Etkö voi erottaa pää- ja toissijaista? Etkö osaa sanoa ei työkavereille? Sitten todennäköisesti pysyt toimistossa myöhään. Kuinka tulla tehokkaaksi työntekijäksi, kertoo Psychologiesin toimittaja ja kolumnisti Oliver Burkeman.
Kaikki ajanhallinnan asiantuntijat ja gurut eivät kyllästy toistamaan samoja pääohjeita. Erottele tärkeät merkityksettömät. Hieno idea, mutta helpommin sanottu kuin tehty. Jos vain siksi, että asioiden kuumuudessa kaikki näyttää olevan erittäin tärkeää. No, tai, sanotaanpa, erosit jotenkin ihmeellisesti tärkeän merkityksettömästä. Ja sitten pomosi soittaa ja pyytää sinua tekemään kiireellisiä töitä. Yritä kertoa hänelle, että tämä projekti ei ole tärkeimpien prioriteettien luettelossasi. Mutta ei, älä yritä.
Syleile valtavaa
Stephen Covey -kirjan The XNUMX Habits of Highly Effective People -kirjailija1 suosittelee kysymyksen uudelleenmuotoilua. Heti kun asiatonta ei löydy, tärkeä on erotettava kiireellisestä. Mitä ei ainakaan teoriassa voida tehdä, koska on yksinkertaisesti mahdotonta olla tekemättä sitä.
Ensinnäkin se todella antaa mahdollisuuden priorisoida oikein. Ja toiseksi, se auttaa kiinnittämään huomion toiseen tärkeään ongelmaan – ajanpuutteeseen. Usein priorisointi toimii peitteenä epämiellyttävälle tosiasialle, että on yksinkertaisesti mahdotonta tehdä kaikkea tarpeellista työtä yksinkertaisesti määritelmän mukaan. Etkä koskaan pääse merkityksettömiin. Jos näin on, paras tapa on olla rehellinen johdolle ja selittää, että työmääräsi ylittää kykysi.
”Useimmille meistä tehokkain jakso on aamu. Aloita päivä ja suunnittele vaikeimmat asiat.”
Energiaa tärkeyden sijaan
Toinen hyödyllinen vinkki on lopettaa tapausten pohtiminen niiden tärkeyden kannalta. Muuta itse arviointijärjestelmää keskittyen ei merkitykseen, vaan energiamäärään, jonka niiden toteuttaminen vaatii. Useimmille meistä tehokkain jakso on aamu. Siksi päivän alussa sinun tulee suunnitella asioita, jotka vaativat vakavaa vaivaa ja suurta keskittymistä. Sitten "otteen heikkeneessä" voidaan siirtyä vähemmän energiaa kuluttaviin tehtäviin, oli sitten kyseessä postin lajittelu tai tarvittavien puheluiden soittaminen. Tämä menetelmä tuskin takaa, että sinulla on aikaa kaikkeen. Mutta ainakin se säästää sinut tilanteilta, jolloin joudut tarttumaan vastuullisiin asioihin aikana, jolloin et yksinkertaisesti ole valmis siihen.
Lintuperspektiivistä
Toinen mielenkiintoinen suositus tulee psykologi Josh Davisilta.2. Hän ehdottaa menetelmää "psykologiseen etäisyyteen". Yritä kuvitella, että katsot itseäsi lintuperspektiivistä. Sulje silmäsi ja kuvittele. Näetkö tuon pienen miehen kaukana alla? Se olet sinä. Ja mitä ajattelet korkealta: mihin tämän pienen miehen pitäisi nyt keskittyä? Mitä tehdä ensin? Kuulostaa varmasti oudolta. Mutta se on todella tehokas menetelmä.
Ja lopuksi viimeinen. Unohda luotettavuus. Jos kollegat (tai johtajat) pyytävät (tai käskevät) laittamaan syrjään kaiken ja liittymään johonkin heidän tärkeään projektiinsa, älä kiirehdi sankarillisesti. Varmista ensin, että työntekijät ja johto ovat täysin tietoisia siitä, mitä vaihdoksesi jää tekemättä. Pitkällä aikavälillä se, että voit sanoa kyllä ensimmäiselle puhelulle tekemäsi työn kustannuksella, ei paranna mainettasi vähiten. Pikemminkin päinvastoin.
1 S. Covey ”Erittäin tehokkaiden ihmisten seitsemän tapaa. Tehokkaat henkilökohtaisen kehityksen työkalut” (Alpina Publisher, 2016).
2 J. Davis «Kaksi mahtavaa tuntia: Tieteeseen perustuvia strategioita parhaan aikasi hyödyntämiseen ja tärkeimmän työsi tekemiseen» (HarperOne, 2015).