Suodata Excelissä – Perusteet

Suodattamalla tiedot Excelissä voit näyttää suuren tietomäärän joukossa vain sen, mitä tarvitset. Esimerkiksi kun edessäsi on luettelo tuhansista tuotteista suuressa hypermarketissa, voit valita siitä vain shampoot tai voiteet ja piilottaa loput väliaikaisesti. Tällä oppitunnilla opimme käyttämään suodattimia Excelin luetteloihin, asettamaan suodatuksen useille sarakkeille kerralla ja poistamaan suodattimia.

Jos taulukko sisältää suuren määrän tietoa, tarvitsemasi tiedon löytäminen voi olla vaikeaa. Suodattimia käytetään rajaamaan Excel-taulukossa näytettävän tiedon määrää, jolloin näet vain tarvitsemasi tiedot.

Suodattimen käyttäminen Excelissä

Seuraavassa esimerkissä käytämme laitteiston käyttölokiin suodatinta, joka näyttää vain tarkastettavissa olevat kannettavat tietokoneet ja tabletit.

1. Valitse mikä tahansa solu taulukosta, esimerkiksi solu A2.

Jotta suodatus toimisi oikein Excelissä, laskentataulukossa on oltava otsikkorivi, jota käytetään kunkin sarakkeen nimeämiseen. Seuraavassa esimerkissä laskentataulukon tiedot on järjestetty sarakkeiksi, joiden otsikot on rivillä 1: ID #, Tyyppi, Laitteiston kuvaus ja niin edelleen.

1. Valitse Päiväysja paina sitten komentoa Suodattaa.
2. Nuolipainikkeet näkyvät kunkin sarakkeen otsikoissa.
3. Napsauta tällaista painiketta sarakkeessa, jonka haluat suodattaa. Meidän tapauksessamme käytämme suodatinta sarakkeeseen B nähdäksemme vain tarvitsemamme laitteet.
4. Suodatinvalikko tulee näkyviin.
5. Poista valinta ruudusta Valitse kaikkipoistaaksesi kaikkien kohteiden valinnan nopeasti.
6. Valitse niiden laitetyyppien valintaruudut, jotka haluat jättää taulukkoon, ja napsauta sitten OK. Esimerkissämme valitsemme Kannettavat и tabletitnähdäksesi vain tämäntyyppiset laitteet.
7. Tietotaulukko suodatetaan ja piilottaa tilapäisesti kaiken sisällön, joka ei täytä ehtoja. Esimerkissämme vain kannettavat tietokoneet ja tabletit jäivät näkyviin.

Suodatusta voidaan käyttää myös valitsemalla komento Lajittele ja suodata kieleke Koti.

Käytä useita suodattimia Excelissä

Excelin suodattimet voidaan laskea yhteen. Tämä tarkoittaa, että voit käyttää useita suodattimia samaan taulukkoon rajataksesi suodatintuloksia. Edellisessä esimerkissä suodatimme jo taulukon näyttämään vain kannettavat tietokoneet ja tabletit. Nyt tehtävämme on kaventaa dataa entisestään ja näyttää vain elokuussa tarkastettavaksi lähetetyt kannettavat tietokoneet ja tabletit.

1. Napsauta nuolipainiketta sarakkeessa, jonka haluat suodattaa. Tässä tapauksessa käytämme lisäsuodatinta sarakkeeseen D nähdäksemme tiedot päivämäärän mukaan.
2. Suodatinvalikko tulee näkyviin.
3. Valitse tai poista valintaruudut sen mukaan, mitä tietoja haluat suodattaa, ja napsauta sitten OK. Poistamme valinnan kaikista kohteista paitsi elokuu.
4. Uusi suodatin otetaan käyttöön, ja taulukkoon jäävät vain elokuussa varmennettavaksi lähetetyt kannettavat ja tabletit.

Suodattimen poistaminen Excelistä

Suodattimen käyttöönoton jälkeen se on ennemmin tai myöhemmin poistettava, jotta sisältö voidaan suodattaa toisella tavalla.

1. Napsauta nuolipainiketta sarakkeessa, josta haluat poistaa suodattimen. Esimerkissämme poistamme suodattimen sarakkeesta D.
2. Suodatinvalikko tulee näkyviin.
3. Valitse tavara Poista suodatin sarakkeesta… Esimerkissämme poistamme suodattimen sarakkeesta Lähetetty tarkistettavaksi.
4. Suodatin poistetaan ja aiemmin piilotetut tiedot tulevat uudelleen näkyviin Excel-taulukkoon.

Voit poistaa kaikki suodattimet Excel-taulukosta napsauttamalla komentoa Suodattaa kieleke Päiväys.