Sisällys
Tietojen yhdistäminen on Excelin ominaisuus, jonka ansiosta käyttäjillä on mahdollisuus yhdistää tietoja useista taulukoista yhdeksi sekä yhdistää samassa tai eri tiedostoissa olevia taulukoita yhdeksi.
Viralliset vaatimukset taulukoille, jotka ovat välttämättömiä konsolidoinnin suorittamiseksi
Vaihtoehto nimeltä "Yhdistä" ei toimi, jos taulukot eivät täytä vaatimuksia. Jotta tietojen yhdistäminen onnistuisi, sinun on:
- tarkista taulukosta tyhjien rivien/sarakkeiden varalta ja poista ne, jos niitä on;
- käytä samoja malleja;
- seuraa sarakkeiden nimiä, ne eivät saa erota toisistaan.
Perus konsolidointimenetelmät Excelissä
Kun kokoat tietoja eri raporteista, taulukoista, samantyyppisistä alueista yhdeksi yhteiseksi tiedostoksi, voit käyttää useita eri menetelmiä. Alla käsitellään kahta päämenetelmää tietojen yhteenvetämiseen: aseman ja kategorian mukaan.
- Ensimmäisessä versiossa alkuperäisten alueiden tiedot ovat samassa järjestyksessä, jossa identtiset etiketit on kiinnitetty. Roll up positioittain yhdistää tiedot 3-4 taulukosta, jotka perustuvat samaan malliin, esimerkiksi tilinpäätökset sopivat tämän menetelmän tarkistamiseen.
- Toisessa vaihtoehdossa tiedot ovat satunnaisessa järjestyksessä, mutta niillä on identtiset tunnisteet. Yhdistä luokittain, jos haluat yhdistää tietoja useista laskentataulukoista, joilla on erilaiset asettelut mutta identtiset tietotunnisteet.
Tärkeää! Tällä menetelmällä on paljon yhteistä pivot-taulukon muodostamisen kanssa. Voit kuitenkin järjestää uudelleen luokkia Pivot-taulukossa.
- On myös kolmas tapa yhdistää tietoja – tämä on yhdistäminen kaavoilla. Totta, sitä käytetään harvoin käytännössä, koska se vie paljon aikaa käyttäjältä.
Vaiheittaiset ohjeet konsolidoinnin suorittamiseen Excelissä
Seuraavaksi tarkastelemme helpointa ja nopeinta tapaa konsolidoida.
Joten kuinka liittää useita pöytiä:
- Ensin sinun on luotava uusi arkki, jonka jälkeen ohjelmisto lisää sen automaattisesti oikealle puolelle. Tarvittaessa voit vetää arkin toiseen paikkaan (esimerkiksi luettelon loppuun) hiiren vasemmalla painikkeella.
- Lisätty arkki seisoo solussa, jonka kanssa aiot työskennellä. Siirry sitten "Data" -välilehteen, etsi "Tietojen käsittely" -osio, napsauta kohtaa nimeltä "Yhdistäminen".
- Pieni asetusikkuna tulee näyttöön.
- Seuraavaksi sinun on valittava sopiva toiminto tietojen yhdistämiseksi.
- Kun olet valinnut toiminnon, siirry "Linkki"-kenttään napsauttamalla sen sisällä. Täällä sinun on valittava solualue yksitellen. Voit tehdä tämän siirtymällä ensin levylle, jossa on ensimmäinen levy.
- Valitse sitten levy ja otsikko. Varmista, että kaikki on tehty oikein, ja napsauta sitten "Lisää" -kuvaketta. Muuten, voit päivittää / muuttaa koordinaatteja itse näppäimistön avulla, mutta tämä on hankalaa.
- Jos haluat valita alueen uudesta asiakirjasta, avaa se ensin Excelissä. Aloita sen jälkeen yhdistäminen ensimmäisessä kirjassa ja vaihda toiseen, valitse siitä sopiva arkki ja valitse sitten tietty osa soluista.
- Tämän seurauksena ensimmäinen merkintä muodostetaan "Alueiden luetteloon".
- Palaa Linkki-kenttään, poista kaikki sen sisältämät tiedot ja lisää sitten jäljellä olevien levyjen koordinaatit alueluetteloon.
- Valitse valintaruudut seuraavien toimintojen vieressä: "Ylärivin otsikot", "Vasemman sarakkeen arvot", "Luo linkit lähdetietoihin".
- Napsauta sitten “OK”.
- Excel suorittaa toimenpiteen ja luo uuden asiakirjan asetettujen parametrien ja valittujen toimintojen mukaisesti.
Esimerkissä valittiin linkitys, joten tulos ryhmiteltiin yksityiskohtien näyttämiseksi/piilottamiseksi.
Lisätietoja alueiden käytöstä, linkkien lisäämisestä ja poistamisesta
- Jos haluat käyttää uutta aluetta tietojen yhdistämiseen, sinun on valittava "Yhdistä"-vaihtoehto, klikattava "Linkki"-kenttää ja valittava alue tai lisättävä linkki. Kun olet napsauttanut "Lisää" -painiketta, linkki tulee näkyviin alueluetteloon.
- Jos haluat poistaa linkin, valitse se ja napsauta "Poista".
- Jos haluat muuttaa linkkiä, valitse se alueluettelosta. Se näkyy Linkki-kentässä, jossa se voidaan päivittää. Kun manipulaatiot on tehty, napsauta "Lisää" -painiketta. Poista sitten muokatun linkin vanha versio.
Tietojen yhdistäminen auttaa yhdistämään tarvittavat tiedot, joita ei ole vain erilaisissa taulukoissa ja taulukoissa, vaan myös muissa tiedostoissa (kirjoissa). Sekoitusprosessi ei vie paljon aikaa ja on helppo aloittaa vaiheittaisten ohjeiden avulla.