Muistiinpanot Excelissä – kuinka luodaan, tarkastellaan, muokataan, poistetaan ja lisätään kuvia

Monet aloittelevat Excelin käyttäjät tuntevat ongelman, että suuren tietomäärän sijoittaminen soluihin on erittäin hankalaa, ei ole enää minnekään jättää muistiinpanoa itsellesi tulevaisuudessa. Itse asiassa tämän tekeminen loukkaamatta taulukon yleistä ulkonäköä on melko yksinkertaista. Sitä varten muistiinpanot ovat.

Työskentely muistiinpanojen kanssa

Huomautukset ovat lisäohjeita valituille soluille. Useimmiten ne ovat tekstimuotoisia ja sisältävät yhden taulukon kirjoittajan erityisen kommentin. Tekstin lisäksi voit lisätä näkyviin tulevaan kenttään kuvan. Kuitenkin, jotta voit liittää halutun kommentin tai kuvan soluun, sinun on opittava luomaan yksinkertaisia ​​tekstimerkkejä, katsomaan ja muokkaamaan niitä.. Tämän jälkeen voit siirtyä lisäasetuksiin.

Luominen

Muistiinpanojen luontiprosessi on melko yksinkertainen ja koostuu useista vaiheista:

1. Valitse solu taulukosta hiirellä. Napsauta sitä hiiren oikealla painikkeella.
2. Valitse näkyviin tulevasta kontekstivalikosta "Lisää muistiinpano" -toiminto.

3. Sen jälkeen vapaa kenttä avautuu valitun solun kylkeen. Ylärivillä on oletuskäyttäjätunnus.

Voit kirjoittaa mitä tahansa tekstitietoja vapaaseen kenttään. Jos haluat piilottaa kommentin, napsauta hiiren kakkospainikkeella solua ja valitse "Piilota kommentti" -toiminto. Sen jälkeen se on luettavissa punaisen kulman osoittamasta linkistä.

Arvostelu

Voit tarkastella eri solujen kommentteja viemällä hiiren osoittimen kunkin solun päälle. Tämän jälkeen huomautuksen sisältävä teksti ponnahtaa automaattisesti esiin. Jos haluat poistaa kommenttikentän, sinun on siirrettävä kohdistin toiseen paikkaan.

Asiantunteva neuvo! Jos taulukko on suuri ja siinä on paljon eri soluihin sidottuja muistiinpanoja, voit vaihtaa niiden välillä "Arvioi"-välilehden kautta. Tätä varten painikkeet "Edellinen" ja "Seuraava" on tarkoitettu.

Muokkaaminen

Melko usein on tilanteita, joissa on tarpeen muuttaa ikkunan sisältöä lisäkommentteja varten. Voit tehdä tämän noudattamalla muutamia vaiheita:

1. Napsauta ensin hiiren oikealla painikkeella solua, jossa on piilotettu teksti.
2. Valitse näkyviin tulevasta luettelosta "Muokkaa huomautusta" -toiminto.
3. Aukeaa ikkuna, jonka kautta voit muokata tekstiä, lisätä siihen kuvia, suurentaa tai pienentää kommenttikenttää.

Voit viimeistellä asetuksen napsauttamalla mitä tahansa taulukon kohtaa kentän ulkopuolella saadaksesi lisätekstiä.

Toinen vaihtoehto solujen kommenttien muokkaamiseen on Tarkista-välilehti. Täältä sinun on löydettävä työkalut muistiinpanoja varten ja napsautettava "Muokkaa" -painiketta.

Kuvan lisääminen

Yksi Excelin muistiinpanojen mielenkiintoisista ominaisuuksista on kuvien lisääminen, jotka tulevat näkyviin, kun viet hiiren valittujen solujen päälle. Jotta voit lisätä kuvan, sinun on suoritettava useita toimintoja:

1. Aluksi sinun on lisättävä ylimääräinen allekirjoitus valittuun soluun.
2. Siirry muistiinpanojen muokkausprosessiin, ohjaa hiiren osoitin johonkin solun reunaan. On tärkeää ohjata se paikkaan, jossa näkyy kuvake, jossa on neljä nuolta, jotka eroavat eri suuntiin.
3. Sinun on napsautettava tätä kuvaketta hiiren kakkospainikkeella ja valittava näkyviin tulevasta valikosta "Huomautuksen muoto" -toiminto.
4. Tietojen muokkausikkunan pitäisi ilmestyä käyttäjän eteen. Sinun pitäisi löytää "Värit ja viivat" -välilehti ja vaihtaa siihen.
5. Napsauta "Väri" -nimistä pudotusvalikkoa, valitse näkyviin tulevan luettelon alalaidasta "Täyttömenetelmät" -toiminto.
6. Uuden ikkunan pitäisi ilmestyä, jossa sinun on siirryttävä "Piirustus" -välilehteen. Napsauta tämän välilehden sisällä samannimistä painiketta.
7. Näkyviin tulee "Lisää kuvat" -ikkuna, jossa sinun on valittava yksi kolmesta vaihtoehdosta: lataa kuva OneDrivesta, etsi kuva Bingillä, lataa kuva tietokoneelta. Helpoin tapa on ladata tiedosto tietokoneelta, jossa asiakirja sijaitsee.

8. Kun kuva on valittu, se vaihtaa automaattisesti edelliseen ikkunaan, jossa valittu kuva näytetään. Täällä sinun on valittava valintaruutu toiminnon "Säilytä kuvan mittasuhteet" vieressä.
9. Kun olet napsauttanut "OK" -painiketta, ensimmäinen muistiinpanon muotoiluikkuna avautuu. Tässä vaiheessa sinun on sidottava kuvan sisältävä muistiinpano alun perin valittuun soluun. Voit tehdä tämän siirtymällä "Suojaus"-välilehteen, poistamalla valinta "Suojattu objekti" -kohdan vieressä olevasta ruudusta.
10. Seuraavaksi sinun on siirryttävä "Ominaisuudet" -välilehteen ja valittava kohteen vieressä oleva ruutu, jos haluat siirtää ja muuttaa kohteita yhdessä solujen kanssa. Napsauta "OK"-painiketta.

Kuvan suurentamiseksi on tarpeen venyttää yleistä nuottikenttää eri suuntiin.

Muistiinpanon poistaminen

Lisätyn allekirjoituksen poistaminen on helpompaa kuin uuden asentaminen tai sen muokkaaminen. Voit tehdä tämän napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella solua, jossa on lisäkuvaus. Aktivoi ponnahdusvalikosta "Poista muistiinpano" -komento.

Toinen tapa poistaa lisätarra valitusta solusta on "Tarkista"-toiminto. Ennen kuin valitset tämän vaihtoehdon, sinun on merkittävä solu hiirellä. Napsauta lopuksi Poista lisätiedot -painiketta.

Kuinka allekirjoittaa muistiinpano Excelissä

Jos samaan jaettuun Excel-dokumenttiin kaikki lisämuokkaukset solujen yli ovat eri käyttäjien kirjoittamia ilman yksittäisiä allekirjoituksia, on erittäin vaikea löytää tiettyjen merkintöjen kirjoittaja. Muistiinpanon kuvateksti mahdollistaa tietojen järjestämisen. Jotta voit jättää sen tietyn muokkauksen yläpuolelle soluun, sinun on suoritettava useita toimintoja:

1. Valitse jokin päävalikon kohdista "Tiedosto".
2. Mene asetuksiin".
3. Siirry "Yleiset"-välilehdelle.

4. Sivun alareunaan ilmestyy ilmainen kenttä, johon sinun on kirjoitettava soluun kommentin jättäneen käyttäjän nimi.

Kuinka löytää muistiinpano Excelissä

Jos asiakirja on erittäin suuri, voi olla tilanne, jossa sinun on löydettävä nopeasti tietty kommentti. Tehdä mahdolliseksi. Ohjeet tarvittavan kuvauksen tai etiketin löytämiseen:

1. Siirry "Koti"-välilehdelle.
2. Siirry "Etsi ja valitse" -osioon.
3. Napsauta "Asetukset" -painiketta.
4. Etsi vaihtoehto valita "Haun laajuus".
5. Aseta arvoksi Huomautus.
6. Napsauta "Etsi kaikki" -painiketta.

Tämän jälkeen käyttäjän eteen ilmestyy lista asetetun parametrin mukaisista soluista.

Muistiinpanon näyttäminen ja piilottaminen

Voit halutessasi piilottaa muistiinpanot kokonaan, jotta ne eivät tule näkyviin pääasiakirjaa luettaessa, tai poistaa piilotustoiminnon käytöstä, jos se oli aiemmin aktivoitu. Voit tehdä tämän suorittamalla muutaman yksinkertaisen vaiheen:

1. Siirry "Tiedosto"-välilehden yleisiin asetuksiin, sitten "Asetukset" -kohtaan ja siirry "Lisäasetukset"-osioon.
2. Etsi "Näyttö"-osio.
3. Valitse "Huomautukset ja ilmaisimet" -toiminnon vieressä oleva valintaruutu.
4. Napsauta "OK"-painiketta. Sen jälkeen piilotetut muistiinpanot näkyvät aina. Jos haluat piilottaa ne kokonaan, sinun on valittava "Ei muistiinpanoja, ei ilmaisimia" -toiminnon vieressä oleva valintaruutu.

Asiantunteva neuvo! Excelillä on mahdollisuus näyttää vain yksittäiset kommentit. Ota tämä ominaisuus käyttöön napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella solua, jossa on lisäkuvaus, ja napsauta "Näytä huomautukset" -painiketta. Joten ne näkyvät pysyvästi vain valituissa soluissa. Saman kontekstivalikon kautta voit piilottaa lyhyen kuvauksen kokonaan vaadittuihin paikkoihin.

Muistiinpanon kopioiminen muihin soluihin

Jos muistiinpano on jo luotu, voit kopioida sen toiseen soluun, jotta tekstiä ei kirjoiteta uudelleen. Voit tehdä tämän noudattamalla yksinkertaista ohjetta:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella valitaksesi solun asiakirjasta, johon lyhyt kuvaus tai muutos on liitetty.
2. Valitse ponnahdusvalikosta Kopioi-toiminto.
3. Etsi solu, johon haluat sitoa kopioidun muistiinpanon, valitse se napsauttamalla hiiren vasenta painiketta.
4. Siirry "Koti"-välilehteen, valitse "Leikepöytä" ja napsauta "Liitä" -painiketta.
5. Lista komennoista tulee näkyviin käyttäjän eteen. Kiinnostava kohde on "Liitä erikois". Kun olet napsauttanut sitä, erillinen asetusikkuna avautuu, jossa sinun on valittava muistiinpanojen vieressä oleva valintaruutu. Muutokset on tallennettava napsauttamalla "OK".

Kuinka tulostaa muistiinpanoarkki

Jos et tee tiettyjä säätöjä, oletusarvoisesti Excel-asiakirjat tulostetaan ilman huomautuksia. Jotta voit lisätä ne tulosteeseen, sinun on määritettävä ohjelma:

1. Siirry "Sivun asettelu" -osioon.
2. Siirry "Sivun asetukset" -välilehteen ja napsauta sitten "Tulosta otsikot".

3. Ikkuna yksittäisistä tulostettavista kohteista avautuu. Vastapäätä sanaa "Huomautukset" voit lisätä ne tulosteeseen tai jättää tämän toiminnon perutuksi.

Asiantunteva neuvo! Kun lisäät muistiinpanoja tulostukseen, on kaksi vaihtoehtoa näyttää ne tulostetussa asiakirjassa. Jos valitset "Arkin lopussa" - ne näkyvät sivun alareunassa. Voit valita vaihtoehdon ”As on a sheet” – muistiinpanot tulostetaan sellaisina kuin ne näkyvät asiakirjan sähköisessä versiossa.

Käyttäjätunnuksen muuttaminen muistiinpanoja luotaessa

Kun työskentelet Excelissä jakamisen ollessa käytössä, kun luot muistiinpanoja, niille ei anneta ne jättäneen käyttäjän nimeä. Jos haluat vaihtaa sen omaksi lempinimeksi, sinun on noudatettava muutamia vaiheita:

1. Napsauta vasemmassa yläkulmassa "Tiedosto" -välilehteä.
2. Siirry kohtaan "Asetukset", "Yleiset".
3. Valitse "Käyttäjänimi" näkyviin tulevasta valikosta.
4. Käyttäjän eteen avautuu vapaa kenttä, johon on tarpeen kirjoittaa haluttu nimi.

Esimerkkejä muistiinpanojen käytöstä Excelissä

Ymmärtääksesi, kuinka hyödyllisiä solujen lisäkommentit voivat olla Excel-laskentataulukossa, on suositeltavaa harkita muutamia käytännön esimerkkejä muiden käyttäjien kokemuksista:

1. Kun yhden yrityksen työntekijöillä on yhteinen työkanta kirjattu Excel-dokumenttiin, samalla sivulla vuorossa työskentelevät kollegat voivat jättää kommentteja vuorotyöntekijöinä, antaa ohjeita, vaihtaa tiettyjä tietoja.
2. Valokuvien sijoittelu – jos taulukossa on tietoja tietyistä henkilöistä, kuvia mistä tahansa tavaroista, jos kyseessä on niiden säilytys, myynti.

3. Selitykset kaavoille, jotka yksinkertaistavat lisälaskelmia, laskelmia.

Jos jätät kommentit oikein – jotta ne ilmestyvät oikeaan aikaan eivätkä häiritse muiden käyttäjien työtä, voit merkittävästi lisätä Excelin taulukoihin liittyvän työn tuottavuutta.

Video-opetusohjelma muistiinpanoista Excelissä

Yllä olevat ohjeet auttavat sinua ymmärtämään Excel-laskentataulukon solujen kommenttien luomisen, muokkaamisen, katselun ja lisäasetusten perusteet. Jos kuitenkin kohtaat vaikeuksia, vaikeuksia tietyissä muistiinpanoihin liittyvissä toimissa, on suositeltavaa katsoa koulutusvideot. Ne sisältävät vaiheittaiset ohjeet erilaisten toimintojen suorittamiseen solukommenttien kanssa.

Yhteenveto

Eri solujen kommenttien luominen, muokkaaminen ja katseleminen Excelissä ei ole niin vaikeaa kuin miltä ensi silmäyksellä näyttää. Tällaisten taitojen omaaminen on hyödyllistä paitsi ihmisille, jotka työskentelevät suurissa organisaatioissa, seuraavat jotain taulukoiden avulla, myös yksittäisille käyttäjille, jotka työskentelevät Excelissä itselleen. Emme saa unohtaa, että huomautuskenttään voit lisätä tekstin lisäksi myös kuvia, mikä lisää huomattavasti niiden hyödyllisyyttä työssä.