Sisällys
Aamulla sinun täytyy kirjoittaa luettelo tehtävistä, priorisoida… Ja siinä kaikki, meillä on taattu onnistunut päivä? Valitettavasti ei. Loppujen lopuksi emme aina ymmärrä kuinka erottaa tärkeintä toissijaisesta, tärkeätä kiireellisestä. Meillä on myös keskittymisvaikeuksia. Liiketoiminnan valmentaja kertoo, kuinka se korjataan.
”Valitettavasti tilanteet, joissa onnistun asettamaan prioriteetit etusijalle, ovat pikemminkin normi kuin poikkeus. Yritän suunnitella päivän tehtäväni pääasiaa korostaen, mutta loppujen lopuksi tunnen olevani täysin uupunut, koska puhelut, pieni vaihtuvuus ja tapaamiset häiritsevät minua. Tärkeimpiä tehtäviä lykätään edelleen, ja vuoden suuret suunnitelmat jäävät paperille. Mitä voit tehdä auttaaksesi itseäsi?» kysyy Olga, 27 vuotias.
Tulen usein vastaan samanlaiseen pyyntöön johtamisen tehokkuutta koskevissa koulutuksissa. Asiakkaat uskovat, että heidän ongelmansa suurin syy on prioriteettien puute. Mutta todellisuudessa he ovat, vain henkilö ei ole kovin keskittynyt niihin.
Ja ensimmäinen askel tämän ongelman ratkaisemisessa on oikean työkalun valitseminen keskittymisen parantamiseen. Sen tulee sopia täsmälleen henkilökohtaisiin ominaisuuksiisi: sinun on otettava huomioon työsi ja asuinpaikkasi olosuhteet.
Aloitaksesi voit käyttää useita suosittuja menetelmiä, jotka on jo pitkään tunnustettu tehokkaiksi. Yritän suositella niitä asiakkaille, joiden kanssa olemme vasta aloittamassa yhteistyötä.
Ensimmäinen lähestymistapa: Ymmärrä arviointikriteerit
Vastaa ensin kysymykseen: Mitä kriteerejä käytät priorisoiessasi? Yleisin vastaus on "kiireellinen" kriteeri. Sen avulla kaikki tapaukset ovat peräkkäin määräajasta riippuen. Ja vasta sen jälkeen rakennamme uusia tehtäviä tuloksena olevaan "virtuaalikonstruktoriin" siirtämällä paljon taaksepäin ne, jotka voidaan suorittaa myöhemmin.
Mitkä ovat tämän lähestymistavan haitat? Tämän päivän prioriteettien luettelossa ei tulisi olla vain sitä, mikä menettää merkityksensä huomenna, eli kiireellisesti, vaan myös se, mitä abstraktisti kutsumme "tärkeäksi". Tämä vie meidät kohti tavoitteen saavuttamista, tai mikä poistaa vakavia esteitä matkalta siihen.
Ja tässä monet tekevät virheen korvaamalla kriteerit. Lakonisesti tämä voidaan ilmaista seuraavasti: "Tämä on erittäin kiireellinen, koska se on erittäin tärkeää!" "Tämä on erittäin tärkeää, koska määräaika on huomenna!" Mutta jos päivän prioriteettiluettelosi ei sisällä tehtäviä, jotka johtavat sinulle tärkeiden tavoitteiden saavuttamiseen, sinun on analysoitava huolellisesti tehtäväluettelosi.
Sinun on päätettävä, millä kriteereillä määrität tehtävien "kiireellisyyden" ja "tärkeyden" ja sekoitatko nämä kaksi käsitettä.
Toinen lähestymistapa: Tunnista kolme prioriteettiluokkaa
Kuten tiedät, suunnitteluhorisontit ovat erilaisia. Jos harkitsemme yhden päivän suunnitteluhorisonttia, on parempi edetä seuraavasti:
- Aseta yksi tärkein prioriteetti tälle päivälle. Tämä on tehtävä, johon käytät eniten aikaasi ja energiaasi tänään;
- Tunnista kolme tai neljä asiaa, joihin käytät tänään vähiten aikaa ja vaivaa. On parempi kirjoittaa muistiin, kuinka paljon aikaa (viisi minuuttia, kymmenen minuuttia) aiot käyttää tiettyyn tapaukseen. Tästä tulee "viimeinen prioriteetti" -luettelosi.
- Kolmanteen luokkaan kuuluvat asiat, joita voidaan kutsua "jäännösperiaatteen tapauksiksi". Ne valmistuvat, jos niille jää vapaata aikaa. Mutta jos ne jäävät toteutumatta, se ei vaikuta mihinkään.
Tässä kohtaamme kysymyksen: "Kuinka ei kuluttaisi maksimaalista energiaa "viimeiseen prioriteettiin", alitajuisesti laittamalla syrjään "pääasia"? Kolmas lähestymistapa auttaa vastaamaan siihen.
Kolmas lähestymistapa: Käytä hidasta aikaa
Vietämme suurimman osan työajastamme "pikaaika"-tilassa. Meidän on osallistuttava rutiiniprosesseihin ja käsiteltävä valtava määrä tietoa.
"Hidas aika" on tehokkain tapa pysäyttää rutiini "pyörässä juokseminen". Tämä on tietoinen katse itseensä ja lähtökohta löytää vastauksia kysymyksiin: "Mitä minä teen? Mitä varten? Mitä en tee ja miksi?
Jotta tämä menetelmä toimisi parhaiten, noudata näitä kolmea ohjetta:
- Ota jokapäiväiseen rutiiniin tietty rituaali. Tämän pitäisi olla toistuva toiminta koko päivän ajan, mikä saa sinut "hidaste"-tilaan. Se voi olla teetauko ja säännölliset kyykkyt. Rituaalin tulisi kestää enintään 5 minuuttia ja antaa sinun olla yksin. Ja tietysti tuo sinulle iloa ja nautintoa – silloin et lykkää sitä huomiseen.
- Muista, että "hidas aika" ei ole vain aikaa nauttia, vaan myös mahdollisuus lisätä tyytyväisyyttäsi "nopea aika" -tilaan. Ja kysy itseltäsi kolme kysymystä: "Mikä tulos minun pitäisi saavuttaa tänään?", "Mikä on seuraava pieni askel kohti tätä tulosta, joka minun on otettava?", "Mikä häiritsee minua siitä ja kuinka olla hajamielinen?" Nämä kysymykset auttavat sinua pitämään tärkeimmät tavoitteesi mielessäsi. Ja seuraavien pienten askeleiden suunnittelu on erinomainen viivyttelyn ehkäisy.
- Käytä hidasaikatilaa kahdesta neljään kertaa päivässä. Mitä useammin ja voimakkaammin ulkomaailman tekijät vaikuttavat sinuun, sitä useammin sinun tulee vaihtaa tähän tilaan. Kolme kysymystä ja pari minuuttia per istunto riittää. Pääkriteeri on, että sen pitäisi tuottaa sinulle iloa. Mutta muista: tekniikan käyttäminen harvemmin kuin kerran päivässä ei tarkoita sen harjoittamista ollenkaan.