Sisällys
Excel on hämmästyttävä ohjelma, jonka avulla voit käsitellä numeeristen tietojen lisäksi. Sen avulla voit esittää mitä tahansa tietoa visuaalisesti rakentamalla monimutkaisia kaavioita. Riittää, kun määrität soluissa olevat tiedot, ja ohjelma rakentaa niiden perusteella automaattisesti kaavion. Sano, että se on mahtavaa!
Tässä tapauksessa käyttäjä voi muokata haluamansa kaavion ulkoasua. Tänään analysoimme yksityiskohtaisesti Excelissä ja muissa vastaavissa ohjelmissa käytettävissä olevia kaaviotyökaluja. Loppujen lopuksi perusperiaate ei rajoitu vain Microsoftin toimistopakettiin, eikö niin? Siksi tässä kuvattuja periaatteita voidaan käyttää työskennellessäsi muiden taulukkolaskentaohjelmien, kuten LibreOfficen, WPS Officen tai Google Sheetsin, kanssa.
Kaavion rakentaminen Excel-taulukkotietojen perusteella
Ennen kuin jatkat suoraan Excel-kaavioiden rakentamiseen, sinun on ymmärrettävä, mitä se on ja mihin ne on tarkoitettu. Tietojen esittämiseen on useita tapoja:
- Auditiivinen.
- Teksti.
- Visuaalinen.
- Interaktiivinen.
Tavalliselle ihmiselle tutuin on auditiivinen ja tekstillinen tiedonvälitystapa. Ensimmäinen koskee äänen käyttöä tiettyjen tietojen, tosiasioiden ja lukujen esittämiseen. Erittäin epäluotettava menetelmä, joka ei pysty välittämään tietoa täydellisesti. Ainoa asia, johon sitä voidaan käyttää esityksissä, on herättää yleisössä tiettyjä tunteita. Teksti voi välittää tekstiä, mutta sillä on paljon pienempi kyky herättää tiettyjä tunteita. Interaktiivinen menetelmä sisältää yleisön (esimerkiksi sijoittajien) osallistumisen. Mutta jos puhumme liiketoimintatiedoista, et voi pelata paljon täällä.
Visuaalinen tapa esittää tietoa avaa valtavan määrän etuja. Se auttaa yhdistämään kaikki jäljellä olevien menetelmien edut. Se välittää tiedot erittäin tarkasti, koska se sisältää kaikki numerot, ja henkilö voi analysoida tiedot kaavion perusteella. Hän osaa herättää tunteita. Esimerkiksi katsomalla kaaviota koronavirustartunnan viime aikojen leviämisestä, käy heti selväksi, kuinka kaavio voi helposti vaikuttaa aivojen emotionaaliseen osaan.
Ja mikä on tärkeää, se pystyy osallistumaan henkilön, joka voi valikoivasti tarkastella yhtä tai toista kaavion osaa ja analysoida tietoja, joita hän todella tarvitsee. Tästä syystä kaaviot ovat levinneet niin laajalle ympäri maailmaa. Niitä käytetään useilla ihmisen toiminnan aloilla:
- Eri tasojen tutkimustulosten esittelyn aikana. Tämä on yleinen pointti sekä opiskelijoille että väitöskirjaa puolustaville tutkijoille. Tämän tyyppinen tiedon esitys, kuten kaavio, mahdollistaa suuren määrän tietoa pakata erittäin kätevään muotoon ja esittää kaikki nämä tiedot laajalle yleisölle niin, että se tulee välittömästi selväksi. Kaavion avulla voit herättää luottamusta maisterin tai tohtorin tutkinnon hakijan sanoihin.
- Yritysesittelyjen aikana. Erityisesti kaavioiden luominen on tarpeen, jos hanke on esitettävä sijoittajalle tai raportoitava sen työn edistymisestä.
Tämä tekee selväksi, että hankkeen laatijat itse ottavat sen vakavasti. Sijoittajat voivat muun muassa analysoida kaikki tarvittavat tiedot itse. No, se tosiasia, että kaavioiden läsnäolo itsessään herättää luottamusta, koska se liittyy tiedon esittämisen tarkkuuteen, jää sekä tälle alueelle että kaikille seuraaville.
- Esimiehille raportoimista varten. Johto rakastaa numeroiden kieltä. Lisäksi mitä korkeammalla se on, sitä tärkeämpää se on hänelle. Minkä tahansa yrityksen omistajan on ymmärrettävä, kuinka paljon tämä tai tuo investointi maksaa itsensä takaisin, mitkä tuotannonalat ovat kannattamattomia ja mitkä kannattavia, ja ymmärrettävä monia muita tärkeitä näkökohtia.
On monia muita alueita, joilla kaavioita voidaan käyttää. Esimerkiksi opetuksessa. Mutta riippumatta siitä, mihin erityisiin tarkoituksiin ne on koottu, jos ne tehdään Excelissä, itse asiassa melkein mitään ei tarvitse tehdä. Ohjelma tekee kaiken henkilön itsensä puolesta. Itse asiassa kaavioiden rakentaminen Excelissä ei eroa pohjimmiltaan tavallisten taulukoiden luomisesta. Siksi kuka tahansa voi luoda ne hyvin yksinkertaisesti. Mutta selvyyden vuoksi kuvataan perusperiaate ohjeiden muodossa. Toimi seuraavasti:
- Ennen kuin luot kaavion tai kaavion, sinun on ensin luotava taulukko, jossa on tähän käytettävät tiedot. Luodaan myös tällainen taulukko.
- Kun olet luonut taulukon, sinun on löydettävä alue, jota käytetään kaavion perustana, ja napsauta sitten kerran hiiren vasemmalla painikkeella "Lisää" -välilehteä. Tämän jälkeen käyttäjä voi valita haluamansa kaaviotyypin. Tämä on kaavio, ympyräkaavio ja histogrammi. Laajentumisen varaa on.
Huomio! Ohjelmat eroavat toisistaan luotavien kaaviotyyppien lukumäärässä.
- Voit käyttää monia muita kaavioita. Ne eivät vain ole niin suosittuja. Voit tarkastella koko luetteloa käytettävissä olevista tyypeistä siirtymällä "Kaavio" -valikkoon ja valitsemalla sieltä tietty tyyppi. Näemme, että täällä on hieman erilainen menu. Tässä ei ole mitään outoa, koska itse painikkeet voivat vaihdella paitsi toimistopaketin versiosta riippuen myös ohjelman ja käyttöjärjestelmän monimuotoisuudesta. Tässä on tärkeää ymmärtää ensin logiikka, ja kaiken muun tulisi olla intuitiivista.
- Kun olet valinnut sopivan kaaviotyypin, napsauta sitä. Sitten sinulle esitetään luettelo alatyypeistä, ja sinun on valittava tilanteeseesi parhaiten sopiva. Jos esimerkiksi valittiin histogrammi, voit valita tavallisen, palkin, äänenvoimakkuuden ja niin edelleen. Lista tyypeistä kuvilla, jonka avulla voit ymmärtää, miltä lopullinen kaavio näyttää, sijaitsee suoraan tässä valikossa.
- Napsautamme alatyyppiä, josta olemme kiinnostuneita, minkä jälkeen ohjelma tekee kaiken automaattisesti. Tuloksena oleva kaavio ilmestyy näytölle.
- Meidän tapauksessamme kuvasta tuli seuraava.
- Jos valitsisimme "Kaavio" -tyypin, kaaviomme näyttäisi tältä.
- Ympyräkaaviossa on seuraava muoto.
Kuten näet, ohjeet eivät ole ollenkaan monimutkaisia. Riittää, kun syötät vähän tietoja, ja tietokone hoitaa loput puolestasi.
Kuinka työskennellä kaavioiden kanssa Excelissä
Kun olemme tehneet kaavion, voimme jo muokata sitä. Tätä varten sinun on löydettävä "Suunnittelija" -välilehti ohjelman yläosasta. Tällä paneelilla on mahdollisuus asettaa aiemmin luomamme kaavion erilaisia ominaisuuksia. Käyttäjä voi esimerkiksi muuttaa sarakkeiden väriä sekä tehdä perustavanlaatuisempia muutoksia. Muuta esimerkiksi tyyppiä tai alatyyppiä. Joten tehdäksesi tämän sinun on siirryttävä "Muuta kaaviotyyppiä" -kohtaan ja näkyviin tulevasta luettelosta voit valita haluamasi tyypin. Täältä näet myös kaikki saatavilla olevat tyypit ja alatyypit.
Voimme myös lisätä jonkin elementin luotuun kaavioon. Voit tehdä tämän napsauttamalla asianmukaista painiketta, joka sijaitsee välittömästi paneelin vasemmalla puolella.
Voit myös tehdä nopean asennuksen. Tätä varten on olemassa erityinen työkalu. Sitä vastaava painike löytyy "Lisää kaavioelementti" -valikon oikealta puolelta. Täältä voit valita melkein minkä tahansa suunnitteluvaihtoehdon, joka sopii nykyiseen tehtävään.
On myös erittäin hyödyllistä, jos jokaiselle niistä on nimitys sarakkeiden lähellä. Voit tehdä tämän lisäämällä kuvatekstejä "Lisää kaavioelementti" -valikon kautta. Tämän painikkeen napsautuksen jälkeen avautuu luettelo, jossa olemme kiinnostuneita vastaavasta tuotteesta. Sitten valitsemme, kuinka kuvateksti näytetään. Esimerkissämme - osoitettu kuvakaappauksessa.
Nyt tämä kaavio näyttää tiedot selkeästi, mutta sen avulla voidaan myös ymmärtää, mitä kukin sarake tarkalleen ottaen tarkoittaa.
Kuinka luoda kaavio prosenttiosuuksilla?
Siirrytään nyt erityisiin esimerkkeihin. Jos meidän on luotava kaavio, jossa työskentelemme prosenttiosuuksilla, meidän on valittava pyöreä tyyppi. Itse ohje on seuraava:
- Yllä kuvatun mekanismin mukaan on tarpeen luoda taulukko tiedoilla ja valita dataväli, jota käytetään kaavion rakentamiseen. Siirry sen jälkeen "Lisää" -välilehteen ja valitse sopiva tyyppi.
- Kun edellinen vaihe on suoritettu, ohjelma avaa "Constructor"-välilehden automaattisesti. Seuraavaksi käyttäjän on analysoitava käytettävissä olevat vaihtoehdot ja löydettävä se, jossa prosenttikuvakkeet näkyvät.
- Jatkotyöskentely ympyräkaavion kanssa suoritetaan samalla tavalla.
Kuinka muuttaa fontin kokoa Excel-kaaviossa
Kaavion fonttien mukauttamisen avulla voit tehdä siitä paljon joustavamman ja informatiivisemman. Se on hyödyllinen myös, jos se on näytettävä suurella näytöllä. Usein vakiokoko ei riitä näkymään takarivin ihmisille. Voit määrittää kaavion kirjasinkoot napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella sopivaa tarraa ja napsauttamalla kirjasinkohdetta näkyviin tulevassa luettelossa.
Sen jälkeen sinun on tehtävä kaikki tarvittavat säädöt ja napsautettava "OK" -painiketta tallentaaksesi ne.
Pareto-kaavio – määritelmä ja rakennusperiaate Excelissä
Monet ihmiset tietävät Pareto-periaatteen, jonka mukaan 20% vaivannäöstä antaa 80% tuloksesta ja päinvastoin. Tätä periaatetta käyttämällä voit piirtää kaavion, jonka avulla voit löytää tehokkaimmat toimet, joista tulos oli suurin. Ja tämän tyyppisen kaavion rakentamiseen riittää Microsoft Excelin sisäänrakennetut työkalut. Tällaisen infografian rakentamiseksi sinun on valittava "Histogrammi"-tyyppi. Toimintamme järjestys on seuraava:
- Luodaan taulukko, joka kuvaa tuotteiden nimet. Meillä on useita sarakkeita. Ensimmäinen sarake kuvaa tavaroiden oston kokonaissummaa rahassa. Toiseen sarakkeeseen kirjataan näiden tavaroiden myynnistä saatu voitto.
- Teemme tavallisimman histogrammin. Tätä varten sinun on löydettävä "Lisää" -välilehti ja valittava sitten sopiva kaaviotyyppi.
- Nyt meillä on valmiina kaavio, jossa on 2 eriväristä saraketta, joista jokainen edustaa tiettyä saraketta. Alla näet kaavion selitteen, jonka mukaan ymmärrämme missä sarake on.
- Seuraava vaihe, joka meidän on suoritettava, on voitosta vastaavan sarakkeen muokkaaminen. Meidän edessämme on nähdä sen muutos dynamiikassa. Siksi tarvitsemme "Graph"-kaaviotyypin. Siksi "Suunnittelija"-välilehdellä meidän on löydettävä "Muuta kaaviotyyppiä" -painike ja napsautettava sitä. Valitse sitten aikataulu luettelosta. On tärkeää muistaa valita sopiva sarake ennen tämän tekemistä.
Nyt Pareto-kaavio on valmis. Voit analysoida tehokkuutta ja määrittää, mitä voidaan uhrata ilman pelkoa. Tämän kaavion muokkaaminen tapahtuu täsmälleen samalla tavalla kuin aiemmin. Voit esimerkiksi lisätä tunnisteita kaavion palkkeihin ja pisteisiin, muuttaa viivojen, sarakkeiden väriä ja niin edelleen.
Näin ollen Excelissä on valtava työkalupakki kaavioiden luomiseen ja mukauttamiseen. Jos kokeilet asetuksia itse, paljon selviää ja pystyt luomaan minkä tahansa monimutkaisia kaavioita ja tekemään niistä luettavia. Ja tämä on juuri sitä, mitä jokainen sijoittaja, pomo tai asiakas tarvitsee. Kaaviot löytävät sovelluksensa kaikilla mahdollisilla toiminta-aloilla. Siksi Exceliä pidetään pääohjelmana rahan ansaitsemiseksi. Nyt olet tullut vielä lähemmäs heitä. Onnea.