Kirjan tai arkin lähettäminen sähköpostitse

Jos joudut usein lähettämään tiettyjä kirjoja tai lehtiä sähköpostitse, sinun olisi pitänyt huomata, että tätä menettelyä ei voi kutsua nopeaksi. Jos teet sen "klassisesti", tarvitset:

  • avaa sähköpostiohjelma (esimerkiksi Outlook)
  • luo uusi viesti
  • kirjoita osoite, aihe ja teksti
  • liitä viestiin tiedosto (älä unohda!)
  • napsauta painiketta Lähetä

Itse asiassa posti voidaan lähettää helposti suoraan Excelistä useilla eri tavoilla. Mennä…

Tapa 1: Upotettu lähetys

Jos sinulla on edelleen vanha kunnon Excel 2003, kaikki on yksinkertaista. Avaa haluamasi kirja/arkki ja valitse valikosta Tiedosto – Lähetä – Viesti (Tiedosto - Lähetä - Sähköpostin vastaanottaja). Näyttöön tulee ikkuna, jossa voit valita yhden kahdesta lähetysvaihtoehdosta:

Ensimmäisessä tapauksessa nykyinen kirja lisätään viestiin liitteenä, toisessa tapauksessa nykyisen arkin sisältö menee suoraan viestitekstiin tekstitaulukkona (ilman kaavoja).

Lisäksi valikko Tiedosto – Lähetä (Tiedosto - Lähetä) on muutamia eksoottisempia toimitusvaihtoehtoja:

 

  • Viesti (tarkistusta varten) (Postin vastaanottaja tarkistettavaksi) – koko työkirja lähetetään ja samalla laitetaan sille muutosseuranta käyttöön eli alkaa olla selkeästi fiksoitua – kuka, milloin ja missä soluissa mitä muutoksia teki. Tämän jälkeen voit näyttää valikossa tehdyt muutokset Palvelu – Korjaukset – Korosta korjauksia (Työkalut — Seuraa muutoksia — Korosta muutokset) tai välilehdellä Kertomus – korjaukset (Tarkista – seuraa muutoksia) Se näyttää tältä:

    Värilliset kehykset merkitsevät asiakirjaan tehdyt muutokset (jokaisella käyttäjällä on eri väri). Kun viet hiiren osoitinta, näkyviin tulee muistiinpanon kaltainen ikkuna, jossa on yksityiskohtainen kuvaus siitä, kuka, mitä ja milloin on muutettu tässä solussa. Se on erittäin kätevä asiakirjojen tarkistamiseen, kun esimerkiksi muokkaat alaisten raporttia tai esimies muokkaa sinun.

  • Reitin varrella (Reitityksen vastaanottaja) – Viesti, johon kirjasi liitetään, kulkee vastaanottajaketjun läpi, joista jokainen välittää sen automaattisesti eteenpäin, kuten viestipamppu. Halutessasi voit asettaa viestin palaamaan sinulle ketjun lopussa. Voit ottaa muutosseurannan käyttöön nähdäksesi jokaisen ketjussa olevan henkilön tekemät muutokset.

Uudessa Excel 2007/2010:ssä tilanne on hieman erilainen. Näissä versioissa, jos haluat lähettää kirjan postitse, sinun on valittava painike Office (toimistopainike) tai välilehti filee (Tiedosto) ja joukkue Lähetä (Lähettää). Seuraavaksi käyttäjälle tarjotaan joukko lähetysvaihtoehtoja:

Huomaa, että uusissa versioissa mahdollisuus lähettää erillinen arkki työkirjasta kirjeen runkoon lisättynä on kadonnut – kuten se oli Excel 2003:ssa ja uudemmissa. Ainoa vaihtoehto on lähettää koko tiedosto. Mutta oli hyödyllinen mahdollisuus lähettää tunnetussa PDF-muodossa ja vähemmän tunnetussa XPS-muodossa (samanlainen kuin PDF, mutta ei vaadi Acrobat Readeria lukeakseen - se avautuu suoraan Internet Explorerissa). Komento lähettää kirja tarkistettavaksi voidaan vetää esiin lisäpainikkeena pikakäyttöpaneelista kautta Tiedosto – Asetukset – Pikatyökalupalkki – Kaikki komennot – Lähetä tarkistettavaksi (Tiedosto — Asetukset — Pikatyökalurivi — Kaikki komennot — Lähetä tarkistettavaksi).

Tapa 2. Yksinkertaiset makrot lähetettäväksi

Makron lähettäminen on paljon helpompaa. Visual Basic Editorin avaaminen valikon kautta Palvelu – Makro – Visual Basic Editor (Työkalut — Makro — Visual Basic Editor), aseta uusi moduuli valikkoon Insert – moduuli ja kopioi näiden kahden makron teksti sinne:

Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Kopioi ActiveWorkbookilla .SendMail Recipients:="[sähköpostin vastaanottajat:=" suojattu]", Subject:="Keappaa tiedosto" .Close SaveChanges:=Väärä loppu, jonka loppuosa

Tämän jälkeen kopioidut makrot voidaan ajaa valikossa Palvelu – Makro – Makrot (Työkalut — Makro — Makrot). Lähetä työkirja lähettää koko nykyisen kirjan määritettyyn osoitteeseen ja SendSheet — Sheet1 liitteenä.

Kun suoritat makron, Excel ottaa yhteyttä Outlookiin, mikä aiheuttaa seuraavan suojausviestin ilmestymisen näytölle:

Odota, kunnes painike Ratkaista aktivoituu ja vahvista lähetyksesi napsauttamalla sitä. Tämän jälkeen automaattisesti luodut viestit sijoitetaan kansioon Lähtevä ja lähetetään vastaanottajille, kun käynnistät Outlookin ensimmäisen kerran, tai jos se on käynnissä, heti.

Menetelmä 3. Universaali makro

Entä jos haluat lähettää nykyisen kirjan, vaan minkä tahansa muun tiedoston? Ja viestin teksti olisi myös mukava asettaa! Edelliset makrot eivät tässä auta, sillä niitä rajoittavat itse Excelin ominaisuudet, mutta voit luoda makron, joka hallitsee Outlookia Excelistä – luo ja täytä uusi viesti-ikkuna ja lähetä se. Makro näyttää tältä:

Sub SendMail() Dim OutApp Objektina Himmeä OutMail Objektina Himmeä solu alueena Application.ScreenUpdating = Väärä Aseta OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'käynnistä Outlook piilotilassa OutApp.Session.Logon On Error GoTo cleanup 'jos ei aloitettu - exit Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'luo uusi viesti Virheessä Jatka seuraavaksi 'täytä viestikentät komennolla OutMail .To = Range("A1").Arvo .Subject = Range("A2"). Arvo .Body = Range("A3").Arvo .Attachments.Add Range("A4").Arvo 'Lähetä voidaan korvata Display-näppäimellä nähdäksesi viestin ennen lähettämistä. .Lähetä End With On Error GoTo 0 Set OutMail = Ei mitään puhdistusta : Aseta OutApp = Ei mitään sovellusta.ScreenUpdating = True End Sub

Viestin osoitteen, aiheen, tekstin ja liitetyn tiedoston polun tulee olla nykyisen arkin soluissa A1:A4.

  • Ryhmäpostitus Excelistä PLEX-apuohjelman avulla
  • Makrot sähköpostin lähettämiseen Excelistä Lotus Notesin kautta, kirjoittanut Dennis Wallentin
  • Mitä makrot ovat, mihin makrokoodi lisätään Visual Basicissa
  • Sähköpostien luominen HYPERLINKKI-toiminnolla

 

Jätä vastaus