Kuinka muuntaa Excel PDF-muotoon. Ulkoisten sovellusten ja verkkopalvelujen kautta, Excelin sisällä

Excelin käyttäjät joutuvat usein esittelemään työnsä tuloksia esityksissä. Tätä varten sinun on muutettava tiedosto kätevämpään muotoon, kuten PDF. Lisäksi asiakirjan muuntamisen avulla voit suojata tietoja ei-toivotuilta korjauksilta, kun ne siirretään kolmansille osapuolille. Jos taulukko sisältää laskelmiin liittyviä kaavoja, PDF-muotoon muuntaminen mahdollistaa tietojen suojaamisen vahingossa tapahtuvilta muutoksilta tai vaurioilta, kun asiakirja siirretään toiselle tietokoneelle. Katsotaanpa tarkemmin kaikkia muunnosmenetelmiä.

Muunna Excel-tiedosto PDF-muotoon

Excelin vanhemmissa versioissa tiedostoa ei voi tallentaa missään muussa muodossa kuin xls. Minun piti etsiä erityisiä muunnosohjelmia tai käyttää Internet-resursseja, jotka voisivat kääntää asiakirjamuodon toiseen. Koska kunnostautua-2010, ohjelman toiminnallisuutta täydennettiin sellaisella välttämättömällä ominaisuudella, jonka avulla voit muuntaa tiedoston välittömästi poistumatta Excelistä.

1. Ensinnäkin sinun on valittava solut, jotka haluat muuntaa. Siirry "Tiedosto"-välilehden valikkoon. Ennen kuin tallennat, sinun on varmistettava, että taulukon reunat eivät ulotu PDF-dokumentin arkin ulkopuolelle.
   

   

2. Seuraavaksi siirrymme tallennusprosessiin. Siirry avautuvassa "Tiedosto"-valikossa "Selaa" -vaihtoehtoon aktivoimalla "Tallenna nimellä ..." -luokka oikealla.
   

   

3. Sen jälkeen näkyviin tulee ikkuna, jossa sinun tulee päättää tiedoston sijainnista ja nimestä.
   

   

4. Ikkunan alareunasta löydät luokan "Tiedostotyyppi" ja napsauttamalla riviä tietokoneen hiiren vasemmalla painikkeella, avaamme luettelon vaihtoehdoista, joista voit valita asiakirjan muodon. Valitse tässä tapauksessa PDF-tiedostotyyppi.
   

   

5. Rivillä "Tiedostotyyppi" on useita muunnoksen edellyttämiä lisäparametreja. Vakiooptimointi soveltuu tulostamiseen ja Internetissä julkaisemiseen, ja vähimmäiskoko mahdollistaa asiakirjan optimoinnin Internet-sivustojen sivuille sijoittamista varten. Kun olet valinnut sopivan optimointivaihtoehdon, sinun tulee merkitä sen viereen. Jotta näin tallennettu dokumentti avautuu muuntamisen jälkeen, kannattaa rastittaa vastaava ruutu.
   

   

Muunnosprosessin selkeää ja yksityiskohtaista säätämistä varten asiantuntijat suosittelevat kiinnittämään huomiota lisäparametreihin, joissa voit tehdä kaikki selventävät kohdat taulukoiden sisällön näyttämiseksi paremmin.

6. Näyttöön tulevassa ikkunassa voit määrittää, mitkä sivut haluat muuntaa. Valitse tietoalue, kuten valitut laskentataulukot, tietty alue tai koko Excel-työkirja. Uuteen asiakirjaan voidaan lisätä myös ei-tulostettavaa tiedostotietoa – dokumentin rakennetunnisteet ja sen ominaisuudet. Ikkunassa jo asetetut parametrit vastaavat pääsääntöisesti vakiovaatimuksia, mutta niitä voidaan tarvittaessa säätää. Aktivoidaksesi muutokset, napsauta "OK".
   

   

7. Viimeistelemme muunnosprosessin painamalla "Tallenna" -painiketta.
   

   

8. Muuntaminen voi kestää jonkin aikaa taulukoiden koosta riippuen. PDF-dokumentti ilmestyy määritettyyn kansioon. Asetusten mukaisesti dokumentti avautuu välittömästi muuntamisen jälkeen editoriin, joka pystyy lukemaan sen.
   

   

Muunna Excel-laskentataulukko PDF-muotoon ulkoisten sovellusten avulla

Jos käyttäjä työskentelee Excel-laskentataulukoiden kanssa versiot 1997-2003, sitten muuntaa tiedosto PDF-muotoon on käytettävä kolmannen osapuolen työkaluja. Yksi suosituimmista ohjelmista on FoxPDF Excel to PDF Converter.

1. Asennamme sovelluksen. Voit ladata asennustiedoston viralliselta verkkosivustolta www.foxpdf.com.
2. Kun käynnistät ohjelman, näkyviin tulee toimiva ikkuna, jossa sinun tulee siirtyä "Lisää Excel-tiedosto" -valikkoon ja valita haluamasi tiedosto.
   

   

3. Ohjelman avulla voit muuntaa useita tiedostoja kerralla, mikä on kiistaton etu. Kun olet päättänyt tiedostoista, napsauta "Avaa".
   

   

4. Valitut tiedostot näkyvät ohjelmaikkunassa. Jokaisen tiedoston vieressä on oltava valintamerkki. Jos valintaruutua ei ole valittu, tiedosto säilyy samassa muodossa.
   

   

5. Muuntamisen jälkeen tiedostot tallennetaan oletusarvoisesti valittuun kansioon. Jos haluat valita toisen osoitteen, siirry sivun alareunassa olevaan Output Path -parametriin. Kun napsautat ellipsillä merkittyä painiketta, näkyviin tulee valikko, jossa on nykyisen kansion osoite. Tarvittaessa säilytyspaikkaa voidaan muuttaa.
   

   

6. Kun kaikki valmisteluvaiheet on suoritettu, siirry muuntamiseen painamalla PDF-painiketta Tulospolku-rivin oikealla puolella.
   

   

Online-palvelun sovellus Excel-muodon muuntamiseen PDF-muotoon

Huolimatta FoxPDF Excel to PDF Converter -sovelluksen yksinkertaisuudesta, tämä ohjelmisto on maksullinen. Ja jos tarve muuntaa Excel PDF-muotoon ilmenee erittäin harvoin, voit käyttää Internetissä olevia online-resursseja.

Näiden resurssien avulla voit muuntaa taulukot PDF-muotoon ilmaiseksi, mutta niissä voi olla rajoitus tapahtumien määrälle päivässä. Joihinkin palveluihin pääsee vasta rekisteröitymisen ja voimassa olevan sähköpostiosoitteen antamisen jälkeen, johon jo muunnettu asiakirja lähetetään.

Lisäksi, jotta voit työskennellä tiettyjen sivustojen kanssa, sinun on varmistettava, että tiedosto täyttää vaatimukset. Harkitse yhden näistä Internet-resursseista toimintaperiaatetta SmallPDF-esimerkissä:

1. Siirry sivustolle https://smallpdf.com/en. Valitse luokka nimeltä "Excel to PDF".
   

   

2. Tässä sinun tulee "Valitse tiedosto" -painikkeella määrittää haluamasi asiakirja tai yksinkertaisesti vetää ja pudottaa Excel-tiedosto vaadittuun kenttään. Resurssin avulla voit muuntaa useita asiakirjoja kerralla.
   

   

3. Seuraavaksi tulee automaattinen muunnos. Kun tiedosto on valmis, se on tallennettava painamalla "Tallenna tiedosto" -painiketta.
   

   

4. Näyttöön tulee ikkuna, jossa sinun tulee määrittää PDF-tiedostojen sijoittamiskansion osoite.

Yhteenveto

Jokaisella näistä tavoista muuntaa Excel-laskentataulukoita PDF-tiedostoiksi on sekä positiivisia että negatiivisia puolia. Tietenkin tallentamalla asiakirjan suoraan Excel-ohjelmaan voit saavuttaa tavoitteesi nopeasti ja kätevästi. Mutta kuten edellä mainittiin, tämä ominaisuus ilmestyi vain vuoden 2010 versiossa.

Voit käyttää online-resursseja tiedostojen muuntamiseen vain, jos sinulla on Internet-yhteys, eikä tämä ole aina saatavilla. Erikoissovelluksia ja -ohjelmia on myös kätevä käyttää. Älä kuitenkaan unohda, että tällaiset palvelut edellyttävät joskus ostoa. Joka tapauksessa käyttäjä voi päättää, miten xls-tiedosto muunnetaan pdf-muotoon.