Sisällys
Excelin ominaisuuksien avulla voit suorittaa melkein minkä tahansa monimutkaisia laskelmia kaavojen ja funktioiden ansiosta. Joskus käyttäjät voivat kuitenkin kohdata sen tosiasian, että kaava kieltäytyy toimimasta tai antaa virheen halutun tuloksen sijaan. Tässä artikkelissa tarkastelemme, miksi näin tapahtuu ja mitä toimia ongelman ratkaisemiseksi tulee tehdä.
Sisältö
Ratkaisu 1: Muuta solumuotoa
Hyvin usein Excel kieltäytyy suorittamasta laskelmia, koska on valittu väärä solumuoto.
Jos esimerkiksi tekstimuoto on määritetty, tuloksen sijasta näemme vain itse kaavan pelkkänä tekstinä.
Joissakin tilanteissa, kun väärä muoto on valittu, tulos voidaan laskea, mutta se näytetään täysin eri tavalla kuin haluaisimme.
Ilmeisesti solumuotoa on muutettava, ja tämä tehdään seuraavasti:
- Voit määrittää nykyisen solumuodon (solualueen) valitsemalla sen ja ollessasi välilehdessä "Koti", kiinnitä huomiota työkaluryhmään "Määrä". Tässä on erityinen kenttä, joka näyttää tällä hetkellä käytössä olevan muodon.
- Voit valita luettelosta toisen muodon, joka avautuu, kun napsautamme nykyisen arvon vieressä olevaa alanuolta.
Solun muotoa voidaan muuttaa käyttämällä toista työkalua, jonka avulla voit määrittää lisäasetuksia.
- Kun olet valinnut solun (tai valinnut solualueen), napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja napsauta avautuvassa luettelossa komentoa "Solumuoto". Tai sen sijaan paina valinnan jälkeen yhdistelmää Ctrl + 1.
- Avautuvassa ikkunassa löydämme itsemme välilehdeltä "Määrä". Tässä vasemmalla olevassa luettelossa on kaikki käytettävissä olevat muodot, joista voimme valita. Vasemmalla puolella näkyvät valitun vaihtoehdon asetukset, joita voimme muuttaa harkintamme mukaan. Paina kun olet valmis OK.
- Jotta muutokset näkyisivät taulukossa, aktivoimme muokkaustilan yksitellen kaikille soluille, joissa kaava ei toiminut. Kun olet valinnut halutun elementin, voit jatkaa muokkaamista painamalla -näppäintä F2, kaksoisnapsauttamalla sitä tai napsauttamalla kaavapalkin sisällä. Napsauta sen jälkeen muuttamatta mitään Syötä.
Huomautus: Jos tietoja on liikaa, viimeisen vaiheen manuaalinen suorittaminen kestää kauan. Tässä tapauksessa voit tehdä toisin – käytä täyttömerkki. Mutta tämä toimii vain, jos samaa kaavaa käytetään kaikissa soluissa.
- Suoritamme viimeisen vaiheen vain ylimmälle solulle. Sitten siirretään hiiren osoitin sen oikeaan alakulmaan, heti kun musta plusmerkki ilmestyy, pidä hiiren vasenta painiketta painettuna ja vedä se taulukon loppuun.
- Saamme sarakkeen, jossa on kaavoilla lasketut tulokset.
Ratkaisu 2: sammuta "Näytä kaavat" -tila
Kun näemme itse kaavat tulosten sijaan, tämä voi johtua siitä, että kaavan näyttötila on aktivoitu ja se on kytkettävä pois päältä.
- Vaihda välilehteen "Kaavat". Työkaluryhmässä "Formulariippuvuus" Napsauta painiketta "Näytä kaavat"jos se on aktiivinen.
- Tämän seurauksena solut, joissa on kaavoja, näyttävät nyt laskelmien tulokset. Totta, tämän vuoksi sarakkeiden rajat voivat muuttua, mutta tämä on korjattavissa.
Ratkaisu 3: Aktivoi kaavojen automaattinen uudelleenlaskenta
Joskus voi syntyä tilanne, kun kaava on laskenut jonkin tuloksen, mutta jos päätämme muuttaa arvoa jossakin solussa, johon kaava viittaa, uudelleenlaskentaa ei suoriteta. Tämä on korjattu ohjelmavaihtoehdoissa.
- Siirry valikkoon ”Tiedosto”.
- Valitse osio vasemmalla olevasta luettelosta "Parametrit".
- Siirry avautuvassa ikkunassa alaosioon "Kaavat". Ryhmän ikkunan oikealla puolella "Laskentavaihtoehdot" valitse vaihtoehdon vieressä oleva valintaruutu "automaattisesti"jos toinen vaihtoehto valitaan. Napsauta, kun olet valmis OK.
- Kaikki on valmis, tästä lähtien kaikki kaavan tulokset lasketaan uudelleen automaattisesti.
Ratkaisu 4: kaavan virheiden korjaaminen
Jos kaavassa on virheitä, ohjelma saattaa nähdä sen yksinkertaisena tekstiarvona, joten laskelmia siitä ei tehdä. Esimerkiksi yksi suosituimmista virheistä on merkin eteen asetettu välilyönti "yhtä". Samalla muista, että merkki "=" tulee aina olla ennen kaavaa.
Myös funktiosyntakseissa tehdään melko usein virheitä, koska niiden täyttäminen ei ole aina helppoa, varsinkin kun käytetään useita argumentteja. Siksi suosittelemme käyttämään Toimintovelho lisätäksesi funktion soluun.
Jotta kaava toimisi, sinun tarvitsee vain tarkistaa se huolellisesti ja korjata löydetyt virheet. Meidän tapauksessamme sinun on vain poistettava tila heti alussa, mitä ei tarvita.
Joskus on helpompaa poistaa kaava ja kirjoittaa se uudelleen kuin yrittää etsiä virhettä jo kirjoitetusta kaavasta. Sama koskee funktioita ja niiden argumentteja.
Yleiset virheet
Joissakin tapauksissa, kun käyttäjä teki virheen syöttäessään kaavaa, seuraavat arvot voidaan näyttää solussa:
- #DIV/0! on nollalla jakamisen tulos;
- #N/A – virheellisten arvojen syöttö;
- #MÄÄRÄ! – väärä numeroarvo;
- #ARVO! – funktiossa käytetään väärää argumenttia;
- #TYHJÄ! – väärä alueosoite;
- #LINKKI! – solu, johon kaava viittaa, on poistettu;
- #NIMI? – virheellinen nimi kaavassa.
Jos näemme jonkin yllä olevista virheistä, tarkistamme ensin, ovatko kaikki kaavaan osallistuvien solujen tiedot täytetty oikein. Sitten tarkistamme itse kaavan ja virheiden esiintymisen siinä, mukaan lukien ne, jotka ovat ristiriidassa matematiikan lakien kanssa. Esimerkiksi nollalla jakaminen ei ole sallittua (virhe #DEL/0!).
Tapauksissa, joissa joudut käsittelemään monimutkaisia toimintoja, jotka viittaavat useisiin soluihin, voit käyttää vahvistustyökaluja.
- Merkitsemme virheen sisältävän solun. Välilehdellä "Kaavat" työkaluryhmässä "Formulariippuvuudet" painaa nappia "Laske kaava".
- Avautuvassa ikkunassa näytetään vaiheittaiset tiedot laskennasta. Voit tehdä tämän painamalla -painiketta "Laskea" (jokainen painallus siirtyy seuraavaan vaiheeseen).
- Näin voit seurata jokaista vaihetta, löytää virheen ja korjata sen.
Voit myös käyttää hyödyllisiä työkalu "Virheiden tarkistus", joka sijaitsee samassa korttelissa.
Näyttöön tulee ikkuna, jossa kuvataan virheen syy sekä useita siihen liittyviä toimia, mm. kaavapalkin korjaus.
Yhteenveto
Kaavojen ja funktioiden kanssa työskentely on yksi Excelin pääominaisuuksista ja tietysti yksi ohjelman pääkäyttöalueista. Siksi on erittäin tärkeää tietää, mitä ongelmia kaavojen kanssa työskennellessä voi syntyä ja miten ne voidaan korjata.