Oletko koskaan luonut vuokaaviota asiakirjalle tai liiketoimintaprosessille? Jotkut yritykset ostavat kalliita erikoisohjelmistoja, jotka voivat luoda vuokaavioita muutamalla hiiren napsautuksella. Muut yritykset valitsevat toisen tien: he käyttävät työkalua, joka heillä on jo ja jossa heidän työntekijänsä osaavat työskennellä. Luulen, että arvasit, että puhumme Microsoft Excelistä.
Tehdä suunnitelma
Vuokaavion tarkoitus on näyttää tapahtumien looginen rakenne, päätökset, jotka on tehtävä, ja näiden päätösten seuraukset. Siksi vuokaavion rakentaminen on epäilemättä helpompaa, jos käytät ensin muutaman minuutin ajatustesi järjestämiseen. Vuokaaviosta, joka koostuu sotkuisista, huonosti harkituista vaiheista, ei ole juurikaan hyötyä.
Käytä siis muutama minuutti muistiinpanojen tekemiseen. Sillä ei ole väliä missä muodossa, tärkeintä on kirjoittaa ylös jokainen prosessin vaihe ja korjata jokainen päätös mahdollisine seurauksineen.
Mukauta kohteita
Lisää kullekin ääriviivavaiheelle vuokaavioelementit Exceliin.
- Lisäasetukset -välilehdellä liite (Lisää) napsauta luvut (Muodot).
- Avattu hahmoluettelo on jaettu pääryhmiin. Vieritä alas ryhmään Lohkokaavio (Vuokaavio).
- Valitse elementti.
- Jos haluat lisätä tekstiä elementtiin, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muuta tekstiä (Muokkaa tekstiä).
- Lisäasetukset -välilehdellä Puitteet (Muoto) Valikkonauha Valitse kohteen tyyli ja väriteema.
Kun olet valmis yhden elementin kanssa, lisää seuraava elementti aiotun rakenteen seuraavaan kohteeseen, sitten seuraava ja niin edelleen, kunnes koko rakenne tulee näkyviin.
Kiinnitä huomiota kunkin vuokaavioelementin muotoon. Lomake kertoo lukijalle, mikä toiminto suoritetaan kussakin rakenteen vaiheessa. Kaikkia lomakkeita suositellaan käytettäväksi yleisesti hyväksytyn tarkoituksen mukaisesti, koska lomakkeiden epätyypillinen käyttö voi hämmentää lukijoita.
Tässä on joitain yleisimmistä kohteista:
- Vuokaavion alku tai loppu:
- Työnkulku, noudatettava menettely:
- Ennalta määritetty prosessi, kuten uudelleen käytettävä aliohjelma:
- Tietokantataulukko tai muu tietolähde:
- Päätöksen tekeminen, kuten sen arvioiminen, suoritettiinko edellinen prosessi oikein. Rombin jokaisesta kulmasta lähtevät liitäntälinjat vastaavat erilaisia mahdollisia ratkaisuja:
Järjestä elementit
Kun kaikki elementit on lisätty arkille:
- Järjestäksesi elementit parilliseen sarakkeeseen, valitse useita elementtejä napsauttamalla niitä hiiren näppäintä painettuna siirtyminen, sitten välilehdellä Puitteet (Muotoile) -painiketta Kohdista keskus (Align Center).
- Voit hienosäätää useiden elementtien väliä valitsemalla ne ja välilehdellä Puitteet (Muotoile) -painiketta Levitä pystysuunnassa (Jaa pystysuunnassa).
- Varmista, että elementtien koot ovat samat. Tee kaikista elementeistä sama korkeus ja leveys, jotta vuokaaviosi näyttää hyvältä ja ammattimaiselta. Elementin leveys ja korkeus voidaan asettaa syöttämällä haluamasi arvot välilehden asianmukaisiin kenttiin Puitteet (Muoto) Valikkonauhat.
Aseta linkkilinjat
Lisäasetukset -välilehdellä liite (Lisää) napsauta luvut (Muodot) ja valitse suora nuoli tai reuna nuolella.
- Käytä suoraa nuolta yhdistääksesi kaksi elementtiä, jotka ovat suorassa järjestyksessä.
- Käytä nuolireunaa, kun liitintä on kaarettava, esimerkiksi jos haluat palata edelliseen vaiheeseen päätöselementin jälkeen.
Lisätoimet
Excel tarjoaa monia lisäelementtejä vuokaavioiden luomiseen ja loputtoman valikoiman muokattavia muotoiluvaihtoehtoja. Voit vapaasti kokeilla ja kokeilla kaikkia saatavilla olevia vaihtoehtoja!