet, kiireellistä toimitusta vaativat projektit, terävä kipu tai huononeminen.

Ihanteellisella suunnittelulla tämä kvadrantti jää tyhjäksi, koska et kerää tehtäviä, jotka on ratkaistava kiireessä. Ei ole pelottavaa, jos joitain kohtia ilmestyy tänne, on tärkeää, että niitä on vähän. Muussa tapauksessa sinun on tarkistettava määräaikojen ja tapausten luetteloa.

Kvadrantti B – tärkeä, mutta ei kiireellinen

Usein tämä on päätoimintamme: tärkeät tapaukset, joissa ei ole määräaikoja, mikä tarkoittaa, että voimme käsitellä niitä rennosti. Nämä ovat suunnittelua vaativia tavoitteita, jotka tähtäävät strategiseen kehittämiseen. Tai asioita, jotka liittyvät itsensä kehittämiseen ja sosiaalisten siteiden ylläpitämiseen, esimerkiksi: kuuntele luentoa tai käy salilla, tapaa ystäviä, soita sukulaisille.

Sinun on oltava varovainen, koska jos viivytät tehtävien suorittamista tästä neljänneksestä, ne voivat "siirtyä" A-kvadranttiin.

Kvadrantti C – kiireellinen, mutta ei tärkeä

Puhumme häiriötekijöistä: tämän neljänneksen tehtävien suorittaminen ei auta saavuttamaan tavoitetta, vaan päinvastoin, se estää sinua keskittymästä siihen, mikä on todella tärkeää, vähentää tehokkuutta ja uuvuttaa. Useimmiten nämä ovat rutiinitehtäviä, jotka kuitenkin "syövät" armottomasti arvokasta aikaamme.

Delegaatio auttaa meitä käsittelemään niitä: esimerkiksi kun teet raporttia kotona, voit pyytää kumppaniasi ulkoiluttamaan koiraa tai maksamaan laskuja. Tärkeintä ei ole sekoittaa niitä tehtäviin, joiden pitäisi olla A-kvadrantissa: varmista, että tehtävät eivät todellakaan ole tärkeitä.

Kvadrantti D - ei-kiireellisiä ja merkityksettömiä asioita

Tämä on äärimmäisen mielenkiintoinen neljännes: tänne kerääntyy asioita, joista ei ole hyötyä, mutta joista pidämme kauheasti. Tämä voi olla esimerkiksi eri sivustojen tutkimista ja viestien lukemista pikaviestinnässä - mitä me yleensä kutsumme "sinun täytyy joskus levätä". Usein nämä toimet vievät aikaa muista tehtävistä.

Tämä ei tarkoita, että sinun pitäisi kokonaan luopua viihteestä, mutta sinun on säilytettävä asioiden tasapaino kussakin neljänneksessä. Jos sinulla on tärkeä esitys parin päivän sisällä ja vietät aikaa D-kvadrantin asioihin, voit myöhemmin kohdata kiireen A-kvadrantissa.

Matriisin esimerkki osoittaa, että on tärkeää, että jokainen meistä voi delegoida ja pyytää apua. Tämä ei aina tee meistä heikkoja muiden silmissä. Pikemminkin tämä lähestymistapa viittaa siihen, että pystymme arvioimaan riittävästi kykyjämme ja kohdistamaan aikaa ja resursseja.

Entä viivyttely?

Joskus käy näin: asiat ovat kurkussa, mutta et halua ottaa mitään, joten et tee yhtään mitään. Selaa sosiaalisen median syötteitä tai pysy sarjassa. Kaikki tämä on hyvin samanlaista kuin viivyttely - taipumus lykätä jatkuvasti tärkeitä ja kiireellisiä asioita.

Viivyttely ei ole synonyymi laiskuudelle, puhumattakaan levosta. Kun henkilö on laiska, hän ei koe negatiivisia tunteita eikä kohtaa epämiellyttäviä seurauksia. Lepääessään se täydentää energiavarastoja ja latautuu positiivisilla tunteilla. Ja viivytyksen tilassa tuhlaamme energiaa merkityksettömiin toimiin ja lykkäämme tärkeitä asioita viime hetkeen. Tämän seurauksena emme tee kaikkea tai tee mitä tarvitsemme, mutta teemme sen huonosti, mikä heikentää itsetuntoamme, johtaa syyllisyyden tunteeseen, stressiin ja tuottavuuden menettämiseen.

Ahdistuneet ihmiset ja perfektionistit ovat alttiimpia viivyttelemään, jotka mieluummin ottavat tehtävän kokonaan tai lykkäävät sitä jatkuvasti, jos he eivät pysty toteuttamaan suunnitelmaansa tarpeeksi täydellisesti heidän maailmakuvansa kannalta. Tällaisissa tilanteissa asioiden hyvä suunnittelu, luotettavan henkilön löytäminen näkemään asiat ja työskentely toissijaisten etujen kanssa voi auttaa. Eli kannattaa kysyä itseltäsi kysymys: mikä aiheuttaa minulle asioiden viivästymisen? Mitä saan siitä?

Jos sinulla on vaikeuksia tehtävien suunnittelussa ja suorittamisessa ja epäilet, että myös viivyttely on syyllinen, yritä työskennellä asiantuntijan kanssa itsetunnon ja itseluottamuksen, epätäydellisyyden ja virheiden pelon parissa. Sen jälkeen sinun on paljon helpompi jäsentää elämääsi.