Kun istumme alas kirjoittamaan jotain työasioista, haluamme aina jotain.
Haluamme esimerkiksi myydä tuotteen – ja kirjoitamme kaupallisen tarjouksen. Haluamme saada työpaikan – ja kirjoitamme kirjeen mahdolliselle työnantajalle ja liitämme kirjeeseen ansioluettelon. Haluamme, että vuotava katto korjataan – ja kirjoitamme asiasta lausunnon asuntovirastoon.
Toisin sanoen yritämme saada vastaanottajan tekemään jotain – toisin sanoen otamme vastaan vakuuttavan kirjeen. Samaan aikaan vastaanottaja – ostaja, työnantaja ja asuntotoimisto – ei välttämättä halua vakuuttua. Useimmiten hän ei ole innokas ostamaan meiltä, palkkaamaan meitä tai korjaamaan kattoamme. Kuinka saavuttaa omasi?
Muistatko venäläisen sadun "Sammakkoprinsessa"? Siinä Ivan Tsarevitš, polttaen typerästi vaimonsa sammakon nahkaa, lähtee pelastamaan tätä (vaimoaan, ei ihoa) Koshchein kynsistä. Matkalla Ivan tapaa karhun, jäniksen ja ankan. Nälästä ja ympäristökoulutuksen puutteesta Ivan Tsarevitš yrittää ampua heidät kaikki. Ja vastauksena hän kuulee kuuluisan lauseen: "Älä tapa minua, Ivan Tsarevitš, olen silti hyödyllinen sinulle." Tämä lause on kirjeesi pienoiskoossa. Sillä on tavoite - "älä tapa" ja perustelut - "Olen hyödyllinen sinulle." Ja kiinnitä huomiota. Jokaisella eläimellä on todennäköisesti tuhat syytä, miksi niitä ei pitäisi syödä: heillä on perhe, lapset ja yleensä he haluavat elää… Mutta eläimet eivät kerro tästä Ivanille - koska se ei kiinnosta häntä juurikaan. . He sanovat olevansa hyödyllisiä hänelle. Toisin sanoen he vakuuttavat suunnitelman mukaan "Tee se minun tavallani, niin saat tämän ja sen".
Ja miten vakuutamme esimerkiksi asiakkaamme?
Oletetaan, että yrityksemme myy asiakirjanhallintaohjelmistotuotteita. Näiden ohjelmien avulla voit muuntaa asiakkaan paperiarkiston sähköiseen muotoon ja työskennellä sen kanssa tietokoneella ilman ongelmia. Asiasta on varmasti hyötyä – mutta asiakkaat eivät vielä käy markkinoita etsiessään tällaisia ohjelmia. Meidän on tarjottava heille näitä ohjelmia. Istumme alas ja julkaisemme jotain tällaista:
Tarjoamme sinulle ohjelmistotuotteita sähköiseen asiakirjahallintaan. Näiden tuotteiden avulla voit skannata asiakirjoja, ladata ne sähköiseen tietokantaan, indeksoida ja etsiä avainsanoilla, tallentaa dokumenttien muutoshistoriaa ja tarvittaessa tulostaa paperikopioita...
Näkevätkö asiakkaat, että tästä kaikesta on heille hyötyä? Jos he olisivat, he etsisivät jo tällaisia ohjelmia. Mutta jos he eivät näe sitä, kuinka heidät voidaan vakuuttaa? Kuvittele, kuinka monta asiakirjaa luodaan ja lähetetään kaikkialla yrityksessä tänään. Kuinka monta kansiota, kansiota, telinettä, kaappia, huonetta! Kuinka monta kuriiria, varastonhoitajaa, arkistonhoitajaa! Kuinka paljon paperipölyä! Kuinka paljon meteliä löytää paperi vuosi sitten! Mikä päänsärky, jos tämä paperinpala yhtäkkiä katoaa! Siellä voimme "hyödyllistä", siitä kannattaa kirjoittaa.
Tarjoamme sinulle ohjelmistotuotteita sähköiseen asiakirjahallintaan. Näiden tuotteiden avulla yritys pääsee eroon paperityönkulkuun liittyvästä ikuisesta päänsärystä. Sinun ei enää tarvitse vetää ja pudottaa isoja asiakirjakansioita, varata tilaa niiden säilyttämiseen, eikä sinun tarvitse huolehtia paperivuoristasi ennen jokaista palotarkastusta. Sinun ei tarvitse viettää tunteja tai jopa päiviä oikean kirjeen tai muistion etsimiseen…
Aloita ongelmasta tai mahdollisuudesta
Mitä muuta voidaan tehdä, miten muuten loihtia rakastetuilla sanoilla? Katsotaanpa tarkemmin "Tee se minun tavallani, niin saat tämän ja sen" -kaavaamme. Kaava on vaarallinen! Sanomme: "Tee se minun tavallani", ja lukija vastaa: "En halua!", Kääntyy ympäri ja lähtee. Kirjoitamme "Tarjoamme sinulle ohjelmistotuotteita", ja hän ajattelee "en tarvitse sitä" ja heittää kirjeen pois. Kaikki väitteemme eivät pelasta meitä – ne eivät yksinkertaisesti saavuta asiaa. Kuinka olla? Käännä kaava! "Haluatko tämän ja sen? Tee se minun tavallani, niin saat sen!»
Miten tätä voitaisiin mukauttaa ohjelmistotuotteidemme myyntiin? Paperin työnkulku on nykyaikaisen yrityksen päänsärky. Tilavat kansiot asiakirjoineen, hyllyrivit, erillinen huone arkistolle. Jatkuva paperipöly, palotarkastajien ikuiset väitteet, tarkastukset… Minkä tahansa asiakirjan löytäminen on ongelma, ja asiakirjan kadottaminen on kaksinkertainen ongelma, koska sitä ei voi palauttaa. Voit päästä eroon tästä päänsärystä – vaihda vain sähköiseen asiakirjahallintaan. Koko arkisto sijoitetaan yhdelle levyryhmälle. Kaikki asiakirjat löytyvät muutamassa sekunnissa. Automaattinen varmuuskopiointi suojaa asiakirjojen katoamiselta... Nyt ostaja näkee heti kirjeestä, mikä häntä huolestuttaa ja lukee mielenkiinnolla eteenpäin. Joten venäläisten satujen oppitunti auttaa meitä myymään tavaroita.
Tämä tekniikka sopii kuitenkin kaikille vakuuttaville kirjeille. Otetaan esimerkiksi saatekirje – se, jolla lähetämme ansioluettelon mahdolliselle työnantajalle. Ja voit aloittaa sen näin:
Avoinna oleva venäläisten yritysten pankkituotepäällikön virka herätti heti huomioni! Työskentelen tällä hetkellä tuotantoyhtiössä, jossa olen vastuussa rahoituksesta ja kehityksestä. Kuitenkin yli 4 vuotta työskentelin johtavassa asemassa pankkialalla…
Mutta onko varmaa, että vastaanottaja on kiinnostunut? Näkyykö täältä, että "olemme silti hyödyllisiä hänelle"? Kirjeen alussa on parempi näyttää selkeämmin, miten työnantaja hyötyy:
Ehdotan CJSC SuperInvestille ehdokkuuttani venäläisten yritysten pankkituotteiden johtajan virkaan. Olen valmis tarjoamaan yritykselle pankkialan kokemukseni, venäläisten yritysten rahoitustarpeiden tuntemuksen sekä laajan asiakaskunnan. Olen varma, että tämän avulla voin varmistaa CJSC SuperInvestin yritysmyynnin tasaisen kasvun myös kriisiaikoina…
Ja tässä se osoittautuu sekä vakuuttavammaksi että houkuttelevammaksi. Ja tässä periaate "Haluatko tämän ja sen? Tee se minun tavallani, niin saat sen!» toimii. Jää vain käyttää sitä!