Sisällys
Excel-dokumentin parissa työskennellessä on usein välttämätöntä, että useat ihmiset muodostavat yhteyden siihen kerralla. Ja hyvin usein niiden lukumäärä voidaan laskea useisiin kymmeniin. Siksi yhteistyökysymys ei rajoitu vain ihmisten yhdistämiseen, koska he voivat usein tehdä ristiriitaisia muutoksia, joiden on opittava muokkaamaan nopeasti ja tehokkaasti.
Kuka voi tehdä sen? Henkilö, jolla on pääkäyttäjän asema. Sanalla sanoen, mitä on tehtävä, jotta yhteinen työ asiakirjan kanssa ei vain mahdollista, vaan myös tehokasta?
Jaetun tiedoston kanssa työskentelyllä Excelissä on omat ominaisuutensa. Joten jotkut toiminnot eivät ole käyttäjien käytettävissä:
- Taulukoiden luominen.
- Skenaarioiden hallinta, mukaan lukien niiden katseleminen.
- Arkkien poistaminen.
- Käyttäjillä ei ole mahdollisuutta yhdistää useita soluja tai päinvastoin jakaa aiemmin yhdistettyjä soluja.
- Kaikki toiminnot XML-datan kanssa.
Miten nämä rajoitukset voidaan kiertää? Sinun tarvitsee vain poistaa yleinen käyttöoikeus ja palauttaa se tarvittaessa.
Tässä on toinen laskentataulukko, jossa on tehtäviä, jotka saattavat olla mahdollisia tai eivät, jos työskentelet useiden ihmisten kanssa samalla laskentataulukolla.
Ensin sinun on ymmärrettävä, mikä tiedosto on annettava useiden henkilöiden muokattavaksi kerralla. Se voi olla joko uusi tai olemassa oleva tiedosto.
Asetukset
Kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä tiedoston jakamiseen Excelissä, on Kirjan jakaminen -osiossa, joka löytyy Tarkista-välilehdeltä.
Näkyviin tulee ikkuna, jossa on kaksi välilehteä. Olemme kiinnostuneita ensimmäisestä, joka avautuu automaattisesti. Meidän on valittava kuvakaappauksessa punaisella suorakulmiolla merkityn kohteen vieressä oleva valintaruutu. Sen avulla annamme useille käyttäjille mahdollisuuden hallita asiakirjaa.
Kun olemme avanneet muokkausoikeudet, meidän on määritettävä se. Voit tehdä tämän avaamalla toisen välilehden.
Parametrien syöttämisen jälkeen vahvistamme toimintamme. Voit tehdä tämän napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella "OK" -painiketta. Jakaminen voi olla avointa mille tahansa kirjalle, sekä uusille että olemassa oleville. Ensimmäisessä tapauksessa sinun on keksittävä hänelle nimi.
Tämän jälkeen sinun on tallennettava tiedosto tietokoneellesi.
Tärkeää! Muodon tulee olla sellainen, että jokainen käyttäjä voi avata tiedoston omalla laskentataulukkoversiollaan.
Sinun on tallennettava tiedosto verkkoosaan tai kansioon, jolla on pääsy tiedostoa käyttäville osallistujille. Kun hakemisto on valittu, meidän on vain napsautettava "Tallenna" -painiketta.
Jaetun tiedoston tallentamiseen ei kuitenkaan saa käyttää verkkopalvelinta.
Kun olet suorittanut kaikki yllä kuvatut toiminnot, sinun on tarkistettava, onko mahdollista yhdistää muita ihmisiä. Voit tehdä tämän avaamalla "Data"-välilehden ja etsimällä "Yhteydet"-kohdan suoraan sen alta. Jos napsautat sitä, voit muuttaa linkkejä tai linkkejä. Jos vastaavaa painiketta ei ole, liitettyjä tiedostoja ei ole.
Seuraavaksi avautuu ”Status”-välilehti, jonka avulla on mahdollista tarkistaa kytkennät. Se, että kaikki on hyvin, voidaan tunnistaa "OK"-painikkeen läsnäolosta.
Excelin avulla voit myös avata jaetun työkirjan. Voit tehdä tämän napsauttamalla Office-painiketta. Kun ponnahdusikkuna tulee näkyviin, meidän on valittava "Avaa"-kohta ja valittava kirja, jota käytetään jakamiseen. Napsauta sen jälkeen uudelleen Office-painiketta ja avaa "Excel-asetukset" -ikkuna, joka löytyy alareunasta.
Näyttöön tulevan ikkunan vasemmalla puolella voit valita asetusluokan, mutta olemme kiinnostuneita ensimmäisestä, joka sisältää yleisimmät parametrit.
Siirry seuraavaksi "Henkilökohtainen asetus" -kohtaan, jossa sinun on määritettävä tiedot, joiden avulla voit suodattaa käyttäjiä - käyttäjänimi, lempinimi.
Näiden toimintojen suorittamisen jälkeen on mahdollista muokata asiakirjan tietoja tai lisätä tietoja. Älä unohda tallentaa tekemäsi muutokset niiden tekemisen jälkeen.
Tämä voi joskus aiheuttaa ongelmia tallennuksen aikana. Esimerkiksi jakaminen on käytettävissä vain ensimmäisellä avauksella, ja kun yrität avata asiakirjan toisen kerran, ohjelma antaa virheilmoituksen. Tämä voi tapahtua seuraavista syistä:
- Jos useat osallistujat syöttävät tiedot kerralla samaan soluun. Tai jokin muu osa.
- Muutoslokin luominen, joka kasvattaa työkirjan kokoa. Tämä johtaa ongelmiin.
- Käyttäjä on poistettu jakamisesta. Tässä tapauksessa muutosten tallentaminen ei toimi vain hänen tietokoneessaan.
- Verkkoresurssi on ylikuormitettu.
Voit korjata ongelman suorittamalla seuraavat vaiheet:
- Poista muutosloki tai poista siitä ylimääräiset tiedot.
- Poista tarpeettomat tiedot itse asiakirjasta.
- Aloita jakaminen uudelleen.
- Avaa Excel-dokumentti toisessa Office-editorissa ja tallenna se sitten uudelleen xls-muodossa.
Totta, uusimmissa versioissa tätä virhettä ei tapahdu niin usein kuin vanhemmissa.
Kuinka tarkastella jäsenten toimintaa
Yhteisen työn aikana sinun on seurattava jatkuvasti, jotta yksi osallistujista ei pilaa jotain. Siksi sinun on opittava ymmärtämään, mitä toimia yksi heistä on tehnyt. Voit tehdä tämän suorittamalla seuraavat vaiheet.
- Siirry "Tarkistus" -välilehteen ja etsi sieltä kohta "Korjaukset". Valitse valikosta kohta "Valitse korjaukset".
6 - Seuraavaksi avautuu ikkuna, josta näet, mitä muutoksia käyttäjät ovat tehneet. Tämä luettelo luodaan automaattisesti. Voit varmistaa, että näin on, katsomalla valintaruutua vastaavan kohteen vieressä tässä valintaikkunassa.
7 Tässä tapauksessa vain ne muutokset, jotka on tehty viimeisen tallennuksen jälkeen, näkyvät vasemmassa yläkulmassa olevassa luettelossa. Tämä on tehty mukavuuden vuoksi, voit aina nähdä aikaisemmat muokkaukset lehdessä.
- Jokaiselle osallistujalle on määritetty tietty väri, jonka avulla voit ymmärtää, kuka on tehnyt muutokset. Tarrat ovat vasemmassa yläkulmassa. Voit myös määrittää muutosten seurannan ajan, tietyn käyttäjän tai tietyn alueen mukaan sekä poistaa niiden näytön käytöstä.
8 - Kun viet hiiren sellaisen solun päälle, jossa on tällainen merkki, näkyviin tulee pieni lohko, josta näet, kuka on tehnyt muutokset.
9 - Jos haluat tehdä muutoksia korjausten näyttämisen sääntöihin, sinun on palattava asetusikkunaan ja etsittävä sitten "Ajan mukaan" -kenttä, jossa voit asettaa aloituspisteen muutosten tarkastelulle. Eli aika, josta alkaen korjaukset näkyvät. Voit määrittää ajanjakson viimeisestä tallennuksesta, näyttää kaikki muutokset koko ajan, yksinomaan katsomatta, tai määrittää päivämäärän, josta alkaen ne näkyvät.
10 - Voit myös hallita vain tietyn jäsenen tekemien korjausten näyttöä.
11 - Vastaavan kentän avulla voit määrittää arkin alueen, jolle komennon toiminnot kirjataan.
Voit myös tehdä muita muutoksia valitsemalla asianmukaiset valintaruudut oikeissa paikoissa.
Muutosluettelo ei ole kuollutta painoa. Pääkäyttäjä voi tarkastella muiden osallistujien muokkauksia, vahvistaa tai hylätä ne. Kuinka tehdä se?
- Siirry Arvostelu-välilehdelle. Siellä on "Korjaukset"-valikko, jossa käyttäjä voi hallita korjauksia. Ponnahdusikkunassa sinun on valittava vaihtoehto "Hyväksy / hylkää korjaukset", jonka jälkeen näkyviin tulee ikkuna, jossa korjaukset näkyvät.
13 14 - Muokkausten valinta voidaan tehdä samoilla kriteereillä kuin aiemmin on kuvattu: ajan mukaan, tietyn käyttäjän toimesta tai tietyn alueen sisällä. Kun olet asettanut tarvittavat parametrit, paina OK-painiketta.
- Seuraavaksi kaikki säädöt, jotka täyttävät edellisessä vaiheessa asetetut ehdot, näytetään. Voit hyväksyä tietyn muokkauksen tai hylätä sen napsauttamalla asianmukaista painiketta ikkunan alaosassa. On myös mahdollista hyväksyä tai hylätä säädöt erässä.
15
Nyt tarvittavat säädöt on jätetty ja ylimääräiset on poistettu.
Kuinka poistaa käyttäjä excel-tiedostosta
Ajoittain on tarpeen poistaa käyttäjiä yhteiskirjoittamisesta. Syitä voi olla valtava määrä: heille annettiin toinen tehtävä, osallistuja alkoi tehdä muokkauksia toiselta tietokoneelta ja niin edelleen. Tämän tehtävän toteuttaminen Excelissä ei ole ollenkaan vaikeaa.
Avaa ensin "Arvioi"-välilehti. Siellä on ryhmä "Muutokset", jossa on vaihtoehto "Pääsy kirjaan".
Sen jälkeen näytölle tulee sama ikkuna, jonka näimme aiemmin. Muokkaa-välilehdellä on luettelo kaikista henkilöistä, jotka voivat tehdä muutoksia taulukkoon. Poistaaksesi käyttäjän, jota emme tällä hetkellä tarvitse, sinun on löydettävä se tästä luettelosta, valittava se painamalla hiiren vasenta painiketta ja napsauta "Poista" -painiketta, joka sijaitsee alla.
Seuraavaksi Excel varoittaa käyttäjää, että tämän osallistujan tekemiä korjauksia ei välttämättä tallenneta, jos hän tekee parhaillaan muutoksia työkirjaan. Jos hyväksyt, napsauta "OK", niin käyttäjää ei enää jaeta.
Paras tapa rajoittaa jaetun pääkirjan käyttöä on poistaa käyttäjä. Jos tämä ei sovi, voit määrittää tietyn osallistujan kirjan katselu- tai muokkausoikeuden.
Tästä huolimatta on tärkeää muistaa, että jakamiseen sisältyy oletusarvoisesti joitain rajoituksia. Ne on kuvattu edellä. Muistakaamme ne, sillä toisto on oppimisen äiti.
- On kiellettyä luoda älykkäitä taulukoita, jotka päivittävät automaattisesti tietoja ja sisältävät monia muita ominaisuuksia.
- Et voi hallita skriptejä.
- Arkkien poistamiselle, solujen yhdistämiselle tai irrottamiseksi on sisäänrakennettu rajoitus.
- Suorita kaikki toiminnot XML-tiedoilla. Yksinkertaisesti sanottuna suuren tietomäärän jäsentämiselle, mukaan lukien niiden taulukoiden muokkaamiselle, on rajoituksia. XML on yksi epäselvimmistä tiedostotyypeistä aloittelijoille, mutta se on todella yksinkertainen. Tämän tyyppisellä tiedostolla voit siirtää tietoja tekemällä erämuutoksia asiakirjaan.
Yksinkertaisesti sanottuna yhteismuokkaus mahdollistaa vakiotoimintojen suorittamisen dokumentille, mutta ammattimaisemmat vaihtoehdot ovat käytettävissä vain yhdelle henkilölle. Tämä johtuu siitä, että samoja makroja tai XML-erämuutoksia on jonkin verran vaikeampi palauttaa.
Jakamisen poistaminen käytöstä ja sen ottaminen uudelleen käyttöön on toinen tapa rajoittaa Excel-käyttäjien tekemistä. Voit tehdä tarvittavat muutokset itse ja evätä näin tilapäisesti muilta mahdollisuuden muokata jotain.
Voit tehdä tämän noudattamalla näitä ohjeita.
- Avaa "Tarkistus"-välilehti, siirry "Korjaukset"-kohtaan ja valitse "Korosta versiot" -kohta ponnahdusvalikosta.
- Sen jälkeen näkyviin tulee ikkuna, jossa sinun on poistettava valinnat kohteiden "Käyttäjä" ja "Aluilla" vieressä.
- Sen jälkeen näkyviin tulee muutosloki, joka on tarpeen tietojen varmuuskopiointiin.
Tämän jälkeen voit poistaa jakamisen käytöstä. Voit tehdä tämän valitsemalla nauhan samasta välilehdestä kohdan "Pääsy kirjaan" ja poistamalla valintaruudun "Salli useiden käyttäjien muokata tiedostoa".
Siinä kaikki, nyt jakaminen on poistettu käytöstä.
Yhteismuokkauksen määrittäminen Excelissä on siis melko helppoa. Tietenkin on joitain rajoituksia, jotka eivät salli asiakirjan täysimääräistä käyttöä. Mutta ne ratkeavat yksinkertaisesti, riittää, että kytket jakamisen pois päältä hetkeksi ja käynnistät sen sitten, kun tarvittavat muutokset on tehty.