Sisällys
Monet pitävät Exceliä taulukkolaskentaohjelmana. Siksi kysymys taulukoiden luomisesta ja niiden kanssa työskentelystä voi tuntua oudolta ensi silmäyksellä. Mutta harvat tietävät, mikä on tärkein ero Excelin ja laskentataulukoiden välillä. Lisäksi tämä Microsoft Office -paketin osa ei aina ole vuorovaikutusta laskentataulukoiden kanssa. Lisäksi Excelin päätehtävänä on eri muodoissa esitettävien tietojen käsittely. Myös taulukkomuodossa.
Tai voi syntyä tilanne, jossa taulukolle on tarpeen valita erillinen alue ja muotoilla se sen mukaan. Yleensä taulukoiden käyttömahdollisuuksia on valtava määrä, joten katsotaanpa niitä tarkemmin.
Älykkäiden pöytien käsite
Excel-taulukon ja älykkään laskentataulukon välillä on edelleen ero. Ensimmäinen on yksinkertaisesti alue, joka sisältää tietyn määrän soluja. Jotkut niistä voivat olla täynnä tiettyjä tietoja, kun taas toiset ovat tyhjiä. Mutta niiden välillä ei ole perustavanlaatuista eroa teknisestä näkökulmasta.
Mutta Excel-laskentataulukko on pohjimmiltaan erilainen käsite. Se ei rajoitu tiettyihin tietoihin, sillä on omat ominaisuutensa, nimi, tietty rakenne ja valtava määrä etuja.
Tästä syystä voit valita Excel-taulukolle erillisen nimen – “Smart Table” tai Smart Table.
Luo älykäs pöytä
Oletetaan, että olemme luoneet tietoalueen myyntitiedoilla.
Se ei ole vielä pöytä. Muuttaaksesi alueen siihen, sinun on valittava se ja etsittävä "Lisää" -välilehti ja sieltä "Taulukko" -painike samannimisestä lohkosta.
Näkyviin tulee pieni ikkuna. Siinä voit säätää solujoukkoa, jonka haluat muuttaa taulukoksi. Lisäksi sinun on määritettävä, että ensimmäinen rivi sisältää sarakeotsikot. Voit myös käyttää pikanäppäintä Ctrl + T tuodaksesi saman valintaikkunan esiin.
Periaatteessa mitään ei tarvitse muuttaa useimmissa tapauksissa. Kun toiminto on vahvistettu painamalla “OK”-painiketta, aiemmin valitusta alueesta tulee välittömästi taulukko.
Ennen kuin asetat sen ominaisuudet suoraan, sinun on ymmärrettävä, kuinka ohjelma itse näkee taulukon. Sen jälkeen moni asia selviää.
Excel-taulukon rakenteen ymmärtäminen
Kaikilla taulukoilla on tietty nimi, joka näkyy erityisellä Suunnittelu-välilehdellä. Se näytetään heti minkä tahansa solun valinnan jälkeen. Oletusarvoisesti nimi on muotoa "Taulukko 1" tai "Taulukko 2" ja vastaavasti.
Jos tarvitset useita taulukoita yhdessä dokumentissa, on suositeltavaa antaa niille sellaiset nimet, jotta voit myöhemmin ymmärtää, mitä tietoja missä on. Jatkossa on paljon helpompaa olla vuorovaikutuksessa heidän kanssaan sekä sinulle että asiakirjaasi katseleville ihmisille.
Lisäksi nimettyjä taulukoita voidaan käyttää Power Queryssä tai useissa muissa apuohjelmissa.
Kutsutaan taulukkoamme "Raportiksi". Nimi näkyy ikkunassa nimeltä nimienhallinta. Avataksesi sen sinun on mentävä seuraavaa polkua pitkin: Kaavat – Määritetyt nimet – Nimien hallinta.
On myös mahdollista syöttää kaava manuaalisesti, josta näet myös taulukon nimen.
Mutta hauskinta on, että Excel pystyy näkemään taulukon samanaikaisesti useissa osissa: kokonaisuudessaan sekä yksittäisinä sarakkeina, otsikoina, summaina. Sitten linkit näyttävät tältä.
Yleensä tällaiset rakenteet on annettu vain tarkempaa suuntaamista varten. Mutta niitä ei tarvitse muistaa. Ne näkyvät automaattisesti työkaluvihjeissä, jotka tulevat näkyviin, kun olet valinnut Taulukko-vaihtoehdon ja sen, kuinka hakasulkeet avataan. Jos haluat lisätä ne, sinun on ensin otettava käyttöön englanninkielinen asettelu.
Haluttu vaihtoehto löytyy Tab-näppäimellä. Älä unohda sulkea kaikkia kaavassa olevia sulkuja. Neliöt eivät ole poikkeus tässä.
Jos haluat summata koko sarakkeen sisällön myyntiin, sinun on kirjoitettava seuraava kaava:
=SUMMA(D2:D8)
Sen jälkeen se muuttuu automaattisesti =SUM(Raportti[Myynti]). Yksinkertaisesti sanottuna linkki johtaa tiettyyn sarakkeeseen. Kätevä, samaa mieltä?
Siten kaikki kaaviot, kaavat, alueet, joista älykkäällä taulukolla otetaan tietoja, käyttävät ajantasaista tietoa automaattisesti.
Puhutaan nyt tarkemmin siitä, millä taulukoilla voi olla ominaisuuksia.
Excel-taulukot: Ominaisuudet
Jokaisessa luodussa taulukossa voi olla useita sarakeotsikoita. Alueen ensimmäinen rivi toimii sitten tietolähteenä.
Lisäksi jos taulukon koko on liian suuri, alaspäin vierittäessä näytetään vastaavia sarakkeita osoittavien kirjainten sijaan sarakkeiden nimet. Tämä on käyttäjän mieleen, koska alueita ei tarvitse korjata manuaalisesti.
Sisältää myös automaattisen suodattimen. Mutta jos et tarvitse, voit aina kytkeä sen pois päältä asetuksista.
Lisäksi kaikki arvot, jotka on kirjoitettu välittömästi taulukon sarakkeen viimeisen solun alapuolelle, liitetään siihen itse. Siksi ne löytyvät suoraan mistä tahansa objektista, joka käyttää työssään taulukon ensimmäisen sarakkeen tietoja.
Samalla uudet solut muotoillaan taulukon suunnittelua varten, ja niihin kirjoitetaan automaattisesti kaikki tälle sarakkeelle ominaiset kaavat. Yksinkertaisesti sanottuna, lisätäksesi taulukon kokoa ja laajentaa sitä, syötä vain oikeat tiedot. Kaikki muu lisätään ohjelmaan. Sama koskee uusia sarakkeita.
Jos kaava syötetään vähintään yhteen soluun, se leviää automaattisesti koko sarakkeeseen. Eli sinun ei tarvitse täyttää soluja manuaalisesti, kaikki tapahtuu automaattisesti, kuten tässä animoidussa kuvakaappauksessa näkyy.
Kaikki nämä ominaisuudet ovat hyviä. Mutta voit muokata pöytää itse ja laajentaa sen toimintoja.
Pöydän asennus
Ensin sinun on avattava "Suunnittelija" -välilehti, jossa taulukon parametrit sijaitsevat. Voit mukauttaa niitä lisäämällä tai tyhjentämällä tiettyjä valintaruutuja, jotka sijaitsevat "Taulukon tyyliasetukset" -ryhmässä.
Tarjolla on seuraavat vaihtoehdot:
- Lisää tai poista otsikkorivi.
- Lisää tai poista rivi, jossa on summat.
- Tee rivit vuorotellen.
- Korosta äärimmäiset sarakkeet lihavoituna.
- Ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä raidallisten viivojen täytön.
- Poista automaattinen suodatin käytöstä.
Voit myös asettaa toisen muodon. Tämä voidaan tehdä käyttämällä Taulukkotyylit-ryhmän asetuksia. Aluksi muoto eroaa yllä olevasta, mutta tällöin voit aina muokata haluamaasi ulkoasua.
Löydät myös "Työkalut"-ryhmän, jossa voit luoda pivot-taulukon, poistaa kopioita ja muuntaa taulukon vakioalueeksi.
Mutta viihdyttävin ominaisuus on siivujen luominen.
Slice on eräänlainen suodatin, joka näytetään erillisessä graafisessa elementissä. Voit lisätä sen napsauttamalla samannimistä "Insert Slicer" -painiketta ja valitsemalla sitten sarakkeet, joista haluat poistua.
Siinä kaikki, nyt tulee näkyviin paneeli, jossa luetellaan kaikki tämän sarakkeen soluissa olevat yksilölliset arvot.
Suodattaaksesi taulukon, sinun on valittava tällä hetkellä kiinnostavin luokka.
Viipaloijalla voidaan valita useita luokkia. Tätä varten sinun on painettava Ctrl-näppäintä tai napsautettava oikeassa yläkulmassa olevaa painiketta suodattimen poistamisen vasemmalla puolella ennen valinnan aloittamista.
Voit asettaa parametrit suoraan nauhaan käyttämällä samannimistä välilehteä. Sen avulla on mahdollista muokata viipaleen erilaisia ominaisuuksia: ulkonäköä, painikkeen kokoa, määrää ja niin edelleen.
Älykkäiden pöytien tärkeimmät rajoitukset
Huolimatta siitä, että Excel-laskentataulukoilla on monia etuja, käyttäjän on silti siedettävä joitain haittoja:
- Näkymät eivät toimi. Yksinkertaisesti sanottuna ei ole mahdollista muistaa tiettyjä arkin parametreja.
- Et voi jakaa kirjaa toisen henkilön kanssa.
- Välisummia ei voi lisätä.
- Et voi käyttää taulukkokaavoja.
- Soluja ei voi yhdistää. Mutta sitä ei suositella.
On kuitenkin paljon enemmän etuja kuin haittoja, joten nämä haitat eivät ole kovin havaittavissa.
Esimerkkejä älykkäästä taulukosta
Nyt on aika puhua tilanteista, joissa älykkäitä Excel-taulukoita tarvitaan ja mihin toimiin voidaan ryhtyä, jotka eivät ole mahdollisia vakioalueella.
Oletetaan, että meillä on taulukko, joka näyttää T-paitojen ostokuitit. Ensimmäisessä sarakkeessa on ryhmän jäsenten nimet ja muissa - kuinka monta T-paitaa myytiin ja minkä kokoisia ne ovat. Käytetään tätä taulukkoa esimerkkinä nähdäksesi mitä mahdollisia toimia voidaan tehdä, jotka ovat mahdottomia säännöllisen alueen tapauksessa.
Yhteenveto Excel-toiminnallisuudesta
Yllä olevassa kuvakaappauksessa näet taulukkomme. Tehdään ensin yhteenveto kaikista T-paitojen kooista yksitellen. Jos käytät tietoaluetta tämän tavoitteen saavuttamiseen, sinun on syötettävä kaikki kaavat manuaalisesti. Jos luot taulukon, tätä raskasta taakkaa ei enää ole. Riittää, että sisällytät vain yhden kohteen, ja sen jälkeen muodostuu itse rivi, jossa on summat.
Napsauta seuraavaksi mitä tahansa paikkaa hiiren kakkospainikkeella. Näyttöön tulee ponnahdusvalikko, jossa on "Taulukko" -kohta. Siinä on vaihtoehto "rivi yhteensä", joka sinun on otettava käyttöön. Se voidaan lisätä myös rakentajan kautta.
Lisäksi taulukon alareunaan tulee rivi, jossa on summat. Jos avaat pudotusvalikon, näet siellä seuraavat asetukset:
- Keskiverto.
- Määrä.
- Maksimi.
- offset poikkeama.
Ja paljon enemmän. Päästäksesi toimintoihin, jotka eivät sisälly yllä olevaan luetteloon, sinun on napsautettava "Muut toiminnot" -kohtaa. Tässä on kätevää, että alue määritetään automaattisesti. Olemme valinneet toiminnon SUMMA, koska meidän tapauksessamme meidän on tiedettävä kuinka monta T-paitaa myytiin yhteensä.
Kaavojen automaattinen lisäys
Excel on todella älykäs ohjelma. Käyttäjä ei ehkä edes tiedä, että hän yrittää ennustaa hänen seuraavia toimiaan. Olemme lisänneet taulukon loppuun sarakkeen analysoidaksemme kunkin ostajan myyntituloksia. Kun kaava on lisätty ensimmäiselle riville, se kopioidaan välittömästi kaikkiin muihin soluihin, ja sitten koko sarake täyttyy tarvitsemillamme arvoilla. Mukava?
lajittelutoiminto
Monet ihmiset käyttävät kontekstivalikkoa käyttääkseen tätä tai tätä toimintoa. On olemassa melkein kaikki toimet, jotka useimmissa tapauksissa on suoritettava. Jos käytät älypöytiä, toiminnallisuus laajenee entisestään.
Meidän on esimerkiksi tarkistettava, kuka on jo siirtänyt ennakkomaksun. Tätä varten sinun on lajiteltava tiedot ensimmäisen sarakkeen mukaan. Muotoillaan tekstiä niin, että on mahdollista ymmärtää, kuka on jo maksanut, kuka ei ja kuka ei ole toimittanut tarvittavia asiakirjoja tähän. Ensimmäinen on merkitty vihreällä, toinen punaisella ja kolmas sinisellä. Ja oletetaan, että meidän on tehtävä ryhmitellä ne yhteen.
Lisäksi Excel voi tehdä kaiken puolestasi.
Ensin sinun on napsautettava "Nimi" -sarakkeen otsikon lähellä olevaa avattavaa valikkoa ja napsauta "Lajittele värin mukaan" ja valitse punainen fontin väri.
Kaikki, nyt tiedot maksun suorittaneesta esitetään selkeästi.
Suodatus
On myös mahdollista mukauttaa tiettyjen taulukkotietojen näyttöä ja piilottamista. Jos esimerkiksi haluat näyttää vain ne ihmiset, jotka eivät ole maksaneet, voit suodattaa tiedot tällä värillä. Myös muiden parametrien suodatus on mahdollista.
Päätelmät
Näin ollen Excelin älykkäät laskentataulukot toimivat loistavana apuvälineenä ongelmien ratkaisemisessa, jotka sinun on vain kohdattava.