Muunna CSV-tiedosto Exceliksi taulukoksi

Tietokantojen sisältö puretaan yleensä .csv-tiedostona. Se on kuitenkin vain tekstitiedosto, ei kovin luettavissa. Tietokannan sisällön käsittelyä varten se on esitettävä eri muodossa – usein Excel-taulukot ovat kätevimpiä. Tässä artikkelissa käsitellään sitä, mitä menetelmiä tähän on olemassa, mikä on parempi ja mitä virheitä tiedonsiirrossa esiintyy.

Kuinka muuntaa CSV Excel-muotoon

Tietokannasta ladatun CSV-dokumentin voi siirtää Exceliin useilla eri tavoilla. Keskustelemme niistä kolmesta:

1. Suora avaaminen Excelissä.
2. Avaaminen Windowsin Resurssienhallinnan kautta.
3. Tuo asiakirja muotomuutoksella.

CSV-dokumentin avaaminen Excelissä

Excel voi avata .csv-asiakirjoja suoraan ilman muuntamista. Muoto ei muutu avattaessa tällä tavalla, .csv-tunniste tallentuu – vaikka päätettä voidaan muuttaa muokkauksen jälkeen.

1. Käynnistä Excel, napsauta "filee", Sitten"avoin".
2. Valitse näkyviin tulevasta ikkunasta vaihtoehto "Tekstitiedostotlaajennetusta luettelosta.

3. Etsi tarvitsemasi asiakirja ja kaksoisnapsauta sitä.

.csv-tiedostot avautuvat Excelissä välittömästi ilman lisäkäsittelyjä. Mutta .txt-tiedostot vaativat muuntamisen – ikkuna tulee näkyviin "Ohjatut tekstintuontitoiminnot".

On tapauksia, joissa on parempi olla avaamatta asiakirjaa suoraan, vaan soittamalla Master. Tämä lähestymistapa on perusteltu seuraavissa tapauksissa:

• asiakirjassa käytetty erotusmerkki on epästandardi tai niitä on useita erilaisia;
• asiakirja sisältää päivämäärät eri muodoissa;
• muunnat nollalla alkavia lukuja ja haluat säilyttää ne sellaisina;
• ennen tietojen siirtämistä haluat nähdä, miltä lopputulos näyttää;
• haluat yleensä enemmän siirrettävyyttä.

Master käynnistyy, jos muutat asiakirjan tunnisteeksi .txt. Voit myös aloittaa tiedoston tuonnin eri tavalla, mistä keskustellaan myöhemmin toisen avaustavan kuvauksen jälkeen.

Jos teet muutoksia asiakirjaan sen avaamisen jälkeen, Excel kehottaa sinua tallentamaan sen .xls-muodossa (tai .xlsx-muodossa), koska muuten osa muotoilusta katoaa. Silloin on aina mahdollisuus muuttaa muotoa takaisin, mutta toinen osa sisällöstä voi kadota – nollia saattaa kadota numeroiden alkuun, osa tietueista saattaa muuttaa ulkonäköään.

CSV-dokumentin avaaminen Windowsin Resurssienhallinnan kautta

Tämä polku ei pohjimmiltaan eroa edellisestä. Avaa asiakirja kaksoisnapsauttamalla sitä Windowsin Resurssienhallinnassa.

Varmista ennen avaamista, että asiakirjan nimen vieressä on Excel-ohjelman kuvake, ei jonkun muun - tämä tarkoittaa, että Excel on valittu ohjelmaksi, jonka pitäisi avata tällaiset tiedostot. Muuten jokin muu ohjelma avautuu. Voit muuttaa sen Exceliksi seuraavasti:

1. Kutsu kontekstivalikko napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa .csv-tiedostoa ja ota käyttöön Avaa… > Valitse ohjelma.
2. valita Excel (työpöytä) of Suositeltavat ohjelmat, määritä se ohjelmaksi, jota tulee aina käyttää tällaisille tiedostoille (valitse alla oleva ruutu) ja sulje ikkuna painamalla OK.

Tuo CSV Exceliin

Avattu dokumentti on myös mahdollista muuttaa Excel-työkirjaksi. Muoto muuttuu .xls:ksi Excelin aiemmissa versioissa (2000, 2003) ja .xlsx:ksi kaikille muille. Kaikki sisältö näytetään yhdellä arkilla.

1. Napsauta arkin solua, josta tuonnin pitäisi alkaa. Tämä on yleensä taulukon ensimmäinen solu, A1. Siitä alkaen täytetään niin monta riviä kuin avatussa tiedostossa on ja niin monta saraketta kuin jokaisessa sarakkeessa on arvoja.
2. Välilehdessä “Data" ryhmässä "Ulkoisten tietojen saaminen" valitse “Tekstistä".

3. Etsi avautuvasta ikkunasta haluamasi asiakirja ja kaksoisnapsauta sitä (voit myös käyttää painiketta Tuo ikkunan alareunassa).

4. Seuraavaksi sinun on noudatettava avatun sivun vaiheittaisia ​​​​ohjeita Ohjatut tekstintuontitoiminnot.

Alla olevassa kuvassa näkyy alkuperäinen asiakirja ja odotettu tulos. Jotta kaikki näyttäisi täsmälleen tältä tuonnin jälkeen, sinun on käytettävä erilaisia ​​​​asetuksia, joista keskustellaan myöhemmin.

Vaihe 1. Ohjattu toiminto kehottaa sinua valitsemaan tiedostotyypin - kuten arvata saattaa, se tulee olemaan"erottimilla" (englanniksi - rajattu) ja rivi, josta sisällön siirto alkaa – todennäköisesti sinun on aloitettava ehdot 1jos et halua siirtää vain osaa sisällöstä. Alla oleva ikkuna näyttää valitun asiakirjan ensimmäiset rivit.

Vaihe 2. Nyt sinun on ymmärrettävä kumpaa käytetään separaattori (saattaa olla useampi kuin yksi) tiedostossa ja määritä tämä merkki Masters. Siinä on vaihtoehtoja valita tavallisista erottimista, mutta jos asiakirjassa käytetään epätyypillistä merkkiä, voit valita Muut ja syötä haluamasi merkki. Esittelyssä käytetyssä tiedostossa erottimet ovat − pilkku и Kieleke. Pilkuilla erotetaan solut tuotteen ominaisuuksilla, kuten sarjanumerolla ja myytyjen kappaleiden määrällä, ja välilehdillä erotetaan tuotteet toisistaan ​​– jokaisen tiedot on aloitettava uudelta riviltä.

On myös tarpeen määritellä ja täsmentää tekstin erotin. Tämä on merkki, joka on sijoitettu jokaisen tekstikappaleen eteen ja jälkeen, ja sen on sijaittava yhdessä solussa. Erottimen ansiosta jokainen tällainen segmentti nähdään erillisenä arvona, vaikka sen sisällä olisikin valittuja merkkejä erottamaan arvot. Asiakirjassamme jokainen arvo on kehystetty lainausmerkeillä - joten vaikka se sisältäisi pilkun (esimerkiksi "alku, jatka"), kaikki sen teksti sijoitetaan yhteen soluun, ei kahteen peräkkäiseen.

Vaihe 3. Täällä riittää katsoa esikatselua ja, jos siinä ei näy kelvollisia puutteita, napsauta Suorittaa loppuun. Saattaa käydä niin, että joitain arvoja ei eroteta yhdellä erottimella, vaan useilla, minkä seurauksena niiden väliin ilmestyy soluja ilman arvoja. Voit estää tämän valitsemalla valintaruudun Käsittele peräkkäisiä erottimia yhtenä.

5. Valitse kohdepolku (se voi olla uusi tai olemassa oleva taulukko) ja napsauta OKviedäksesi tuontiprosessin loppuun.

Voit myös napsauttaa Tarvikkeet – muitakin mahdollisuuksia on. Voit esimerkiksi muotoilla sisältöä, mukauttaa merkintöjä ja kuinka tiedot päivitetään.

Joskus muuntamisen tulos on kaukana odotetusta. Miten tätä tulosta voidaan muuttaa, käsitellään artikkelin seuraavassa osassa.

Konversion ongelmat ja niiden ratkaisut

Koko CSV-muodon olemassaolon ajan kukaan ei ole vaivautunut dokumentoimaan sitä virallisesti. Siksi, vaikka oletetaankin, että arvot erotetaan pilkuilla, eri tietokannat käyttävät itse asiassa erilaisia ​​erottimia – puolipisteitä, sarkaimia ja muita.

Tekstin erottimet voivat myös vaihdella – useimmiten ne ovat joko lainausmerkkejä tai tavujärjestysmerkkejä. Erottimia ei ehkä ole ollenkaan – silloin erottimena käytetty merkki koetaan aina sellaisena (silloin se ei yleensä ole pilkku – sitä käytetään liian usein tekstissä – vaan erilainen, vähemmän yleinen merkki).

Epätyypilliset tiedostot eivät välttämättä avaudu oikein – jotta ne näkyisivät niin kuin pitääkin, sinun on muutettava tietokoneen tai avausohjelman asetuksia. Katsotaan, mitä vaikeuksia on olemassa ja mitä ratkaisuja niihin on olemassa.

Tiedosto ei avaudu oikein

näyttö. Asiakirjan koko sisältö sijoitetaan ensimmäiseen sarakkeeseen.

Aiheuttaa. Asiakirja käyttää erottimena merkkiä, jota ei ole määritetty sellaiseksi tietokoneen asetuksissa tai joka on varattu toiselle toiminnolle. Pilkku voidaan esimerkiksi varata luvun desimaaliosien erottamiseen, joten se ei voi erottaa tiedostossa olevia arvoja.

Ratkaisumme. On olemassa erilaisia ​​tapoja ratkaista tämä ongelma:

1. Muuta erotusmerkkiä itse asiakirjassa. Avaa se Notepadissa tai vastaavassa editorissa ja kirjoita aloitusriville (tyhjä, kaikkien tietojen tulee olla alla olevilla riveillä) seuraava teksti:

• muuttaaksesi erottimen pilkuksi: syyskuu
• vaihtaaksesi puolipisteeseen: syys=;

Toinen perään kirjoitettu hahmo syys = alkurivillä, tulee myös erottimeksi.

2. Tiedostossa käytetty erotinmerkki voidaan määrittää myös itse Excelissä. Versioissa 2016, 2013 tai 2010 tätä varten sinun on avattava välilehti Päiväys ja valitseTeksti sarakkeittain” ryhmässä "Työskentely tietojen kanssa".

Tämä avaa ikkunan "Ohjatut toiminnot tekstin jakamiseen sarakkeisiin". Siellä sinun on valittava ehdotetuista tietomuodoista ne, joissa on erottimet. Sitten sinun täytyy painaa seuraava ja kun olet valinnut erottimen, Suorittaa loppuun.

3. Asiakirjan avaaminen automaattisesti sovelluksella Ohjattu tuonti, eikä vain Excel-taulukossa, laajennus voidaan muuttaa .csv:stä .txt:ksi. AT Masters on mahdollista määrittää mikä tahansa merkki erottimeksi - kuinka tämä tehdään, artikkelissa selitettiin aiemmin.
4. Käytä VBA:ta. Voit käyttää esim. – se sopii Excel 2000:lle tai 2003:lle. Koodia voidaan muuttaa niin, että se sopii muihin versioihin.

Yllä esitetyt ratkaisut on suunniteltu yksittäisille asiakirjoille, joiden asetukset poikkeavat tavallisista. Näitä toimintosarjoja on sovellettava jokaiseen tiedostoon, joka ei avaudu oikein. Jos suurin osa asiakirjoista ei avaudu oikein, ehkä paras ratkaisu on muuttaa tietokoneen asetuksia – tätä käsitellään viidennessä ratkaisussa.

5. Muuta erotinta ja desimaalipistettä tietokoneen asetuksissa

В Ohjauspaneelin, kutsutaan painikkeella Aloita, valitse "Lisävaihtoehdot” listasta"Alueelliset standardit”. Napsautuksen jälkeen ikkuna tulee näkyviinMuotoasetus” - siitä voit valita "Listan erotin" ja luvun kokonaisluvun ja murto-osien erotin. Jos tiedostot vaativat pilkkua erottimena, aseta ensin piste desimaalipisteeksi. Se voi osoittautua päinvastoin – tarvitset puolipisteen erotinmerkiksi. Sitten murto-osille voit jättää minkä tahansa merkin, tämä ei aiheuta ristiriitaa.

Kun kaikki asetukset on tehty, napsauta OK molemmissa kahdessa avoimessa ikkunassa – ne sulkeutuvat ja muutokset tallennetaan. Muista, että ne toimivat nyt kaikissa tietokoneen ohjelmissa.

Poista etunollat

Merkki. Jotkut lähdeasiakirjan arvoista ovat nollalla alkavia numeroita, joita ei eroteta murtomerkillä (esim. salaukset ja koodit, joissa on kiinteä määrä numeroita, sisäänkirjautumiset ja salasanat, mittarin ja instrumentin lukemat). Excelissä tällaisten lukujen alussa olevat nollat ​​katoavat. Jos muokkaat tiedostoa ja tallennat sen sitten Excel-työkirjana, tästä työkirjasta ei enää löydy, missä nollia sisältävät luvut olivat.

Aiheuttaa. Excelissä on erilliset muodot tekstille ja numeroille. Tekstitiedostoissa tällaista erottelua ei ole, ja siksi Excel määrittää yleisen muodon kaikille arvoille. Se tarkoittaa, että teksti näytetään tekstinä ja numerot ilman aakkosmerkkejä näytetään numeroina, jotka eivät voi alkaa nollalla.

Ratkaisu. Muuta tiedostotunniste .txt ottaaksesi ohjatun tuontitoiminnon käyttöön, kun avaat asiakirjan. Kun pääset vaiheeseen 3, muuta nollalla alkavien sarakkeiden muoto tekstiksi.

Jotkut arvot näyttävät päivämääriltä

Merkki. Päivämäärät näyttävät arvot, jotka ovat alun perin pelkkää tekstiä tai numeroita.

Aiheuttaa. Yleisessä muodossa arvot muutetaan päivämääriksi, jotka muistuttavat Excelin päivityksiä. Jos CSV-dokumentti sisältää yhden arvon, kuten toukokuu12, niin se näkyy Excel-taulukossa päivämääränä.

Ratkaisu. Samanlainen kuin edellisessä tapauksessa. Muuta laajennuksen muotoon .txt, in Masters muuttaa päivämääriksi muunnettujen arvojen muotoa tekstiksi.

Jos päinvastoin haluat näyttää tietyn sarakkeen sisällön päivämäärinä, aseta sen muoto data. Päivämäärämuotoja on useita tyyppejä, joten valitse luettelosta haluamasi.

Kuinka tuoda useita CSV-tiedostoja Exceliin

Excel voi avata useita CSV-tiedostoja kerralla.

1. lehdistö Tiedosto> Avaa ja valitse vaihtoehto Tekstitiedostot alla olevasta pudotusvalikosta.
2. Jos haluat valita useita tiedostoja vierekkäin, valitse ensin ensimmäinen ja napsauta sitten siirtyminen ja napsauta viimeistä. Valittujen tiedostojen lisäksi kaikki tiedostot väliltä valitaan.
3. Napauta avoin.

Tämän menetelmän haittana on, että jokainen valittu tiedosto avataan erikseen Excelissä. Siirtyminen asiakirjasta toiseen voi lisätä aikakustannuksia. Niiden kaikkien sisältö on kuitenkin mahdollista kopioida saman työkirjan arkeille.

Selitys oli kuitenkin pitkä, mutta nyt voit avata minkä tahansa CSV-tiedoston Excelissä ilman suuria vaikeuksia. Jos jokin näyttää ensisilmäyksellä käsittämättömältä, seuraa vain annettuja ohjeita ja kaikki tulee selväksi.