Kahden tiedoston vertailu Excelissä erojen löytämiseksi

Jokainen käyttäjä voi kohdata tilanteen, jossa hänen on verrattava kahta taulukkoa. Viimeisenä keinona jokaisen on verrattava kahta saraketta. Kyllä, tietysti Excel-tiedostojen kanssa työskentely on erittäin kätevää ja mukavaa. Anteeksi, tämä ei ole vertailu. Pienen taulukon visuaalinen lajittelu on tietysti mahdollista, mutta kun solujen määrä nousee tuhansiin, joudut käyttämään ylimääräisiä analyyttisiä työkaluja.

Valitettavasti taikasauvaa ei ole vielä avattu, jonka avulla voit automaattisesti verrata kaikkia tietoja keskenään yhdellä napsautuksella. Siksi sinun on työskenneltävä, nimittäin kerättävä tietoja, määritettävä tarvittavat kaavat ja suoritettava muita toimia, joiden avulla voit automatisoida vertailuja ainakin hieman.

Tällaisia ​​toimia on monia. Katsotaanpa joitain niistä.

Mikä on Excel-tiedostojen vertailun tarkoitus?

Syitä useiden Excel-tiedostojen vertailuun voi olla monia. Ennemmin tai myöhemmin jokainen käyttäjä kohtaa tällaisen tarpeen, eikä hänellä ole sellaisia ​​​​kysymyksiä. Voit esimerkiksi verrata kahden raportin tietoja eri vuosineljänneksiltä nähdäksesi, ovatko taloustilanteet nousseet vai laskeneet.

Tai vaihtoehtoisesti opettajan on katsottava, mitkä opiskelijat erotettiin yliopistosta vertaamalla opiskelijaryhmän kokoonpanoa viime vuonna ja tänä vuonna.

Tällaisia ​​tilanteita voi olla valtava määrä. Mutta siirrytään käytäntöön, koska aihe on melko monimutkainen.

Kaikki tavat vertailla kahta taulukkoa Excelissä

Vaikka aihe on monimutkainen, se on helppo. Kyllä, älä ihmettele. Se on monimutkainen, koska se koostuu useista osista. Mutta nämä osat itsessään on helppo ymmärtää ja suorittaa. Katsotaanpa, kuinka voit verrata kahta Excel-laskentataulukkoa suoraan käytännössä.

Tasa-arvokaava ja false-true -testi

Aloitetaan tietysti yksinkertaisimmalla menetelmällä. Tämä asiakirjojen vertailumenetelmä on mahdollista ja melko laajalla alueella. Voit verrata tekstiarvojen lisäksi myös numeerisia arvoja. Ja otetaan pieni esimerkki. Oletetaan, että meillä on kaksi aluetta, joissa on numeromuotoisia soluja. Tee tämä kirjoittamalla yhtälön kaava =C2=E2. Jos käy ilmi, että ne ovat yhtä suuret, soluun kirjoitetaan "TRUE". Jos ne eroavat toisistaan, niin EPÄTOSI. Tämän jälkeen sinun on siirrettävä tämä kaava koko alueelle automaattisen täydennysmerkinnän avulla.

Nyt ero näkyy paljaalla silmällä.

Erillisten arvojen korostaminen

Voit myös tehdä toisistaan ​​eroavia arvoja korostettuna erityisellä värillä. Tämä on myös melko yksinkertainen tehtävä. Jos riittää, että löydät erot kahden arvoalueen tai kokonaisen taulukon välillä, sinun on siirryttävä "Etusivu"-välilehdelle ja valittava sieltä "Etsi ja korosta" -kohta. Ennen kuin napsautat sitä, muista korostaa solujoukkoa, joka tallentaa tietoja vertailua varten. 

Napsauta näkyviin tulevassa valikossa valikkoa "Valitse soluryhmä ...". Seuraavaksi avautuu ikkuna, jossa meidän on valittava kriteeriksi erot rivien mukaan.

Kahden taulukon vertailu ehdollisen muotoilun avulla

Ehdollinen muotoilu on erittäin kätevä ja ennen kaikkea toimiva menetelmä, jonka avulla voit valita värin, joka korostaa erilaista tai samaa arvoa. Löydät tämän vaihtoehdon Koti-välilehdeltä. Sieltä löydät oikeannimisen painikkeen ja valitse näkyviin tulevasta luettelosta "Hallinnoi sääntöjä". Näkyviin tulee säännönhallinta, jossa meidän on valittava "Luo sääntö" -valikko.

Seuraavaksi meidän on valittava kriteeriluettelosta se, jossa sanotaan, että meidän on käytettävä kaavaa määrittääksemme solut, jotka muotoillaan erityisellä tavalla. Säännön kuvauksessa sinun on määritettävä kaava. Meidän tapauksessamme tämä on =$C2<>$E2, minkä jälkeen vahvistamme toimintamme painamalla "Format"-painiketta. Sen jälkeen asetamme solun ulkoasun ja katsomme, pidämmekö siitä erityisen mini-ikkunan kautta, jossa on näyte. 

Jos kaikki sopii, napsauta "OK"-painiketta ja vahvista toiminnot.

Ehdollisten muotoilusääntöjen hallinnassa käyttäjä voi löytää kaikki tässä asiakirjassa voimassa olevat muotoilusäännöt. 

COUNTIF-funktio + taulukon vertailusäännöt

Kaikki aiemmin kuvailemamme menetelmät ovat käteviä niille muodoille, joiden muoto on sama. Jos taulukoita ei ole aiemmin tilattu, niin paras tapa on vertailla kahta taulukkoa funktiolla LASKE.JOS ja säännöt. 

Kuvitellaan, että meillä on kaksi aluetta, joilla on hieman erilaiset tiedot. Meidän tehtävämme on verrata niitä ja ymmärtää, mikä arvo on erilainen. Ensin sinun on valittava se ensimmäiseltä alueelta ja siirryttävä "Koti" -välilehteen. Sieltä löydämme aiemmin tutun kohteen "Ehdollinen muotoilu". Luomme säännön ja asetamme säännön käyttämään kaavaa. 

Tässä esimerkissä kaava on tämän kuvakaappauksen mukainen.

Tämän jälkeen asetimme muodon yllä kuvatulla tavalla. Tämä funktio jäsentää solussa C1 olevan arvon ja tarkastelee kaavassa määritettyä aluetta. Se vastaa toista saraketta. Meidän on otettava tämä sääntö ja kopioitava se koko alueelle. Hurraa, kaikki solut, joiden arvot eivät toistu, on korostettu.

VLOOKUP-toiminto vertailla kahta taulukkoa

Tässä menetelmässä tarkastelemme funktiota VPR, joka tarkistaa, onko kahdessa taulukossa osumia. Tätä varten sinun on syötettävä alla olevassa kuvassa näkyvä kaava ja siirrettävä se koko vertailussa käytettävälle alueelle.

Tämä toiminto toistaa jokaisen arvon ja tarkistaa, onko ensimmäisestä sarakkeesta toiseen kaksoiskappaleita. No, kaikkien toimintojen suorittamisen jälkeen tämä arvo kirjoitetaan soluun. Jos sitä ei ole, saamme #N/A-virheen, joka riittää täysin ymmärtämään automaattisesti, mikä arvo ei täsmää.

IF-toiminto

Logiikka toiminto JOS – tämä on toinen hyvä tapa vertailla kahta aluetta. Tämän menetelmän pääominaisuus on, että voit käyttää vain sitä osaa taulukosta, jota verrataan, etkä koko taulukkoa. Tämä säästää resursseja sekä tietokoneelta että käyttäjältä.

Otetaan pieni esimerkki. Meillä on kaksi saraketta – A ja B. Meidän on verrattava joitain niissä olevia tietoja keskenään. Tätä varten meidän on valmisteltava toinen palvelusarake C, johon kirjoitetaan seuraava kaava.

Käyttämällä kaavaa, joka käyttää funktioita IF, IFERROR и LISÄTIETOJA voit iteroida kaikkia haluttuja sarakkeen A elementtejä ja sitten saraketta B. Jos se löytyi sarakkeista B ja A, se palautetaan vastaavaan soluun.

VBA makro

Makro on monimutkaisin, mutta myös edistynein tapa vertailla kahta taulukkoa. Jotkut vertailuvaihtoehdot eivät yleensä ole mahdollisia ilman VBA-skriptejä. Niiden avulla voit automatisoida prosessin ja säästää aikaa. Kaikki tietojen valmisteluun tarvittavat toiminnot, jos ohjelmoidaan kerran, suoritetaan edelleen.

Ratkaistavan ongelman perusteella voit kirjoittaa minkä tahansa ohjelman, joka vertaa tietoja ilman käyttäjän toimia.

Kuinka vertailla tiedostoja Excelissä

Jos käyttäjä on asettanut itselleen tehtävän (no, tai hänelle on annettu) vertailla kahta tiedostoa, niin tämä voidaan tehdä kahdella menetelmällä kerralla. Ensimmäinen käyttää erikoistoimintoa. Ota tämä menetelmä käyttöön noudattamalla ohjeita:

1. Avaa tiedostot, joita haluat verrata.
2. Avaa välilehti "Näytä" - "Ikkuna" - "Näytä vierekkäin".

Sen jälkeen avataan kaksi tiedostoa yhteen Excel-dokumenttiin.

Sama voidaan tehdä tavallisilla Windows-työkaluilla. Ensin sinun on avattava kaksi tiedostoa eri ikkunoissa. Ota sen jälkeen yksi ikkuna ja vedä se näytön vasempaan reunaan. Avaa sen jälkeen toinen ikkuna ja vedä se oikealle puolelle. Sen jälkeen kaksi ikkunaa ovat vierekkäin. 

Ehdollinen muotoilu kahden Excel-tiedoston vertailuun

Hyvin usein asiakirjojen vertailu tarkoittaa niiden näyttämistä vierekkäin. Mutta joissakin tapauksissa tämä prosessi on mahdollista automatisoida ehdollisen muotoilun avulla. Sen avulla voit tarkistaa, onko arkkien välillä eroja. Näin säästät aikaa, jonka voit käyttää muihin tarkoituksiin.

Ensin meidän on siirrettävä verratut arkit yhdeksi asiakirjaksi. 

Voit tehdä tämän napsauttamalla oikeaa arkkia hiiren kakkospainikkeella ja napsauttamalla sitten "Siirrä tai kopioi" -painiketta ponnahdusvalikosta. Seuraavaksi näyttöön tulee valintaikkuna, jossa käyttäjä voi valita asiakirjan, johon tämä arkki lisätään.

Seuraavaksi sinun on valittava kaikki haluamasi solut nähdäksesi kaikki erot. Helpoin tapa tehdä tämä on napsauttaa vasenta yläkulmaa ja painaa sitten näppäinyhdistelmää Ctrl + Shift + End.

Siirry sen jälkeen ehdollisen muotoilun ikkunaan ja luo uusi sääntö. Kriteerinä käytämme tiettyyn tapaukseen sopivaa kaavaa, jonka jälkeen asetamme muodon.

Huomio: solujen osoitteet on ilmoitettava ne, jotka ovat toisella arkilla. Tämä voidaan tehdä kaavan syöttövalikon kautta.

Excelin tietojen vertailu eri taulukoissa

Oletetaan, että meillä on luettelo työntekijöistä, jossa on myös heidän palkansa. Tämä luettelo päivitetään kuukausittain. Tämä luettelo kopioidaan uudelle taulukolle.

Oletetaan, että meidän on verrattava palkkoja. Tässä tapauksessa voit käyttää tietoina eri taulukoita. Käytämme ehdollista muotoilua korostaaksemme eroja. Kaikki on yksinkertaista.

Ehdollisen muotoilun avulla voit tehdä tehokkaita vertailuja, vaikka työntekijöiden nimet olisivat eri järjestyksessä.

Kuinka vertailla kahta arkkia Excel-laskentataulukossa

Kahdella arkilla olevien tietojen vertailu suoritetaan toiminnolla LISÄTIETOJA. Sen ensimmäisenä parametrina on arvopari, jotka sinun on etsittävä seuraavasta kuukaudesta vastaavalta arkilta. Yksinkertaisesti sanottuna maaliskuu. Voimme nimetä tarkasteltavan alueen joukoksi soluja, jotka ovat osa nimettyjä alueita, yhdistettynä pareittain.

Voit siis verrata merkkijonoja kahden kriteerin – sukunimen ja palkan – mukaan. No, tai mikä tahansa muu käyttäjän määrittelemä. Kaikille löydetyille osumille kirjoitetaan numero soluun, johon kaava syötetään. Excelissä tämä arvo on aina tosi. Siksi, jotta muotoilua voidaan soveltaa erilaisiin soluihin, sinun on korvattava tämä arvo arvolla VAHELEMINEN, käyttämällä toimintoa =EI().

Laskentataulukon vertailutyökalu

Excelissä on erityinen työkalu, jonka avulla voit vertailla laskentataulukoita ja korostaa muutoksia automaattisesti. 

On tärkeää huomata, että tämä työkalu on vain niille käyttäjille, jotka ovat ostaneet Professional Plus -toimistopaketit.

Voit avata sen suoraan "Home"-välilehdeltä valitsemalla "Vertaa tiedostoja" -kohdan.

Sen jälkeen näkyviin tulee valintaikkuna, jossa sinun on valittava kirjan toinen versio. Voit myös kirjoittaa Internet-osoitteen, jossa tämä kirja sijaitsee.

Kun olemme valinneet asiakirjasta kaksi versiota, meidän on vahvistettava toimintamme OK-näppäimellä.

Joissakin tapauksissa voi syntyä virhe. Jos se tulee näkyviin, se voi tarkoittaa, että tiedosto on suojattu salasanalla. Kun napsautat OK, sinua pyydetään syöttämään se. 

Vertailutyökalu näyttää kahdelta vierekkäiseltä Excel-taulukolta samassa ikkunassa. Riippuen siitä, onko tietoa lisätty, poistettu vai onko kaavassa tapahtunut muutos (sekä muun tyyppisissä toimissa), muutokset korostetaan eri väreillä. 

Kuinka tulkita vertailutuloksia

Se on hyvin yksinkertaista: erityyppiset erot on merkitty eri väreillä. Muotoilu voi ulottua sekä solun täyttöön että itse tekstiin. Joten jos soluun syötettiin tietoja, täyttö on vihreä. Jos jokin jää epäselväksi, palvelussa itsessään on symbolit, jotka osoittavat, minkä tyyppinen muutos on korostettu millä värillä.