Automaattinen korjaus Excelissä. Kuinka ottaa käyttöön, poistaa käytöstä ja määrittää

Laskentataulukkoa käytettäessä monet käyttäjät tekevät suuria tietomääriä käyttäessään erilaisia ​​laskutoimituksia tai kirjoitusvirheitä. Lisäksi jotkut ihmiset eivät osaa lisätä oikein erikoismerkkejä ja käyttävät sen sijaan muita työhön liittymättömiä merkkejä. Ohjelmassa on erikoisominaisuus nimeltä "AutoCorrect", jonka avulla voit korjata virheelliset tiedot automaattisesti.

Mikä on "automaattinen korjaus"

Excel-taulukkoprosessori tallentaa omaan muistiinsa monenlaisia ​​​​virheitä, joita käyttäjät ovat tehneet työskennellessään taulukkotietojen kanssa. Jos käyttäjä tekee virheen, ohjelma korjaa sen automaattisesti oikeiksi arvoiksi. Kaikki tämä saavutetaan AutoCorrect-työkalun ansiosta. Automaattinen vaihtoominaisuus korjaa seuraavan tyyppiset virheet:

• mukana tulevasta Caps Lockista johtuvat virheet;
• aloita uuden lauseen kirjoittaminen pienellä kirjaimella;
• kaksi isoa kirjainta peräkkäin yhdessä sanassa;
• muita yleisiä käyttäjien tekemiä virheitä ja kirjoitusvirheitä.

Sijoituspaikat

Huomaa, että automaattinen korvaus ja Etsi ja korvaa -työkalu ovat kaksi täysin eri vaihtoehtoa. Ensimmäisessä työkalussa laskentataulukko analysoi itsenäisesti kirjoitetun tekstin ja toteuttaa korvauksen, ja toisessa kaikki käsittelyt suorittaa laskentataulukossa työskentelevä käyttäjä.

Koko lista korvatuista lauseista löytyy Excelin asetuksista. Voit tarkastella tätä arvotaulukkoa noudattamalla näitä yksinkertaisia ​​ohjeita:

1. Napsautamme suurta painiketta, joka sijaitsee käyttöliittymän vasemmassa yläkulmassa, ja napsauta sitten "Asetukset" -elementtiä.

2. Napsauta näkyviin tulevassa ikkunassa riviä "Oikeinkirjoitus" ja siirry asetusvalikkoon automaattista korvaamista varten.

3. Näytölle avautuvassa uudessa ikkunassa voit tarkastella toimintoparametreja. Siellä on myös taulukko, jossa on esimerkkejä merkkien tai sanojen korvaamisesta.

Huomaa, että tämän toiminnon sijainti on sama kaikissa versioissa, vain joissakin tapauksissa pääsy parametreihin alkaa napsauttamalla "Tiedosto" -elementtiä.

Sisältöhaku

Katsotaanpa tarkemmin, miten asiakirjasta haetaan sisältöä. Esittely:

1. Siirry "Muokkaa" -osioon ja napsauta sitten "Etsi" -painiketta. Pääset tähän ikkunaan painamalla näppäinyhdistelmää “Ctrl + F”.

2. "Etsi"-riville on syötettävä arvo, jonka haluat löytää asiakirjasta. Kun olet syöttänyt tiedot, napsauta "Etsi seuraava". Ikkunassa on useita lisähakusuodattimia, jotka sijaitsevat "Asetukset"-osiossa.

On ymmärrettävä, että jos napsautat "Etsi seuraava" -painiketta, ohjelma näyttää lähimmän syötetyn lauseen ja näyttää sen asiakirjassa. "Etsi kaikki" -toiminnon avulla voit näyttää kaikki asiakirjassa olevat hakuarvot.

Näytteen vaihto

Usein käy niin, että käyttäjän ei tarvitse vain löytää lausetta asiakirjasta, vaan myös korvata se muilla tiedoilla. Vaiheittainen opas tämän toiminnon suorittamiseen:

1. Siirry hakukenttään yllä kuvatulla tavalla.

2. Nyt siirrymme osioon nimeltä "Korvaa".
3. Siellä on uusi rivi "Korvaa". Rivillä "Etsi" syötetään hakulauseke, ja rivillä "Korvaa" syötetään arvo, jolla haluamme korvata löydetyn fragmentin. Siirtymällä "Asetukset"-osioon, voit käyttää erilaisia ​​hakusuodattimia nopeuttaaksesi tietojen käsittelyä.

Ota automaattinen korjaus käyttöön ja poista se käytöstä

Laskentataulukon automaattinen korvaustoiminto on oletusarvoisesti käytössä. Joissakin tapauksissa se on kytkettävä pois päältä, jotta tietoja syötettäessä ohjelma ei havaitse joitain merkkejä virheellisinä. Vaiheittainen opas automaattisen vaihdon poistamiseksi käytöstä:

1. Siirry "Tiedosto" -osioon.

2. Valitse vasemmanpuoleisesta elementtiluettelosta "Asetukset".

3. Valitse näkyviin tulevasta asetusikkunasta "Oikeinkirjoitus". Napsauta seuraavaksi Automaattisen korjauksen asetukset.

4. Näkyviin tulee uusi ikkuna parametrien asetuksilla. Täällä sinun on poistettava valinta "Korvaa kirjoittaessasi" -merkinnän vieressä olevasta ruudusta ja napsauta sitten "OK".

5. Laskentataulukko vie käyttäjän edelliseen ikkunaan, jossa sinun on napsautettava "OK" uudelleen.

Huomio! Jos haluat ottaa toiminnon uudelleen käyttöön, sinun on palautettava valintamerkki "Korvaa kirjoittaessasi" -merkinnän viereen ja napsauta "OK".

Päivämäärän automaattinen korjaus ja mahdolliset ongelmat

Joskus käyttäjä syöttää numerotietoja pisteillä, ja taulukkolaskentaprosessori muuttaa sen itsenäisesti päivämääräksi. Jos haluat tallentaa alkuperäiset tiedot soluun ilman muutoksia, sinun on suoritettava seuraavat yksinkertaiset vaiheet:

1. Teemme valikoiman soluja, joihin aiomme syöttää numeerisia tietoja pisteillä. Siirry "Koti"-osioon ja siirry sitten "Numero"-välilehteen. Napsauta nykyistä solumuodon muunnelmaa.

2. Pieni lista eri muodoista on paljastettu. Napsauta "Teksti".

3. Käsittelyjen jälkeen voit syöttää tietoja soluihin pisteillä.

On tärkeää ymmärtää, että tekstimuotoisten solujen numeerista tietoa ei käsitellä numeroina.

Automaattinen korjaus matemaattisilla symboleilla

Katsotaanpa nyt, kuinka automaattinen korvaaminen matemaattisilla symboleilla suoritetaan. Ensin sinun on siirryttävä "Automaattinen korjaus" -ikkunaan ja sitten "Automaattinen korjaus matemaattisilla symboleilla" -osioon. Tämä ominaisuus on kätevä ja hyödyllinen, koska monet matemaattiset symbolit eivät ole näppäimistössä. Esimerkiksi, jotta voit näyttää kuvan kulmasta solussa, sinun tarvitsee vain kirjoittaa kulman komento.

Olemassa olevaa matemaattista listaa voidaan täydentää omilla arvoilla. Voit tehdä tämän kirjoittamalla komentosi ensimmäiseen kenttään ja kirjaimen, joka näytetään kirjoittaessasi tätä komentoa toiseen kenttään. Napsauta lopuksi "Lisää" -painiketta ja sitten "OK".

Automaattisen korjauksen sanakirjan muokkaaminen

Automaattisen korvaamisen päätehtävä on korjata kirjoitusvirheet ja virheet käyttäjän syöttämissä tiedoissa. Laskentataulukkoprosessoriin on integroitu erityinen sanakirja, joka sisältää luetteloita sanoista ja symboleista automaattista korvaamista varten. Voit lisätä omat ainutlaatuiset arvosi tähän sanakirjaan, mikä yksinkertaistaa huomattavasti työskentelyä taulukkolaskentaprosessorin kanssa. Esittely:

1. Siirrymme ikkunaan automaattisen vaihdon parametreilla käyttämällä yllä kuvattua tekniikkaa.
2. "Korvaa"-riville on syötettävä merkki tai sana, jonka taulukkolaskentaohjelma pitää jatkossa virheenä. Riville "Päällä" sinun on syötettävä arvo, jota käytetään tehdyn virheen korvaajana. Kun olet syöttänyt kaikki tarvittavat tiedot, napsauta "Lisää".

3. Samoin voit lisätä omia arvojasi sanakirjasta, jotta et myöhemmin tuhlaa aikaa niiden korjaamiseen.

Poistaaksesi tarpeettomat arvot automaattisten korvausten luettelosta, sinun on vain valittava tarpeeton yhdistelmä ja napsauta sitten "Poista". Valitsemalla arvon voit poistaa sen lisäksi myös muokata sitä.

Automaattisen korjauksen tärkeimpien asetusten asettaminen

Tärkeimmät ominaisuudet sisältävät kaikki parametrit, jotka sijaitsevat kohdassa "Automaattinen korjaus". Oletusarvoisesti laskentataulukko sisältää kuvassa näkyvät korjaustyypit:

Jos haluat poistaa minkä tahansa parametrin käytöstä, sinun tarvitsee vain poistaa valinta sen vieressä olevasta ruudusta ja sitten tallentaa tehdyt muutokset napsauttamalla "OK".

Työskentely poikkeuksin

Laskentataulukossa on erityinen poikkeussanakirja, jonka avulla voit varmistaa, että automaattista korvaamista ei käytetä tähän sanakirjaan sisältyviin arvoihin. Vaiheittainen opas sanakirjan käyttämiseen:

1. Napsauta "Automaattinen korjaus" -ruudussa "Poikkeukset".

2. Tässä on kaksi osiota. Ensimmäinen osa on "Ensimmäinen kirje". Tässä osiossa kuvataan kaikki arvot, joiden jälkeen ohjelma ei havaitse "jaksoa" lauseen lopuksi. Toisin sanoen pisteen syöttämisen jälkeen seuraava sana alkaa pienellä kirjaimella. Jos haluat lisätä omia arvojasi, sinun on kirjoitettava uusi sana yläriville ja napsauta sitten "Lisää". Jos valitset luettelosta jonkin ilmaisimen, voit joko säätää sitä tai poistaa sen.

3. Toinen osa on "Kaksi pääkaupunkia". Täällä, kuten edellisessä välilehdessä, voit lisätä omia arvojasi sekä muokata ja poistaa niitä.

Excel-version ero

Kaikki yllä olevat oppaat on tarkoitettu käytettäväksi vuosien 2007, 2010, 2013 ja 2019 laskentataulukkoprosessorien kanssa. Vuoden 2003 editorissa automaattisen korvaamisen asetukset tehdään eri tavalla, ja avainelementit sijaitsevat täysin eri paikoissa. Esittely:

1. Napsauta "Palvelu"-osiota.
2. Napsauta "Asetukset" -elementtiä.

3. Siirtyy Oikeinkirjoitus-välilehdelle.

4. Automaattisen vaihdon asettamiseen on kolme vaihtoehtoa.

5. Jos haluat tehdä muutoksia automaattiseen korvaamiseen, napsauta "AutoCorrect Options" -elementtiä.

6. Tuttu ikkuna tulee näkyviin. Matemaattisia symboleita ei ole asetettu, koska ehdottomasti kaikki parametrit sijaitsevat yhdessä paikassa. Teemme kaikki tarvittavat muutokset ja napsautamme "OK" -painiketta.

Video-ohjeet

Jos kaikki yllä olevat ohjeet eivät riitä, voit katsoa seuraavan videon:

Se kertoo kaikista käsikirjan lisäviivoista. Videon katselun jälkeen opit paljon lisätietoja, joiden avulla voit ratkaista kaikki ongelmat, kun työskentelet automaattisen korvaamisen kanssa laskentataulukossa.

Yhteenveto

Automaattisen korvaustoiminnon avulla voit nopeuttaa merkittävästi taulukkotietojen käsittelyä. Työkalu on tehokkain, kun työskentelet valtavan tietomäärän kanssa. On erittäin tärkeää pystyä käyttämään ja konfiguroimaan tätä hyödyllistä ominaisuutta oikein.