Kaaviot Excelissä erilaisilla tiedoilla: tarkoitus, tyypit, miten rakentaa

Vinkkejä, temppuja ja tekniikoita kaavioiden ulkoasun parantamiseksi Microsoft Excelissä.

Microsoft Excel 2010:n ja 2007:n kaaviotyökalut ovat ulkonäöltään ja toiminnaltaan paljon parempia kuin Excelin aiemmissa versioissa. Vaikka kaaviot näyttävät paremmilta, kaikki parametrit, joita käytetään lisäämään toimivuutta, eivät ole heti näkyvissä. Tämä lyhyt artikkeli sisältää hyödyllisiä vinkkejä, temppuja ja menetelmiä kaavioiden luomiseen Excelissä, jotka tekevät työstäsi tehokkaampaa.

kuvion täyttö

Microsoft Office 2010:n päivitys mahdollistaa kaaviokuvioiden täyttöjen käytön harmaasävyinä. Näet tämän toiminnassa korostamalla kaavion ja valitsemalla "Kaaviotyökalut" → "Asettelu-välilehti" ja valitse muokkausvaihtoehto nauhan vasemmassa yläkulmassa olevasta avattavasta luettelosta. Valitse "Valitse Muoto” (juuri sen alapuolella nauhassa) ja valitse ”Täytä” → "Kuvion täyttö". Aseta mustavalkokaavion etualan väriksi musta ja taustaväriksi valkoinen ja valitse sarjalle täyttökuvio. Toista vaiheet toiselle mallille. Sinun ei tarvitse käyttää mustavalkoista, vaan kokeile erilaisia ​​malleja varmistaaksesi, että kaaviot ovat luettavissa mustavalkotulostettuina tai mustavalkokopioina.

Malleja voidaan käyttää kaavion täyttämiseen Excel 2010:ssä niin, että se voidaan tulostaa mustavalkoisena tai kopioida mustavalkoisena.

Tallenna Excel-kaaviot kuvana

Voit tallentaa kaavion kuvana Excelistä käytettäväksi muissa asiakirjoissa, kuten raporteissa tai verkossa. Kun haluat tallentaa kaavion kuvana, helpoin tapa on koota taulukko laskentataulukolle isoksi. Suorittaaksesi tämän toiminnon, sinun on mentävä polkua pitkin: filee → Tallenna, valitse polku lopullisen tiedoston tallennusta varten ja avattavasta luettelosta "Tallenna tyyppi" valitse web-sivu (*.htm;*.html), anna uudelle tiedostolle nimi ja napsauta Tallenna-painiketta.

Tämän seurauksena laskentataulukko muunnetaan html-tiedostoksi, ja koska html-tiedostot eivät voi sisältää kuvia, kaavio tallennetaan erikseen ja linkitetään html-tiedostoon. Kaavio tallennetaan kansioon, johon html-tiedosto on tallennettu. Joten jos tiedoston nimi olisi Sales.htm, kuvat olisivat kansiossa, jonka nimi on myynti_tiedostot. Kuvat tallennetaan erillisenä PNG-tiedostona. Jos kaaviota ja tätä Excel-tiedostoa tarvitaan edelleen työhön, se on myös tallennettava erikseen.

Kaavion voi tallentaa graafisena tiedostona, jos tarvitset sitä myöhemmin johonkin toiseen projektiin.

Rivien päällekkäisyys ja sivuvälyksen säätö

Kaavion ulkonäköä voidaan parantaa muuttamalla rivien leveyttä ja niiden välisiä sivurakoja. Voit säätää kahden kaaviosarjan päällekkäisyyttä tai muuttaa niiden välistä etäisyyttä napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kaavion riviä ja napsauttamalla "Datasarjan muoto". Päällekkäiset rivit -ominaisuuden avulla voit jakaa rivejä tai yhdistää rivejä vetämällä liukusäätimen kohtaan Väli tai limitys.

Siten rivien välinen etäisyys säädetään niin, että ne ovat lähempänä tai kauempana toisistaan. Jos kaaviossa on kahden tyyppisiä tietoja ja ne on asetettava päällekkäin ja toinen rivi ensimmäisen päälle, kaavion rakennusjärjestys muuttuu. Ensin määritetään haluttu päällekkäisyys. Napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella valitaksesi tietosarja ja valitse "Valitse tiedot". Seuraavaksi valitaan rivi 1 ja siirretään alas riville 2. Muutamalla taulukoiden järjestystä tällä tavalla voidaan näyttää pienempiä tietoja suurempien eteen.

Big Data -sarja

Kun dataa piirretään päivämäärien perusteella, tietosarja on usein liian kapea. Ratkaisu tähän kysymykseen on korostaa excel-kaavion x-akselia (vaaka-akseli), napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse akselin muoto. Kun olet valinnut akselivaihtoehdot, sinun on napsautettava tekstiakselia valitaksesi se. Tällä tavalla voidaan säätää haluttua rivin leveyttä. Rivien lisäksi voit säätää niiden välistä etäisyyttä.

Piirustus toiselle akselille

Kun piirrät pieniä tietoja, kuten prosenttiosuuksia, jotka ovat suurten tietojen, kuten miljoonien, vieressä, prosenttiosuudet menetetään eivätkä näy. Ongelma ratkaistaan ​​rakentamalla prosenttikaavio eri akselille. Tätä varten kaavio valitaan ja välilehdellä "Työskentely kaavioiden kanssa", välilehti on valittuna Layout, joka sijaitsee vasemmassa yläkulmassa. Haluat valita rivit, jotka eivät ole näkyvissä. Paina sitten -painiketta "Muotovalinta", joka näkyy heti alla ja sitten ryhmässä "Rivivaihtoehdot" valita "Toissijainen akseli" ja sulje ikkuna. Valitse siirtämättä valittua elementtiä "Työskentely kaavioiden kanssa", sitten – välilehti Rakentaja, Valitse sitten "Muuta kaavion tyyppiä".

Voit nyt valita toisen kaaviotyypin, kuten Viivan. Koska on valittu sarja, joka koskee vain tätä sarjaa, ei koko kaaviota, tuloksena on yhdistetty kaavio, kuten pylväskaavio, jonka päällä on viivakaavio. Kaavio näyttää paremmalta ja on helpompi lukea, jos sen akselilla oleva teksti vastaa tiedot sisältävän kaavion osan väriä. Jos siis on vihreitä rivejä, on parempi kirjoittaa vastaava teksti myös vihreällä, jolloin punainen rivi näkyy punaisena akselillaan.

Luo yhdistelmäkaavioita

Microsoft Excelin käyttäjät eivät ole heti tietoisia, että se voi luoda yhdistelmäkaavioita; tämä on kuitenkin helppo tehdä. Tätä varten valitaan tiedot ja rakennetaan ensimmäisen tyyppinen kaavio, esimerkiksi rivikaavio. Sitten valitaan sarja, joka on näytettävä eri tavalla, esimerkiksi viivakaavion avulla, ja "Työskentely kaavioiden kanssa" → välilehti "Rakentaja" → "Muuta kaavion tyyppiä" ja toinen kaaviotyyppi valitaan. Joitakin kaaviotyyppejä ei voida yhdistää järkevästä syystä, kuten kahta viivakaaviota, mutta viiva- ja viivakaaviot toimivat hyvin yhdessä.

Luo automaattisesti Excel-kaavioita

Jos sinulla on tietoja, jotka kasvavat ajan myötä, voit luoda kaavion, jotta se kasvaa, kun tietovarastoon lisätään dataa. Tätä varten tiedot on muotoiltava taulukoksi. Tätä varten valitaan jo syötetyt tiedot ja välilehdellä "Koti" toiminto on valittu "Format as table". Koska tiedot on muotoiltu taulukoksi, kun luot kaavion taulukkotiedoista, tietojen lisääminen taulukkoon laajentaa kaaviota automaattisesti.

Älykaavion otsikot

Kaavion otsikko voidaan vetää yhdestä Excel-taulukon solusta. Ensin kaavion otsikko lisätään "Työskentely kaavioiden kanssa" → Layout-välilehti → "Kaavion otsikko" ja sijoitetaan esimerkiksi kaavion yläpuolelle. Kaavion otsikon solu valitaan, sitten kohdistin siirretään kaavapalkkiin ja syötetään viittaus soluun, joka sisältää tiedot, jotka toimivat kaavion otsikkona. Jos kaavion otsikon tulee olla sama kuin taulukon, taulukon 5 solun D1 tulee olla tyhjä. Nyt aina, kun solun sisältö muuttuu, myös kaavion otsikko muuttuu.

Excel-kaavion värimuutokset

Saatat huomata, että Excel värjää jokaisen sarjan samalla värillä kaavioissa, joissa on yhdentyyppisiä tietoja. Tätä voidaan muuttaa napsauttamalla riviä ja napsauttamalla sitä hiiren oikealla painikkeella, minkä jälkeen sinun on valittava välilehti "Format Data Series", ja sitten - "Täyte". Jos kaaviossa on vain yksi tietosarja, voit valita vaihtoehdon "Värikkäitä pisteitä".

Voit tietysti aina valita yksittäisen tietosarjan, napsauttaa hiiren kakkospainikkeella ja valita "Tietopisteen muoto"ja aseta sitten mikä tahansa väri tälle tietopisteelle.

Nollakohtien ja puuttuvien tietojen hallinta

Kun kaaviossa on nolla-arvoa tai puuttuu tietoja, voit hallita nollien näyttöä valitsemalla kaaviorivin ja sitten − "Työskentely kaavioiden kanssa" → välilehti "Rakentaja" → "Valitse tiedot" → "Piilotetut ja tyhjät solut". Täällä voit valita, näytetäänkö tyhjät solut välilyönneinä vai nollana, tai jos kaavio on viivakaavio, juokseeko viiva pisteestä toiseen tyhjän arvon sijaan. Kun tarvittavat tiedot on valittu, asetukset tallennetaan painamalla -painiketta ”OK”.

Huomautukset. Tämä koskee vain puuttuvia arvoja, ei nollia.

Epäjatkuvien tietojen piirtäminen

Jos haluat piirtää tiedot, jotka eivät ole rivissä vierekkäin, pidä Ctrl-näppäintä painettuna, kun olet ensin valinnut kunkin alueen tiedot. Kun olet valinnut alueen, valittujen tietojen perusteella luodaan kaavio.

Tallenna kaavio malliksi

Jos haluat tallentaa kaavion malliksi, jotta sitä voidaan käyttää uudelleen, sinun on ensin luotava ja mukautettava kaaviolle haluamasi ulkoasu. Valitse kaavio, napsauta "Työskentely kaavioiden kanssa", välilehti avautuu "Rakentaja" ja painiketta painetaan "Tallenna malliksi". Sinun on syötettävä kaaviolle nimi ja klikattava Säästä. Tätä muotoa voidaan sitten soveltaa muihin kaavioihin käyttämällä tallennettua mallia, kun luot uutta kaaviota tai muokkaat olemassa olevaa kaaviota. Jos haluat käyttää tallennettua mallia, sinun on valittava kaavio. Valitse se seuraamalla ketjua: "Työskentely kaavioiden kanssa”→ "Rakentaja → Vaihda kaavion tyyppiä → kuviot. Valitse sitten aiemmin luotu malli ja napsauta "OK"-painiketta.

Nämä karttavinkit ja temput avulla voit luoda kauniita kaavioita nopeammin ja tehokkaammin Excel 2007:ssä ja 2010:ssä.