Sisällys
Yksi Excelin tehokkaimmista työkaluista on kyky luoda kaavoja. Kaavojen avulla voit laskea uusia arvoja, analysoida tietoja ja paljon muuta. Mutta kaavojen kanssa työskentelyllä on varjopuolensa – pienikin virhe riittää, jotta kaava antaa väärän tuloksen.
Mikä pahinta, Excel ei aina ilmoita virheestä kaavassa. Yleensä tällainen kaava toimii edelleen ja suorittaa laskelmia antaen virheellisen tuloksen. Vastuu siitä, että olet jälleen kerran liian laiska tarkistamaan kaavaa, on täysin sinulla.
Olemme koonneet luettelon ohjeista, joiden avulla voit tarkistaa luotujen kaavojen oikeellisuuden. Nämä vihjeet eivät ratkaise kaikkia kohtaamiasi ongelmia, mutta tarjoavat työkalun monien yleisten virheiden tunnistamiseen.
Tarkista linkit
Useimmat kaavat käyttävät vähintään yhtä soluviittausta. Jos kaksoisnapsautat kaavaa, kaikkien solujen reunat, joihin viitataan, korostetaan. Voit tarkistaa jokaisen linkin uudelleen varmistaaksesi, että ne ovat oikein.
Etsi permutaatioita
Yleinen virhe on käyttää oikeita soluviittauksia, mutta väärässä järjestyksessä. Esimerkiksi jos haluat vähentää C2 of C3, kaavan tulisi olla: =C3-C2, ei näin: =C2-C3.
Pura se osiin
Jos kaava on liian monimutkainen testattavaksi, yritä jakaa se useisiin yksinkertaisempiin kaavoihin. Näin voit tarkistaa kunkin kaavan tarkkuuden, ja jos ongelmia ilmenee, tiedät tarkalleen missä.
Mieti, mikä tuloksen pitäisi olla
Voit käyttää omaa kokemustasi, kriittistä ajatteluasi ja intuitiota määrittääksesi, mikä tuloksen pitäisi olla. Jos tulos Excelissä on paljon odotettua suurempi tai pienempi, kaavassa voi olla virheitä (tai vääriä tietoja soluissa).
Jos esimerkiksi lasket kokonaiskustannukset 8 tavaran yksiköitä 98 senttiä jokaisesta, tuloksen pitäisi olla hieman pienempi $8. Alla olevassa esimerkissä kaava antaa virheellisen tuloksen. $ 784,00. Syynä on se, että soluun A2 hinta syötetään muodossa 98, ja sen pitäisi olla 0,98. Kuten näet, pienillä yksityiskohdilla voi olla suuri ero.
Muista, että tämä temppu ei aina toimi. Joissakin tapauksissa väärä vastaus voi olla huomattavan lähellä oikeaa. Kuitenkin monissa tilanteissa tällainen nopea arviointi paljastaa virheen kaavassa.
Tarkista argumentit
Jos työskentelet funktion kanssa, varmista, että kaikki vaaditut argumentit on annettu. Kun syötät funktiota, näyttöön tulee pieni työkaluvihje, jossa on tarvittavat argumentit.
Työkaluvinkki on erityisen hyödyllinen, kun yrität korjata ominaisuutta, joka ei toimi kunnolla. Katso esimerkiksi alla olevaa toimintoa:
Yllä olevan kuvan esimerkissä funktio VERKKOPÄIVÄT (NETWORKDAYS) palauttaa virheen. Jos esittelemme funktion VERKKOPÄIVÄT (NETWORKDAYS) toiseen soluun, syy tulee ilmeiseksi:
Toiminto VERKKOPÄIVÄT (NETWORKDAYS) vaatii vähintään kaksi argumenttia − Aloituspäivämäärä (aloituspäivä) ja päättymispäivä (päättymispäivä). Edellisessä esimerkissä annettiin vain yksi argumentti, joten korjataan funktio lisäämällä puuttuva argumentti:
Nyt kaavamme toimii oikein!
Tarkista koko toimintoketju (sekvenssi)
Muistatko koulumatematiikan, mikä on matemaattisten operaatioiden järjestys? Jos et (tai jos haluat virkistää muistiasi), voit tutkia oppituntia monimutkaisten kaavojen rakentamisesta. Excel käyttää aina tätä järjestystä, eli toimintoja ei tehdä vain vuorotellen vasemmalta oikealle. Seuraavassa esimerkissä ensimmäinen askel on kertolasku, mikä ei ole juuri sitä, mitä halusimme. Korjataan tämä kaava päättämällä D2+D3 suluissa:
Ota kaavan näyttö käyttöön
Jos Excel-taulukossa on paljon kaavoja ja funktioita, voi olla helpompaa vaihtaa kaavan näyttötilaan nähdäksesi kaikki kaavat samanaikaisesti. Tätä varten sinun on käytettävä komentoa Kaavanäkymä (Näytä kaavat), joka on välilehdellä kaavat (Kaavat) -osiossa Kaavan auditointi (Kaavan riippuvuudet).
Voit vaihtaa takaisin tuttuun näkymään napsauttamalla tätä komentoa uudelleen.
Muista, että kaavojen hallinta saavutetaan jatkuvalla harjoittelulla. Jopa kokeneimmat Excel-käyttäjät tekevät virheitä kaavoissa. Jos kaava ei toimi tai antaa sinulle väärän arvon, älä panikoi! Useimmissa tapauksissa on yksinkertainen selitys, miksi kaava epäonnistuu. Kun löydät tämän virheen, voit saada kaavan toimimaan oikein.