Sisällys
Kun haluat löytää yhden tai useamman rivin suuresta taulukosta, joudut viettämään paljon aikaa taulukon selaamiseen ja oikeiden solujen etsimiseen silmilläsi. Sisäänrakennettu Microsoft Excel -suodatin helpottaa tietojen etsimistä useiden solujen välillä. Selvitetään, kuinka automaattinen suodatin otetaan käyttöön ja poistetaan käytöstä, ja analysoidaan sen käyttäjille tarjoamia mahdollisuuksia.
Kuinka ottaa AutoFilter käyttöön Excelissä
Tämän vaihtoehdon käytön aloittamiseen on useita tapoja. Analysoidaan jokainen niistä selkeästi. Suodattimen käyttöönoton seurauksena taulukon otsikon jokaisen solun viereen tulee neliön muotoinen painike, jossa on nuoli.
- Etusivu-välilehti sisältää useita osioita. Niiden joukossa - "Muokkaus", ja sinun on kiinnitettävä siihen huomiota.
- Valitse solu, jolle suodatin asetetaan, ja napsauta sitten "Lajittele ja suodata" -painiketta tässä osiossa.
- Pieni valikko avautuu, jossa sinun on valittava "Suodata"-kohta.
- Toinen menetelmä vaatii toisen välilehden Microsoft Excel -valikossa - sitä kutsutaan nimellä "Data". Siinä on erillinen osa lajittelua ja suodattimia varten.
- Napsauta jälleen haluamaasi solua, avaa "Data" ja napsauta "Suodata" -painiketta, jossa on suppilon kuva.
Tärkeää! Voit käyttää suodatinta vain, jos taulukossa on otsikko. Suodattimen asettaminen taulukkoon ilman otsikoita johtaa tietojen katoamiseen yläriviltä – ne katoavat näkyvistä.
Suodattimen määrittäminen taulukkotietojen mukaan
Suodatinta käytetään usein suurissa pöydissä. Sitä tarvitaan, jotta voit tarkastella nopeasti yhden luokan rivejä, erottaa ne väliaikaisesti muista tiedoista.
- Voit suodattaa tietoja vain saraketietojen mukaan. Avaa valikko napsauttamalla nuolta valitun sarakkeen otsikossa. Näkyviin tulee luettelo vaihtoehdoista, joiden avulla voit lajitella tiedot.
- Aluksi kokeillaan yksinkertaisinta asiaa – poista muutama valintamerkki ja jätä vain yksi.
- Tämän seurauksena taulukko koostuu vain riveistä, jotka sisältävät valitun arvon.
- Nuolen viereen tulee suppilokuvake, joka osoittaa, että suodatin on käytössä.
Lajittelu tapahtuu myös teksti- tai numerosuodattimilla. Ohjelma jättää arkille rivejä, jotka täyttävät asetetut vaatimukset. Esimerkiksi tekstisuodatin "yhtä" erottaa taulukon rivit määritetyllä sanalla, "ei yhtä suuri" toimii päinvastoin – jos määrität sanan asetuksissa, sen kanssa ei tule rivejä. On olemassa tekstisuodattimia, jotka perustuvat alku- tai loppukirjaimeen.
Numerot voidaan lajitella suodattimilla "suurempi tai yhtä suuri", "pienempi tai yhtä suuri", "välillä". Ohjelma pystyy korostamaan 10 ensimmäistä numeroa, valitsemaan tiedot keskiarvon ylä- tai alapuolella. Täydellinen luettelo teksti- ja numerotietojen suodattimista:
Jos solut ovat varjostettuja ja värikoodi on asetettu, avautuu mahdollisuus lajitella värin mukaan. Valitun värin solut siirtyvät ylös. Suodattamalla värin mukaan voit jättää näytölle rivejä, joiden solut on väritetty luettelosta valitulla sävyllä.
Tärkeää! Erikseen on syytä huomata "Lajittele ja suodata" -osiossa oleva "Lisäasetukset ..." -toiminto. Se on suunniteltu laajentamaan suodatusominaisuuksia. Edistyneen suodattimen avulla voit asettaa ehdot manuaalisesti funktiona.
Suodatintoiminto nollataan kahdella tavalla. Helpoin tapa on käyttää "Kumoa"-toimintoa tai painaa näppäinyhdistelmää "Ctrl + Z". Toinen tapa on avata Data-välilehti, etsiä "Lajittele ja suodata" -osio ja napsauta "Tyhjennä" -painiketta.
Mukautettu suodatin: Mukauta ehtojen mukaan
Taulukon tietojen suodatus voidaan konfiguroida tietylle käyttäjälle sopivalla tavalla. Tätä varten "Mukautettu suodatin" -vaihtoehto on käytössä automaattisen suodattimen valikossa. Selvitetään kuinka se on hyödyllinen ja miten se eroaa järjestelmän määrittämistä suodatustiloista.
- Avaa jonkin sarakkeen lajitteluvalikko ja valitse "Mukautettu suodatin..." -komponentti teksti-/numerosuodatinvalikosta.
- Asetusikkuna avautuu. Vasemmalla on suodattimen valintakenttä, oikealla tiedot, joiden perusteella lajittelu toimii. Voit suodattaa kahdella ehdolla kerralla – siksi ikkunassa on kaksi paria kenttiä.
- Esimerkiksi valitaan "yhtä"-suodatin molemmille riveille ja asetetaan eri arvot - esimerkiksi 39 toiselle riville ja 79 toiselle.
- Arvoluettelo on luettelossa, joka avautuu nuolen napsautuksen jälkeen ja vastaa sen sarakkeen sisältöä, jossa suodatinvalikko avattiin. Sinun on vaihdettava ehtojen täyttämisen valinta "ja" -asetukseksi "tai", jotta suodatin toimii eikä poista kaikkia taulukon rivejä.
- "OK"-painikkeen painamisen jälkeen taulukko saa uuden ilmeen. On vain niitä rivejä, joissa hinnaksi on asetettu 39 tai 79. Tulos näyttää tältä:
Tarkastellaan tekstisuodattimien toimintaa:
- Voit tehdä tämän avaamalla suodatinvalikon sarakkeessa, jossa on tekstitietoja, ja valitsemalla minkä tahansa tyyppisen suodattimen – esimerkiksi "alkaa ...".
- Esimerkki käyttää yhtä automaattisen suodattimen riviä, mutta voit käyttää kahta.
Valitse arvo ja napsauta "OK"-painiketta.
- Tämän seurauksena näytölle jää kaksi riviä, jotka alkavat valitulla kirjaimella.
Automaattisen suodattimen poistaminen käytöstä Excel-valikon kautta
Jos haluat sammuttaa taulukon suodattimen, sinun on käännyttävä uudelleen työkaluvalikkoon. On kaksi tapaa tehdä tämä.
- Avataan "Data" -välilehti, valikon keskellä on suuri "Suodata"-painike, joka on osa "Lajittele ja suodata" -osiota.
- Jos napsautat tätä painiketta, nuolikuvakkeet katoavat otsikosta, eikä rivejä voi lajitella. Voit ottaa suodattimet takaisin käyttöön tarvittaessa.
Toinen tapa ei vaadi välilehtien läpi liikkumista - haluttu työkalu sijaitsee "Kotisivulla". Avaa oikealla oleva "Lajittele ja suodata" -osio ja napsauta "Suodata" -kohtaa uudelleen.
Neuvoja! Voit määrittää, onko lajittelu päällä vai pois päältä, katsomalla taulukon otsikon lisäksi myös valikkoa. "Suodatin"-kohta on korostettu oranssilla, kun se on päällä.
Yhteenveto
Jos automaattinen suodatin on määritetty oikein, se auttaa sinua löytämään tietoja otsikolla varustetusta taulukosta. Suodattimet toimivat numeeristen ja tekstitietojen kanssa, mikä auttaa käyttäjää yksinkertaistamaan Excel-laskentataulukon käyttöä huomattavasti.