Sisällys
Joskus voi olla vaikeaa sovittaa yhteen projektien aikataulut nopeasti ja tehokkaasti. Graafinen esitys projektin määräajoista ja virstanpylväistä auttaa tunnistamaan pullonkauloja suunnittelun aikana.
Tietysti kannattaa harkita projektinhallintajärjestelmien käyttöä. Tällainen järjestelmä näyttää projektitehtävien alkamis- ja päättymisajat yleistä taustaa vasten. Mutta tällaiset järjestelmät ovat melko kalliita! Toinen ratkaisu on kokeilla Excelin aikajanan pylväskaaviota, kun aiot nähdä kaikki projektin ristiriidat. Yhteistyö tiimin ja ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa on paljon helpompaa, jos kaikkien toimet näkyvät samalla arkilla!
Valitettavasti aikajanan luominen Microsoft Excelissä ei ole helppo tehtävä. En suosittele monimutkaisen Gantt-kaavion rakentamista Excelissä, mutta yksinkertainen aikajana voidaan luoda noudattamalla vaiheittaisia ohjeitamme:
Vaihe 1: Valmistele tiedot
Aluksi tarvitsemme tietotaulukon, jonka vasemmassa sarakkeessa (sarake А) sisältää kaikki tehtävien nimet, ja kaksi oikealla olevaa saraketta on varattu tehtävän aloituspäivälle ja kestolle (sarakkeet В и С).
Vaihe 2: Luo kaavio
Korosta valmis tietotaulukko ja sitten välilehti liite (Lisää) osiossa kaaviot (Kaaviot) napsauta Hallittu pinottu (Pinottu baari).
Vaihe 3: Piirrä tiedot kaavioon oikein
Tämä vaihe on aina vaikein, koska kaavio piirretään alun perin oikeilla tiedoilla vääriin paikkoihin, jos ne koskaan ilmestyivät kaavioon!
Napsauta painiketta Valitse tiedot (Valitse Tiedot) -välilehti Rakentaja (Design). Tarkista mitä alueella on Selitekohteet (rivit) (Legend Entries (Series)) kirjoitetaan kaksi elementtiä - kesto (Duration) ja aloituspäivä (Aloituspäivä). Siinä pitäisi olla vain nämä kaksi elementtiä.
Anna kun arvaan. Onko kaikki tieto siirtynyt vai siirtynyt sivuun? Korjataan se.
Korjaa tietosi napsauttamalla Lisää (Lisää) tai Muutos (Muokkaa) alueella Selitekohteet (rivit) (Legend Entries (sarja)). Lisää aloituspäivä määrittämällä solu B1 kentällä Rivin nimi (Sarjan nimi) ja kenttään Arvot (Series Values) – alue B2:B13. Samalla tavalla voit lisätä tai muuttaa tehtävien kestoa (Duration) – kentässä Rivin nimi (Sarjan nimi) määritä solu C1, ja kentällä Arvot (Series Values) – alue C2:C13.
Järjestä luokat napsauttamalla painiketta Muutos (Muokkaa) alueella Vaaka-akselien tunnisteet (luokat) (Vaakasuuntaiset (luokka) Axis Labels). Tietoalue tulisi määrittää tässä:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
Tässä vaiheessa kaavion tulisi näyttää pinotulta kaaviolta, jonka pystyakselilla on tehtävien otsikot ja vaaka-akselilla päivämäärät.
Vaihe 4: Muuta tulos Gantt-kaavioksi
Ainoa mitä on tehtävä, on muuttaa kaikkien tuloksena olevien kaaviopalkkien vasemmanpuoleisimpien osien täyttöväri joko valkoiseksi tai läpinäkyväksi.
★ Lue lisää Gantt-kaavion luomisesta artikkelista: → Gantt-kaavion rakentaminen Excelissä – vaiheittaiset ohjeet
Vaihe 5: Paranna kaavion ulkoasua
Viimeinen vaihe on tehdä kaaviosta kauniimpi, jotta se voidaan lähettää johtajalle. Tarkista vaaka-akseli: vain projektin kestopalkkien tulee olla näkyvissä, eli meidän on poistettava edellisessä vaiheessa ilmestynyt tyhjä tila. Napsauta hiiren kakkospainikkeella kaavion vaaka-akselia. Näkyviin tulee paneeli Akseliparametrit (Axis Options), jossa voit muuttaa akselin minimiarvoa. Mukauta Gantt-kaaviopalkkien värejä, aseta jotain mielenkiintoisempaa. Lopuksi, älä unohda otsikkoa.
Aikajanaa Excelissä (Gantt-kaavio) voidaan käyttää useisiin tarkoituksiin. Johto arvostaa varmasti, että voit luoda tällaisen aikataulun ilman kalliiden projektinhallintaohjelmistojen ostamista!