Sisällys
Lukuisat Excel-käyttäjät, jotka usein käyttävät tätä ohjelmaa, työskentelevät suuren määrän datan kanssa, joka on syötettävä jatkuvasti useita kertoja. Avattava luettelo helpottaa tehtävää, mikä eliminoi jatkuvan tietojen syöttämisen tarpeen.
Tämä menetelmä on yksinkertainen ja ohjeiden lukemisen jälkeen se on selvä jopa aloittelijalle.
- Ensin sinun on luotava erillinen luettelo mille tahansa uXNUMXbuXNUMXb-arkin alueelle. Tai jos et halua roskaa asiakirjaa, jotta voit muokata sitä myöhemmin, luo luettelo erilliselle arkille.
- Kun olet määrittänyt väliaikaisen taulukon rajat, syötämme siihen luettelon tuotteiden nimistä. Jokaisessa solussa saa olla vain yksi nimi. Tämän seurauksena sinun pitäisi saada luettelo suoritetuksi sarakkeessa.
- Kun olet valinnut aputaulukon, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella. Mene avautuvasta kontekstivalikosta alas, etsi kohta ”Anna nimi…” ja napsauta sitä.
- Näkyviin tulee ikkuna, jossa sinun on syötettävä luodun luettelon nimi "Nimi" -kohdan vastapäätä. Kun nimi on syötetty, napsauta "OK"-painiketta.
Tärkeää! Kun luot nimeä luettelolle, sinun on otettava huomioon useita vaatimuksia: nimen on aloitettava kirjaimella (välilyönti, symboli tai numero eivät ole sallittuja); jos nimessä käytetään useita sanoja, niiden välissä ei saa olla välilyöntejä (yleensä käytetään alaviivaa). Joissakin tapauksissa käyttäjät jättävät huomautuksia "Huomautus"-kohtaan helpottaakseen myöhempää hakua vaaditusta luettelosta.
- Valitse luettelo, jota haluat muokata. Napsauta työkalupalkin yläosassa "Työ tietojen kanssa" -osiossa "Data Validation" -kohtaa.
- Napsauta avautuvan valikon "Tietotyyppi"-kohdassa "Lista". Menemme alas ja kirjoitamme "="-merkin ja aiemmin lisäluettelollemme annetun nimen ("Tuote"). Voit hyväksyä sen painamalla "OK"-painiketta.
- Työ voidaan katsoa valmiiksi. Kun olet napsauttanut jokaista solua, vasemmalle tulee näkyviin erityinen kuvake, jossa on upotettu kolmio, jonka yksi kulma näyttää alaspäin. Tämä on interaktiivinen painike, jota napsautettuna avautuu luettelo aiemmin kootuista kohteista. Sinun tarvitsee vain napsauttaa avataksesi luettelon ja kirjoittaa soluun nimi.
Asiantunteva neuvo! Tämän menetelmän ansiosta voit luoda koko luettelon varastossa olevista tavaroista ja tallentaa sen. Tarvittaessa on vain luotava uusi taulukko, johon sinun on syötettävä nimet, joita tällä hetkellä täytyy ottaa huomioon tai muokata.
Listan luominen kehittäjätyökalujen avulla
Yllä kuvattu menetelmä ei ole suinkaan ainoa tapa luoda avattava luettelo. Voit myös käyttää kehittäjätyökalujen apua tämän tehtävän suorittamiseksi. Toisin kuin edellinen, tämä menetelmä on monimutkaisempi, minkä vuoksi se on vähemmän suosittu, vaikka joissakin tapauksissa sitä pidetään kirjanpitäjän välttämättömänä apuna.
Jotta voit luoda luettelon tällä tavalla, sinun on kohdattava suuri joukko työkaluja ja suoritettava monia toimintoja. Vaikka lopputulos onkin vaikuttavampi: on mahdollista muokata ulkoasua, luoda tarvittava määrä soluja ja käyttää muita hyödyllisiä ominaisuuksia. Aloitetaan:
- Ensin sinun on yhdistettävä kehittäjätyökalut, koska ne eivät välttämättä ole aktiivisia oletusarvoisesti.
- Voit tehdä tämän avaamalla "Tiedosto" ja valitsemalla "Asetukset".
- Ikkuna avautuu, josta etsimme vasemmalla olevasta luettelosta "Muokkaa nauhaa". Napsauta ja avaa valikko.
- Oikeasta sarakkeesta sinun on löydettävä kohde "Kehittäjä" ja laitettava valintamerkki sen eteen, jos sellaista ei ollut. Tämän jälkeen työkalut tulee lisätä automaattisesti paneeliin.
- Tallenna asetukset napsauttamalla "OK" -painiketta.
- Excelin uuden välilehden myötä on monia uusia ominaisuuksia. Kaikki muut työt suoritetaan tällä työkalulla.
- Seuraavaksi luomme luettelon tuotteiden nimistä, jotka avautuvat, jos sinun on muokattava uutta taulukkoa ja syötettävä siihen tietoja.
- Aktivoi kehittäjätyökalu. Etsi "Controls" ja napsauta "Liitä". Näytölle avautuu luettelo kuvakkeista, ja viemällä hiiren niiden päälle näkyvät niiden suorittamat toiminnot. Löydämme "Yhdistelmäruudun", se sijaitsee "ActiveX Controls" -lohkossa ja napsauta kuvaketta. "Designer Mode" -tilan pitäisi käynnistyä.
- Kun olet valinnut valmistetun taulukon ylimmän solun, johon luettelo sijoitetaan, aktivoimme sen napsauttamalla LMB. Aseta sen rajat.
- Valittu luettelo aktivoi suunnittelutilan. Lähistöllä on "Ominaisuudet"-painike. Se on otettava käyttöön, jotta voit jatkaa luettelon mukauttamista.
- Vaihtoehdot avautuvat. Etsimme rivin "ListFillRange" ja syötämme apuluettelon osoitteen.
- RMB napsauta solua, mene avautuvassa valikossa kohtaan "ComboBox Object" ja valitse "Edit".
- Tehtävä suoritettu.
Huomautus! Jotta luettelossa olisi useita soluja avattavalla luettelolla, on välttämätöntä, että vasemman reunan lähellä oleva alue, jossa valintamerkki sijaitsee, jää avoimeksi. Vain tässä tapauksessa on mahdollista kaapata merkki.
Linkitetyn luettelon luominen
Voit myös luoda linkitettyjä luetteloita helpottaaksesi työsi Excelissä. Selvitetään, mikä se on ja kuinka tehdä ne yksinkertaisimmalla tavalla.
- Luomme taulukon, jossa on luettelo tuotteiden nimistä ja niiden mittayksiköistä (kaksi vaihtoehtoa). Tätä varten sinun on tehtävä vähintään 3 saraketta.
- Seuraavaksi sinun on tallennettava luettelo tuotteiden nimillä ja annettava sille nimi. Voit tehdä tämän, kun olet valinnut sarakkeen "Nimet", napsauta hiiren kakkospainikkeella ja napsauta "Assign a name". Meidän tapauksessamme se on "Food_Products".
- Samoin sinun on luotava luettelo mittayksiköistä kunkin tuotteen kullekin nimelle. Täydennämme koko listan.
- Aktivoi tulevan luettelon ylin solu "Nimet"-sarakkeessa.
- Kun käsittelet tietoja, napsauta tietojen vahvistuspainiketta. Valitse avattavasta ikkunasta "Lista" ja alle kirjoitamme "Nimelle" määritetyn nimen.
- Napsauta samalla tavalla ylintä solua mittayksiköissä ja avaa "Tarkista syöttöarvot". Kohdassa "Lähde" kirjoitamme kaavan: =SUORA(A2).
- Seuraavaksi sinun on käytettävä automaattisen täydennyksen tunnus.
- Valmis! Voit aloittaa taulukon täyttämisen.
Yhteenveto
Excelin avattavat luettelot ovat loistava tapa helpottaa tietojen käsittelyä. Ensimmäinen tutustuminen avattavien luetteloiden luomismenetelmiin voi viitata suoritettavan prosessin monimutkaisuuteen, mutta näin ei ole. Tämä on vain illuusio, joka on helppo voittaa muutaman päivän harjoittelun jälkeen yllä olevien ohjeiden mukaisesti.