Tietojen ryhmittely ja ryhmittelyn purkaminen Excelissä. Vaiheittaiset ohjeet valokuvalla

Nyt on tiedon aikakausi. Tietojen määrä, jota ihmisten on käsiteltävä päivittäin, kasvaa yhä enemmän. Tämä koskee kaikkia mahdollisia elämänalueita, myös työtä. Nyt on yhä enemmän ihmisen toiminnan alueita, joilla on akuutti tarve kyvylle käsitellä suuria tietomääriä nopeasti.

Yksi Excelin ominaisuuksista, jonka avulla voit tehdä tämän, on ryhmittely. Tosiasia on, että strukturointitiedot auttavat työskentelemään ei kaikkien saatavilla olevien tietojen kanssa, vaan vain pienten osien kanssa. Jos pakkaat samantyyppiset tiedot yhteen lohkoon, se on helpompaa tietokoneelle ja henkilölle itselleen. Lähes ei ole aluetta, jolla tiedon strukturoinnille ei olisi kysyntää:

1. Myyntitietojen käsittely. Varastot vastaanottavat säännöllisesti valtavia eriä erilaisia ​​tavaroita eri kustannuksilla, painoilla, toimittajalla, nimellä ja niin edelleen. Tietojen jäsentäminen helpottaa navigointia kaikessa tässä tietojoukossa.
2. Opinnot. Koulutuksen ja itseopiskelun laatu liittyy läheisesti siihen, kuinka hyvin tieto on jäsennelty. Siksi, jos ryhmittelet oikein samantyyppiset tiedot vierekkäin, on helpompi suorittaa paitsi esimerkiksi tilastoihin liittyviä käytännön tehtäviä, myös teoreettisia tehtäviä, järjestää kotitehtäviä ja niin edelleen.
3. Kirjanpitoraportti. Kirjanpitäjät joutuvat säännöllisesti käsittelemään numeroita, joista jokaisella on yhteys muihin numeroihin. Ja jotta olisi mukavampaa työskennellä useiden toisiinsa liittyvien uXNUMXbuXNUMX-arvojen ja erityyppisten tietojen kanssa, on erittäin kätevää käyttää tietojen ryhmittelyä.

Tietojen ryhmittelytoiminnon avulla voit myös piilottaa vanhentuneet tiedot. Katsotaan kuinka se toimii ja kuinka voit käyttää sitä.

Toimintoparametrien asettaminen

Jotta voit käsitellä tietojen ryhmittelyä, sinun on ensin määritettävä se. Voit tehdä tämän siirtymällä "Data" -välilehteen ja etsimällä sieltä "Rakenne" -vaihtoehdon. Seuraavaksi näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jossa sinun on löydettävä painike oikeasta alakulmasta.

Sen jälkeen näkyviin tulee ikkuna, jossa sinun on valittava sopivat valintaruudut ja painettava OK-näppäintä. Nämä asetukset määräävät, kuinka tiedot näytetään.

Tärkeää: Käytännössä monien mielestä on melko hankalaa näyttää summat tietojen alla. Siksi voit jättää tämän ruudun valitsematta. On myös suositeltavaa valita "Automaattiset tyylit" -ruutu.

Kun olet suorittanut nämä vaiheet, voit aloittaa tietojen ryhmittelyn välittömästi.

Kuinka ryhmitellä tiedot riveillä

Selvitetään nyt, mitä rivien ryhmittelemiseksi käytännössä on tehtävä.

1. Luo uusi rivi ryhmitettävien rivien ylä- tai alapuolelle. Kaikki riippuu siitä, mikä tulosten näyttötapa valittiin edellisessä vaiheessa.
2. Seuraava vaihe on luoda taulukon otsikko lisätyn rivin vasempaan yläkulmaan. Tämä on ryhmän nimi, johon yhdistetään tietyllä perusteella yhteiset solut.
3. Valitse kaikki solut juuri luodun rivin alapuolella tai sen yläpuolella (riippuen siitä, mitä teimme ensimmäisessä vaiheessa). Sen jälkeen etsimme "Rakenne" -painiketta tietovälilehdeltä ja löydämme "Ryhmä" -vaihtoehdon. On tärkeää, että et napsauta nuolta tai komennon nimeä ponnahdusikkunassa, vaan kuvaketta.

Jos napsautat edelleen alanuolta, näkyviin tulee lisävalikko, jossa voit valita joko ryhmittelytoiminnon tai luoda rakenteen. Tässä vaiheessa olemme ensisijaisesti kiinnostuneita ryhmittymisestä.

Sen jälkeen valitsemme pääominaisuuden, jolla ryhmittely suoritetaan. Se voi olla rivejä tai sarakkeita. Jos et muuta mitään, ensimmäinen kohde valitaan oletusarvoisesti. Kun olemme varmistaneet, että asetukset on asetettu haluamallamme tavalla, meidän on vahvistettava toimintamme painamalla OK-painiketta. Koska ryhmittelemme rivin mukaan, meidän ei tarvitse muuttaa mitään, meidän on vain tarkistettava.

Tärkeää: jos et ennen objektien ryhmittelyn aloittamista valitse solua, vaan kokonaisia ​​sarakkeita tai rivejä koordinaattipaneelista, tämä valintaikkuna ei tule näkyviin. Ohjelma päättää itse, mitä tehdä.

Sen tosiasian, että viivat oli ryhmitelty, voimme ymmärtää koordinaattipaneelin miinusmerkistä. Tämä kertoo meille, että tiedot on luovutettu. Nyt voimme piilottaa ne napsauttamalla tätä kuvaketta tai napsauttamalla painiketta 1 hieman korkeammalla (se osoittaa ryhmittelyasteen).

Näemme, että viivat ovat piilossa, ja miinusmerkki on muuttunut plussaksi. Voit avata haluamasi rivin napsauttamalla sitä, ja sitten ohjelma tekee sen itse. Jos haluat laajentaa kaikkia rivejä, sinun on napsautettava "2" -painiketta, joka sijaitsee tässä tapauksessa koordinaattipaneelin päällä.

Kuinka ryhmitellä sarakkeita

Sarakkeiden ryhmittelyssä toimintojen algoritmi on suunnilleen sama:

1. Riippuen siitä, mitkä vaihtoehdot olemme valinneet asetuksissa, meidän on lisättävä uusi sarake ryhmitettävän alueen vasemmalle tai oikealle puolelle.
2. Kirjoitamme ryhmän nimen ilmestyneen sarakkeen ylimpään soluun.
3. Valitsemme kaikki sarakkeet, jotka meidän on ryhmitettävä (jätä vain se, jonka lisäsimme ensimmäisessä vaiheessa), ja napsauta sitten "Ryhmittele" -painiketta samalla tavalla kuin yllä kuvattu algoritmi.
4. Nyt meidän on napsautettava "Sarakkeet" -kohtaa pienessä ikkunassa ja napsautettava "OK" -painiketta.
5. Onnea.

Huomautukset. Aivan kuten rivejä ryhmitettäessä, jos valitsemme kokonaisia ​​sarakkeita vaakakoordinaattipalkista, emme saa pientä valintaikkunaa.

Kuinka tehdä monitasoinen ryhmittely

Excel on toimiva ohjelma, mutta sen mahdollisuudet eivät lopu yksitasoiseen ryhmittelyyn, kuten yllä olevissa esimerkeissä on kuvattu. On myös kyky ryhmitellä soluja useilla tasoilla. Tämä tehdään seuraavalla tavalla:

1. Aluksi pääryhmä luodaan edellä kuvatulla tavalla. Sen jälkeen alaryhmät lisätään siihen.
2. Sen jälkeen varmistamme, että pääryhmä avataan. Siinä suoritamme myös yllä kuvatut toimet. Tarkat vaiheet riippuvat siitä, työskenteleekö henkilö riveillä vai sarakkeilla.
3. Tämän seurauksena voidaan luoda usean tasoisia ryhmiä.

Ohjeet tietojen ryhmittelyn purkamiseen

Voi syntyä tilanne, kun aiemmin luotua ryhmää tai alaryhmää ei enää tarvita. Tätä varten on erillinen toiminto "Ungroup". Sen toteuttamiseksi sinun on noudatettava seuraavia vaiheita:

1. Valitse elementit, jotka ovat osa ryhmää.
2. Avaa "Data"-välilehti.
3. Löydämme sieltä "Rakenne" -ryhmän, avaa se alla olevalla nuolella.
4. Napsauta siellä "Poista ryhmä" -painiketta. On erittäin tärkeää napsauttaa kuvaketta, ei kirjoitusta.

Seuraavaksi valitsemme, mitä tarkalleen haluamme purkaa. Valitsemme sopivan tuotteen sen mukaan, mitä olemme aiemmin ryhmittäneet. Kun toiminto on suoritettu, paina OK-painiketta.

Huomio! Jos sitä ennen tehtiin monitasoinen ryhmittely tai luotiin useita erilaisia ​​ryhmiä, ne tulisi uudistaa erikseen.

Täällä saamme myös tällaisen tuloksen.

Tämä on yleinen algoritmi solujen ryhmittelyn purkamiseen, mutta kuten missä tahansa liiketoiminnassa, siinä on monia vivahteita. Katsotaanpa niitä tarkemmin.

Kuinka purkaa arkkien ryhmittely

Arkkien ryhmittely voi olla tarpeen ajoittain. Voit tehdä tämän suorittamalla seuraavan toimintosarjan:

1. Aluksi etsimme ne arkit, jotka on ryhmitelty. Jos arkit on ryhmitelty etukäteen, ne näkyvät samanvärisinä tai otsikko on lihavoitu.
2. Sen jälkeen sinun on napsautettava hiiren kakkospainikkeella yhtä ryhmän arkkia ja napsauta sitten pikavalikon "Poista arkit" -painiketta. Nyt ne poistetaan ryhmittelystä ja kaikki muutokset tehdään niihin muista riippumatta.

Toinen tapa purkaa taulukoita on käyttää Shift-näppäintä ja napsauttaa sitten aktiivista taulukkoa ryhmässä, jonka haluat purkaa. Toisin sanoen sinun on määritettävä ryhmä, jonka ryhmittelyä vaaditaan, napsauta sitten jotakin välilehteä ja napsauta sitä pitäen samalla Shift-näppäintä painettuna.

Kun muutokset on tehty, voit nyt ryhmitellä joitain arkkeja. Voit tehdä tämän painamalla Ctrl- tai Cmd-näppäintä (ensimmäinen on tarkoitettu Windows-tietokoneille ja toinen Apple-teknologialle) ja samalla kun pidät painiketta painettuna, napsauta vuorotellen arkkeja, jotka haluat yhdistää ryhmään. Sen jälkeen ohjelma tekee kaiken käyttäjän puolesta.

Manuaalisesti ryhmiteltyjen tietojen ryhmittelyn purkaminen

Ennen kuin poistat solujen ryhmittelyn, sinun on ensin ymmärrettävä, miten ne ryhmiteltiin: manuaalisesti vai automaattisesti. Manuaalista ryhmittelyä pidetään yllä kuvatulla menetelmällä. Ryhmien automaattinen luominen on, kun ne luodaan tiettyjä toimintoja käyttämällä. Esimerkiksi välisummien luomisen jälkeen. Se tosiasia, että tätä mahdollisuutta käytettiin, voidaan ymmärtää riviltä ”Välitulokset”.

Jos tiedot ryhmiteltiin samannimisen funktion kautta Excel, sitten, jotta voit hajottaa sen, sinun on varmistettava, että ryhmä on otettu käyttöön. Jos ei, sinun on napsautettava vasemmalla olevan sivupalkin +-painiketta. Sen, että ryhmä on käytössä, voimme arvioida painikkeen perusteella – samassa paikassa. Kun laajennamme ryhmää, alamme nähdä sekä piilotettuja rivejä että ryhmiä. Valitse sen jälkeen näppäimistöllä tai hiiren vasemmalla painikkeella kaikki ryhmän solut ja sitten – yllä kuvatun algoritmin mukaisesti.

Harvat ihmiset tietävät, että manuaalisesti ryhmiteltyjen solujen ryhmittelyn purkamiseen on toinenkin tapa – pikanäppäimien avulla.

Tätä varten sinun on ensin valittava ne sarakkeet, jotka on ryhmitelty, ja painettava sitten Alt + Vaihto + vasen nuolinäppäimiä. Jos työ suoritetaan Mac OS -käyttöjärjestelmässä ohjatulla tietokoneella, sinun on käytettävä näppäinyhdistelmää Command + Shift + J.

Automaattisesti ryhmiteltyjen tietojen ryhmittelyn purkaminen

Jos edellisessä kappaleessa tehdyn tarkastuksen seurauksena kävi ilmi, että tiedot ryhmiteltiin automaattisesti, kaikki on hieman monimutkaisempaa, koska tavallinen ryhmittelyn purkutoiminto ei toimi tässä tapauksessa. Toimenpiteet riippuvat siitä, mikä tarkalleen suoritti tietojen ryhmittelyn. Jos tämä on "Välisummat" -toiminto, toimintojen järjestys on seuraava:

1. Avaamme saman välilehden tietojen kanssa pääpaneelissa (tai nauhassa, kuten sitä myös usein kutsutaan).
2. Kun napsautamme "Välisummat" -painiketta (mikä on juuri se, mitä meidän on tehtävä toisena vaiheena), meillä on ikkuna. Itse painike sijaitsee samassa osiossa – Rakenne. Sen jälkeen näkyviin tulee ikkuna, jossa meidän on napsautettava "Poista kaikki" -painiketta. Se löytyy ikkunan vasemmasta alakulmasta tai muualta (riippuen Officen versiosta ja tietystä taulukkolaskentaohjelmasta).

Huomio! Tämä menetelmä poistaa ryhmän lisäksi myös välisummat. Siksi, jos sinun on säilytettävä ne, on parempi kopioida ryhmäelementit toiselle arkille ja käyttää niitä ryhmittämättöminä.

Vahva suositus kaikille operaatioille, joissa on taulukko tietojen ryhmittelyyn tai ryhmittelyn purkamiseen. Ennen kuin teet tämän, sinun on tehtävä kopio alkuperäisestä taulukosta. Tässä tapauksessa voit palauttaa asiakirjan alkuperäisen näkymän, jos jokin ei mene suunnitelmien mukaan.

Näin ollen Excelissä on erittäin laajat toiminnot tietojen strukturoimiseen. Tietenkin se ei pysty tekemään kaikkea henkilön puolesta, mutta sen avulla voit järjestää työn kätevämmin jäsenneltyjen tietojen avulla. Loput on henkilön tehtävä. Tämä on kuitenkin erittäin toimiva työkalu, joka on erittäin hyödyllinen niille, joiden on työskenneltävä valtavien määrien numeerisen ja tekstillisen tiedon kanssa.