Sisällys
Valtava määrä Excel-käyttäjiä tekee saman virheen. Ne sekoittavat kaksi pohjimmiltaan erilaista toimintaa: solun sisällä ja sen takana. Mutta ero niiden välillä on valtava.
Tosiasia on, että jokainen solu on monipuolinen elementti, joka on syöttökenttä, jossa on paljon mahdollisuuksia. Kaavat, numerot, teksti, loogiset operaattorit ja niin edelleen syötetään sinne. Itse tekstiä voidaan muotoilla: muuttaa sen kokoa ja tyyliä sekä sen sijaintia solun sisällä.
Esimerkiksi tässä kuvassa näkyy, että solun sisällä oleva teksti on punainen ja lihavoitu.
Tässä tapauksessa on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, että kuvassa näkyvä solu on tällä hetkellä sisällön muokkaustilassa. Ymmärtääksesi, missä tilassa solu on tapauksessasi, voit käyttää tekstikohdistinta sisällä. Mutta vaikka se ei olisi näkyvissä, solu voi olla muokkaustilassa. Voit ymmärtää tämän aktiivisten painikkeiden läsnäolosta syötteen vahvistamista ja peruuttamista varten.
Tämän tilan tärkeä ominaisuus on, että on mahdotonta suorittaa kaikkia mahdollisia toimintoja solun kanssa. Jos katsot nauhatyökaluriviä, huomaat, että useimmat painikkeet eivät ole aktiivisia. Tässä ilmaistaan suurin virhe. Mutta puhutaan kaikesta järjestyksessä, alkaen aivan perusasioista ja sitten lisäämme monimutkaisuutta, jotta kaikki voivat oppia jotain hyödyllistä.
Peruskonseptit
Joten taulukon pääelementti on solu. Se sijaitsee sarakkeen ja rivin leikkauskohdassa, ja siksi sillä on oma osoite, jota voidaan käyttää kaavoissa osoittaakseen siihen, saadakseen tiettyjä tietoja ja niin edelleen.
Esimerkiksi solulla B3 on seuraavat koordinaatit: rivi 3, sarake 2. Näet sen vasemmassa yläkulmassa, suoraan navigointivalikon alapuolella.
Toinen tärkeä käsite on työkirja. Tämä on käyttäjän avaama dokumentti, joka sisältää luettelon taulukoista, jotka puolestaan koostuvat soluista. Kaikki uudet asiakirjat eivät aluksi sisällä tietoja, ja vastaavassa viinikentässä valitun solun osoite.
Myös sarakkeiden ja rivien nimet näytetään. Kun jokin soluista on valittuna, vastaavat elementit koordinaattipalkissa korostetaan oranssilla.
Tietojen syöttämiseksi on tarpeen vaihtaa muokkaustilaan, kuten jo ymmärsimme yllä. Sinun on valittava sopiva solu napsauttamalla sitä hiiren vasemmalla ja syötettävä sitten tiedot. Voit myös navigoida eri solujen välillä käyttämällä näppäimistöä nuolipainikkeilla.
Solun perustoiminnot
Valitse solut yhdeltä alueelta
Tietojen ryhmittely Excelissä tapahtuu erityisen alueen mukaan. Tässä tapauksessa valitaan useita soluja kerralla, samoin kuin rivit ja sarakkeet, vastaavasti. Jos valitset ne, koko alue näytetään ja osoitepalkki näyttää yhteenvedon kaikista valituista soluista.
Solujen yhdistäminen
Kun solut on valittu, ne voidaan nyt yhdistää. Ennen kuin teet tämän, on suositeltavaa kopioida valittu alue painamalla Ctrl + C -näppäinyhdistelmää ja siirtää se toiseen paikkaan näppäimillä Ctrl + V. Näin voit tallentaa tiedoistasi varmuuskopion. Tämä on tehtävä, koska kun solut yhdistetään, kaikki niiden sisältämät tiedot poistetaan. Ja jotta voit palauttaa sen, sinulla on oltava siitä kopio.
Seuraavaksi sinun on napsautettava kuvakaappauksessa näkyvää painiketta. On olemassa useita tapoja yhdistää soluja. Sinun on valittava se, joka parhaiten sopii tilanteeseen.
Tarvittavan painikkeen löytäminen. Etsi navigointivalikon Koti-välilehdeltä painike, joka oli merkitty edelliseen kuvakaappaukseen, ja näytä pudotusvalikko. Olemme valinneet Yhdistä ja keskitä. Jos tämä painike ei ole aktiivinen, sinun on poistuttava muokkaustilasta. Tämä voidaan tehdä painamalla Enter-näppäintä.
Jos sinun on säädettävä tekstin sijaintia tuloksena olevassa suuressa solussa, voit tehdä sen Koti-välilehden tasausominaisuuksien avulla.
Solujen jakaminen
Tämä on melko yksinkertainen menettely, joka toistaa jonkin verran edellistä kappaletta:
- Valitsemalla solun, joka on luotu aiemmin yhdistämällä useita muita soluja. Toisten erottaminen ei ole mahdollista.
- Kun yhdistetty lohko on valittu, yhdistämisnäppäin syttyy. Kun napsautat sitä, kaikki solut erotetaan. Jokainen heistä saa oman osoitteensa. Rivit ja sarakkeet lasketaan uudelleen automaattisesti.
Soluhaku
On erittäin helppoa jättää huomiotta tärkeät tiedot, kun joudut työskentelemään suurten tietomäärien kanssa. Voit ratkaista tämän ongelman käyttämällä hakua. Lisäksi voit etsiä sanojen lisäksi myös kaavoja, yhdistettyjä lohkoja ja kaikkea mitä haluat. Voit tehdä tämän suorittamalla seuraavat vaiheet:
- Varmista, että Koti-välilehti on auki. Siellä on "Muokkaus"-alue, josta löydät "Etsi ja valitse" -näppäimen.
- Tämän jälkeen avautuu valintaikkuna, jossa on syöttökenttä, johon voit syöttää tarvitsemasi arvon. On myös mahdollisuus määrittää lisäparametreja. Jos esimerkiksi haluat löytää yhdistettyjä soluja, sinun on napsautettava "Asetukset" - "Muoto" - "Alignment" ja valittava yhdistettyjen solujen haun vieressä oleva valintaruutu.
- Tarvittavat tiedot näytetään erityisessä ikkunassa.
Kaikkien yhdistettyjen solujen etsimiseen on myös "Etsi kaikki" -ominaisuus.
Työskentely Excelin solujen sisällön kanssa
Tässä tarkastellaan joitakin toimintoja, joiden avulla voit työskennellä syötetyn tekstin, funktioiden tai numeroiden kanssa, kuinka kopioida, siirtää ja toistaa toimintoja. Katsotaanpa jokaista niistä järjestyksessä.
- Syöte. Täällä kaikki on yksinkertaista. Sinun on valittava haluamasi solu ja aloitettava kirjoittaminen.
- Tietojen poistaminen. Voit tehdä tämän käyttämällä sekä Delete-näppäintä että askelpalautinta. Voit myös käyttää muokkauspaneelin pyyhekuminäppäintä.
- Kopio. Se on erittäin kätevää suorittaa Ctrl + C -pikanäppäimillä ja liittää kopioidut tiedot haluttuun paikkaan Ctrl + V -yhdistelmällä. Tällä tavalla voidaan suorittaa nopea tiedonkertominen. Sitä voidaan käyttää paitsi Excelissä, myös lähes kaikissa Windows-ohjelmissa. Jos suoritettiin virheellinen toiminto (esimerkiksi lisättiin väärä tekstinpätkä), voit palata takaisin painamalla Ctrl + Z -yhdistelmää.
- Lopettaminen. Se suoritetaan Ctrl + X -yhdistelmällä, jonka jälkeen tiedot on lisättävä oikeaan paikkaan samoilla pikanäppäimillä Ctrl + V. Leikkauksen ja kopioinnin ero on siinä, että jälkimmäisellä tiedot tallennetaan ensimmäinen paikka, kun taas leikattu fragmentti jää vain paikalleen, johon se työnnettiin.
- Muotoilu. Solut voidaan vaihtaa sekä ulkoa että sisällä. Pääset kaikkiin tarvittaviin parametreihin napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluttua solua. Näkyviin tulee kontekstivalikko, jossa on kaikki asetukset.
Aritmeettiset toimenpiteet
Excel on ensisijaisesti toiminnallinen laskin, jonka avulla voit suorittaa monitasoisia laskutoimituksia. Tämä on erityisen hyödyllistä kirjanpidossa. Tämän ohjelman avulla voit suorittaa kaikki ajateltavissa olevat ja käsittämättömät toiminnot numeroilla. Siksi sinun on ymmärrettävä, kuinka soluun kirjoitettavat erilaiset funktiot ja merkit toimivat.
Ensinnäkin sinun on ymmärrettävä merkintä, joka osoittaa tietyn aritmeettisen toiminnon:
- + – lisäys.
- – – vähennys.
- * – kertolasku.
- / – jako.
- ^ – eksponentiointi.
- % on prosenttiosuus.
Aloita kaavan syöttäminen soluun, jossa on yhtäläisyysmerkki. Esimerkiksi,
= 7 + 6
Kun painat “ENTER”-painiketta, tiedot lasketaan automaattisesti ja tulos näytetään solussa. Jos laskennan tuloksena käy ilmi, että desimaalipilkun jälkeen on valtava määrä numeroita, voit pienentää bittisyvyyttä käyttämällä erityistä painiketta "Numero" -osiossa "Koti" -välilehdellä.
Kaavojen käyttäminen Excelissä
Jos on tarpeen laatia loppusaldo, pelkkä lisäys ei riitä. Loppujen lopuksi se koostuu valtavasta määrästä dataa. Tästä syystä on kehitetty teknologioita, jotka mahdollistavat taulukon luomisen vain parilla napsautuksella.
Selvyyden vuoksi luodaan tällainen yksinkertainen taulukko tiedoilla, jossa sinun on laskettava useita arvoja kerralla.
Saat lopullisen tuloksen laskemalla yhteen kunkin tuotteen arvot kahden ensimmäisen viikon ajalta. Tämä on helppoa, koska voit myös syöttää pienen määrän tietoja manuaalisesti. Mutta mitä, myös kädet vastaanottaa summa? Mitä on tehtävä saatavilla olevan tiedon systematisoimiseksi?
Jos käytät kaavaa solussa, voit suorittaa monimutkaisimmatkin laskutoimitukset sekä ohjelmoida asiakirjasi tekemään mitä haluat.
Lisäksi kaava voidaan valita suoraan valikosta, joka avataan painamalla fx-painiketta. Olemme valinneet SUMMA-funktion valintaikkunassa. Vahvista toiminto painamalla Enter-painiketta. Ennen kuin käytät toimintoja, on suositeltavaa harjoitella hieman hiekkalaatikossa. Eli luo testidokumentti, jossa voit hieman työstää erilaisia kaavoja ja nähdä kuinka ne toimivat.
Virheet syötettäessä kaavaa soluun
Kaavan syöttämisen seurauksena voi tapahtua erilaisia virheitä:
- ##### – Tämä virhe ilmestyy, jos päivämäärää tai kellonaikaa syötettäessä saadaan arvo, joka on alle nolla. Se voidaan myös näyttää, jos solussa ei ole tarpeeksi tilaa kaikille tiedoille.
- #N/A – tämä virhe ilmestyy, jos dataa ei voida määrittää, sekä jos funktion argumenttien syöttöjärjestystä rikotaan.
- #LINKKI! Tässä tapauksessa Excel raportoi, että virheellinen sarake- tai riviosoite on määritetty.
- #TYHJÄ! Virhe näytetään, jos aritmeettinen funktio on rakennettu väärin.
- #MÄÄRÄ! Jos luku on liian pieni tai suuri.
- #ARVO! Osoittaa, että käytössä on tietotyyppi, jota ei tueta. Tämä voi tapahtua, jos yksi kaavaan käytetty solu sisältää tekstiä ja toinen numeroita. Tässä tapauksessa tietotyypit eivät täsmää ja Excel alkaa vannoa.
- #DIV/0! – nollalla jakamisen mahdottomuus.
- #NIMI? – toiminnon nimeä ei voida tunnistaa. Esimerkiksi siinä on virhe.
Pikanäppäimet
Pikanäppäimet helpottavat elämää, varsinkin jos joudut toistamaan samantyyppisiä toimintoja usein. Suosituimmat pikanäppäimet ovat seuraavat:
- CTRL + näppäimistön nuoli – valitse kaikki solut, jotka ovat vastaavalla rivillä tai sarakkeella.
- CTRL + SHIFT + “+” – lisää kellossa tällä hetkellä näkyvä aika.
- CTRL + ; – Lisää nykyinen päivämäärä automaattisella suodatustoiminnolla Excelin sääntöjen mukaisesti.
- CTRL + A – valitse kaikki solut.
Solun ulkoasuasetukset
Oikein valitun kennosuunnittelun avulla voit tehdä siitä houkuttelevamman ja valikoiman – helppolukuisen. Voit mukauttaa useita solujen ulkoasuvaihtoehtoja.
Rajat
Laskentataulukon ominaisuudet sisältävät myös reunusasetukset. Voit tehdä tämän napsauttamalla kiinnostavia soluja ja avaamalla "Home"-välilehden, jossa napsautat "Borders" -painikkeen oikealla puolella olevaa nuolta. Sen jälkeen näkyviin tulee valikko, jossa voit määrittää tarvittavat reunaominaisuudet.
Rajat voidaan vetää. Tätä varten sinun on löydettävä kohta "Piirrä reunat", joka sijaitsee tässä ponnahdusvalikosta.
Täyttöväri
Ensin sinun on valittava ne solut, jotka on täytettävä tietyllä värillä. Etsi sen jälkeen "Koti"-välilehdeltä "Täyttöväri" -kohdan oikealla puolella oleva nuoli. Näkyviin tulee ponnahdusvalikko, jossa on väriluettelo. Valitse vain haluamasi sävy, ja solu täytetään automaattisesti.
Life hack: jos viet hiiren eri värien päälle, näet, miltä solu näyttää, kun se on täytetty tietyllä värillä.
Solutyylit
Solutyylit ovat valmiita suunnitteluvaihtoehtoja, jotka voidaan lisätä muutamalla napsautuksella. Löydät valikon "Solutyylit"-osion "Etusivu"-välilehdeltä.