Sisällys
Kokeilut tekevät meistä sankareita.
(Flash)
Vaikka instrumentti Välitön täyttö (Flash Fill) ilmestyi Excelissä vuoden 2013 versiosta lähtien, mutta jostain syystä tämä tosiasia jäi huomaamatta monille käyttäjille. Ja aivan turhaan. Monissa tapauksissa se osoittautuu yksinkertaisemmaksi, helpommaksi ja nopeammaksi kuin vastaavat kaavoihin tai makroihin perustuvat ratkaisut. Kokemukseni mukaan tämä aihe aiheuttaa treeneissä jatkuvaa "vau!" yleisö – riippumatta kuuntelijoiden edistymisestä ja/tai väsymyksestä.
Tämän työkalun toimintamekanismi on yksinkertainen: jos sinulla on yksi tai useampi sarake alkutiedoilla ja alat kirjoittaa niitä vierekkäin seuraavassa sarakkeessa, mutta jossain muokatussa muodossa tarvitset, niin ennemmin tai myöhemmin Excel vihjaa, että se on valmis jatkamaan sinua pidemmälle:
Muunnoksen logiikan (kuvio, kuvio) paljastamiseksi ja tämän Excel-funktion suorittamiseksi riittää yleensä syöttää ensimmäiset 1-3 tuloksena olevaa arvoa manuaalisesti. Jos ehdotettu vaihtoehto sopii sinulle, napsauta vain enter – ja loput listasta valmistuvat välittömästi.
Jos olet jo syöttänyt ensimmäiset 2-3 arvoa, eikä jatkoa vieläkään näy, voit pakottaa prosessin pikanäppäimellä Ctrl+E tai käytä painiketta Välitön täyttö (Flash Fill) kieleke Päiväys (Päivämäärä):
Katsotaanpa muutamia esimerkkejä siitä, kuinka tätä työkalua voidaan käyttää käytännössä sen ominaisuuksien ymmärtämiseen.
Sanojen poimiminen tekstistä ja permutaatiot
Esimerkiksi solun tekstistä kolmannen sanan poimivan kaavan kirjoittaminen ei ole mikään pieni saavutus. Jäsennä lause väli kerrallaan eri sarakkeiksi käyttämällä Tiedot – Teksti sarakkeittain (Data – teksti sarakkeisiin) Se ei myöskään ole nopea. Välittömällä täytöllä tämä tehdään helposti ja kauniisti. Lisäksi voit samanaikaisesti muuttaa purettuja sanoja paikoissa yhdistämällä ne missä tahansa järjestyksessä:
Tekstin jakaminen rekisteriin
Sanojen korostamiseksi välitöntä täyttöä varten ei ehdottomasti tarvitse olla välilyöntiä. Mikä tahansa muu erotin, kuten pilkku tai puolipiste, toimii hyvin CSV-tiedoston tuonnin jälkeen. Mutta mikä on todella siistiä, on se, että erotinta ei ehkä ole ollenkaan – vain isot kirjaimet riittävät:
Tällaisia kaavoja on erittäin vaikea toteuttaa. Jos ilman välitöntä täyttöä, vain makro auttaa.
Tekstin liimaus
Jos osaa jakaa, osaa liimata! Instant Fill kokoaa sinulle helposti pitkän lauseen useista fragmenteista ja lisää ne välilyönneillä, pilkuilla, liitännöillä tai sanoilla:
Yksittäisten hahmojen poimiminen
Yleensä yksittäisten merkkien ja alimerkkijonojen poistamiseen Excelissä käytetään funktioita LEVSIMV (VASEN), OIKEA (OIKEA), PSTR (keski) ja vastaavat, mutta välitön täyttö ratkaisee tämän ongelman helposti. Klassinen esimerkki on koko nimen muodostaminen:
Poimi vain numerot, teksti tai päivämäärät
Jos olet joskus yrittänyt vetää esiin vain halutun tietotyypin aakkosnumeerisesta puurosta, sinun pitäisi ymmärtää tämän näennäisen yksinkertaisen tehtävän monimutkaisuus. Välitön täyttö ja tässä selviää räjähdysmäisesti, mutta tarvitset muotoon kevyen heilurin Ctrl+E:
Sama koskee tekstin purkamista.
Päivämäärätkään eivät ole ongelma (vaikka ne olisi kirjoitettu eri muodoissa):
Numero- tai päivämäärämuotojen muuntaminen
Flash Fill voi auttaa muuttamaan olemassa olevien tietojen ulkoasua tai tuomaan ne samaan nimittäjään. Esimerkiksi tavallisen päivämäärän "topsy-turvy" muuntaminen Unix-muotoon:
Tässä vivahteena on, että ennen syöttämistä sinun on muutettava tuloksena olevien solujen muoto tekstiksi etukäteen, jotta Excel ei yritä tunnistaa manuaalisesti syötettyjä "vääriä" päivämääriä näytteeksi.
Vastaavasti voit myös esittää puhelinnumerot oikein lisäämällä maakoodin ja kolminumeroisen operaattorin (kaupungin) etuliitteen suluissa:
Älä unohda ensin muuttaa sarakkeen B solujen muotoa tekstiksi – muuten Excel käsittelee "+"-merkillä alkavia arvoja kaavoina.
Muunna teksti (numerot) päivämääräksi
Ladattaessa eri ERP- ja CRM-järjestelmistä päivämäärä esitetään usein 8-numeroisena numerona VVVVKKPP-muodossa. Voit muuntaa sen normaalimuotoon joko funktiolla TIETOJEN TUNNISTUS (DATEVALUE), tai paljon helpompaa – välitön täyttö:
Vaihda kirjainkokoa
Jos sait tekstin, jossa kirjainkoko on väärä, voit yksinkertaisesti vihjailla seuraavassa sarakkeessa, minkälaiseksi haluat muuntaa sen – ja välitön täyttö tekee kaiken puolestasi:
Se on hieman vaikeampaa, jos sinun on vaihdettava kirjainkokoa eri tavalla tekstin eri osissa. Kirjoita esimerkiksi vain toinen sana isolla alkukirjaimella, jolloin ensimmäinen sana jää normaaliin muotoonsa. Tässä kaksi näytteeksi syötettyä arvoa ei riitä, ja sinun on tehtävä muutoksia, jotka välitön täyttö ottaa välittömästi huomioon tuloksissa:
Rajoitukset ja vivahteet
Kun käytät Flash Fillia työssäsi, sinun tulee pitää mielessä muutama seikka:
- Se toimii vain jos syötä näytteet tiukasti vierekkäin – edellisessä tai seuraavassa sarakkeessa tietojen oikealla puolella. Jos vedät yhden tyhjän sarakkeen alkuperäisestä tekstistä, mikään ei toimi.
- Kun kuvio löytyy kaikki peräkkäiset arvot otetaan huomioon — syöttösarakkeen vasemmalle ja oikealle puolelle. Moraali: ylimääräiset sarakkeet, jotka voivat sekoittaa algoritmin tai aiheuttaa kohinaa, tulee erottaa työtiedoista etukäteen tyhjillä sarakkeilla tai poistaa.
- Välitön täyttö toimii loistavasti älypöydissä.
- pienintäkään virhe tai kirjoitusvirhe kun kirjoitat näytesoluja, flash-täyttö voi epäonnistua paljastamaan kuvion eikä toimi. Ole varovainen.
- On tilanteita, joissa malli on määritetty väärin, joten pitää aina tarkistaa tuloksetjonka sait (ainakin valikoivasti).
- Kuinka poimia viimeinen sana solun tekstistä
- Sumea tekstihaku (Pushkin = Pushkin) ja sumea haku Excelissä
- Kolme tapaa liittää tekstiä Exceliin