Sisällys
Excel on yksi parhaista data-analytiikkaohjelmistoista. Ja melkein jokainen ihminen jossain elämänvaiheessa joutui käsittelemään numeroita ja tekstidataa ja käsittelemään niitä tiukoissa määräajoissa. Jos sinun on vielä tehtävä tämä, kuvailemme tekniikoita, jotka auttavat parantamaan elämääsi merkittävästi. Ja tehdäksemme siitä visuaalisempia, näytämme, kuinka ne toteutetaan animaatioiden avulla.
Tietojen analysointi Excelin pivot-taulukoiden avulla
Pivot-taulukot ovat yksi helpoimmista tavoista automatisoida tietojenkäsittelyä. Sen avulla voit kasata valtavan joukon tietoa, joka ei ole täysin jäsenneltyä. Jos käytät sitä, voit melkein ikuisesti unohtaa suodattimen ja manuaalisen lajittelun. Ja luodaksesi ne, paina vain muutamaa painiketta ja syötä muutama yksinkertainen parametri riippuen siitä, minkä tavan esittää tulokset tarvitset tietyssä tilanteessa.
On monia tapoja automatisoida tietojen analysointi Excelissä. Nämä ovat sekä sisäänrakennettuja työkaluja että lisäosia, jotka voidaan ladata Internetistä. Mukana on myös Microsoftin kehittämä "Analysis Toolkit" -lisäosa. Siinä on kaikki tarvittavat ominaisuudet, jotta voit saada kaikki tarvitsemasi tulokset yhdessä Excel-tiedostossa.
Microsoftin kehittämää data-analyysipakettia voidaan käyttää vain yhdellä laskentataulukolla yhdessä aikayksikössä. Jos se käsittelee useissa kohdissa olevia tietoja, tuloksena saadut tiedot näytetään yksinomaan yhdessä. Toisissa alueet näytetään ilman arvoja, joissa on vain muotoja. Jos haluat analysoida useiden arkkien tietoja, sinun on käytettävä tätä työkalua erikseen. Tämä on erittäin suuri moduuli, joka tukee valtavaa määrää ominaisuuksia, erityisesti sen avulla voit suorittaa seuraavan tyyppisiä käsittelyjä:
- Dispersioanalyysi.
- Korrelaatioanalyysi.
- Kovarianssi.
- Liukuvan keskiarvon laskenta. Erittäin suosittu menetelmä tilastoissa ja kaupankäynnissä.
- Hanki satunnaisia numeroita.
- Suorita valintatoiminnot.
Tätä lisäosaa ei ole aktivoitu oletusarvoisesti, mutta se sisältyy vakiopakettiin. Jotta voit käyttää sitä, sinun on otettava se käyttöön. Voit tehdä tämän seuraavasti:
- Siirry "Tiedosto" -valikkoon ja löydä sieltä "Asetukset" -painike. Siirry sen jälkeen kohtaan "Lisäosat". Jos asensit Excelin 2007-version, sinun on napsautettava "Excel-asetukset" -painiketta, joka sijaitsee Office-valikossa.
- Seuraavaksi näkyviin tulee ponnahdusvalikko, jonka otsikko on "Hallinta". Sieltä löydämme kohteen "Excel-apuohjelmat", napsauta sitä ja sitten - "Go" -painiketta. Jos käytät Apple-tietokonetta, avaa vain valikon Työkalut-välilehti ja etsi sitten avattavasta luettelosta kohta "Excelin lisäosat".
- Sen jälkeen ilmestyneessä valintaikkunassa sinun on valittava "Analysis Package" -kohdan vieressä oleva valintaruutu ja vahvistettava sitten toiminnot napsauttamalla "OK" -painiketta.
Joissakin tilanteissa voi käydä ilmi, että tätä lisäosaa ei löydy. Tässä tapauksessa se ei ole lisäosien luettelossa. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Selaa" -painiketta. Saatat myös saada tiedon, että paketti puuttuu kokonaan tältä tietokoneelta. Tässä tapauksessa sinun on asennettava se. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Kyllä"-painiketta.
Ennen kuin voit ottaa analyysipaketin käyttöön, sinun on ensin aktivoitava VBA. Tätä varten sinun on ladattava se samalla tavalla kuin itse lisäosa.
Kuinka työskennellä pivot-taulukoiden kanssa
Alkutieto voi olla mitä tahansa. Tämä voi olla tietoa myynnistä, toimituksista, tuotteiden toimituksista ja niin edelleen. Tästä huolimatta vaiheiden järjestys on aina sama:
- Avaa taulukon sisältävä tiedosto.
- Valitse solualue, jonka analysoimme pivot-taulukon avulla.
- Avaa "Lisää" -välilehti, ja sieltä sinun on löydettävä "Taulukot" -ryhmä, jossa on "Pivot Table" -painike. Jos käytät tietokonetta Mac OS -käyttöjärjestelmässä, sinun on avattava "Data" -välilehti, ja tämä painike sijaitsee "Analysis"-välilehdessä.
- Tämä avaa valintaikkunan nimeltä "Luo pivot-taulukko".
- Aseta sitten datanäyttö vastaamaan valittua aluetta.
Olemme avanneet taulukon, jonka tiedot eivät ole jäsennelty millään tavalla. Voit tehdä tämän käyttämällä pivot-taulukon kenttien asetuksia näytön oikealla puolella. Lähetetään esimerkiksi "Arvot"-kenttään "Tilausten määrä" ja taulukon riveille tiedot myyjistä ja myyntipäivämäärä. Tämän taulukon sisältämien tietojen perusteella määrät määritettiin automaattisesti. Tarvittaessa voit avata kunkin vuoden, vuosineljänneksen tai kuukauden tiedot. Näin voit saada yksityiskohtaiset tiedot, joita tarvitset tietyllä hetkellä.
Käytettävissä olevien parametrien joukko eroaa sarakkeiden lukumäärästä. Esimerkiksi sarakkeiden kokonaismäärä on 5. Ja meidän täytyy vain sijoittaa ja valita ne oikealla tavalla ja näyttää summa. Tässä tapauksessa suoritamme tässä animaatiossa näkyvät toiminnot.
Voit määrittää pivot-taulukon määrittämällä esimerkiksi maan. Tätä varten lisäämme "Maa"-kohdan.
Voit myös tarkastella myyjien tietoja. Tätä varten korvaamme sarakkeen "Maa" sanalla "Myyjä". Tulos tulee olemaan seuraava.
Tietojen analysointi 3D-kartoilla
Tämä georeferoitu visualisointimenetelmä mahdollistaa alueisiin sidottujen kuvioiden etsimisen sekä tämäntyyppisen tiedon analysoinnin.
Tämän menetelmän etuna on, että koordinaatteja ei tarvitse rekisteröidä erikseen. Sinun tarvitsee vain kirjoittaa maantieteellinen sijainti oikein taulukkoon.
Kuinka työskennellä 3D-karttojen kanssa Excelissä
Toimintojen järjestys, jota sinun on noudatettava, jotta voit työskennellä 3D-karttojen kanssa, on seuraava:
- Avaa tiedosto, joka sisältää kiinnostavan tietoalueen. Esimerkiksi taulukko, jossa on sarake "Maa" tai "Kaupunki".
- Kartalla näkyvät tiedot on ensin muotoiltava taulukoksi. Tätä varten sinun on löydettävä vastaava kohde "Koti"-välilehdeltä.
- Valitse analysoitavat solut.
- Siirry sen jälkeen "Lisää" -välilehteen, ja sieltä löydämme "3D-kartta" -painikkeen.
Sitten näytetään karttamme, jossa taulukon kaupungit on esitetty pisteinä. Mutta emme todellakaan tarvitse vain siirtokuntien tiedon läsnäoloa kartalla. Meille on paljon tärkeämpää nähdä niihin liittyvä tieto. Esimerkiksi ne määrät, jotka voidaan näyttää sarakkeen korkeudeksi. Kun olemme suorittaneet tässä animaatiossa mainitut toiminnot, kun viet hiiren vastaavan sarakkeen päälle, siihen liittyvät tiedot tulevat näkyviin.
Voit myös käyttää ympyräkaaviota, joka on joissain tapauksissa paljon informatiivisempi. Ympyrän koko riippuu kokonaismäärästä.
Ennustetaulukko Excelissä
Usein liiketoimintaprosessit riippuvat vuodenaikojen ominaisuuksista. Ja tällaiset tekijät on otettava huomioon suunnitteluvaiheessa. Tätä varten on olemassa erityinen Excel-työkalu, josta pidät korkealla tarkkuudellaan. Se on huomattavasti toimivampi kuin kaikki edellä kuvatut menetelmät, olivatpa ne kuinka erinomaisia tahansa. Samalla tavalla sen käyttöalue on hyvin laaja – kaupalliset, rahoitus-, markkinointi- ja jopa valtionrakenteet.
Tärkeää: ennusteen laskemiseksi sinun on hankittava tiedot edellisestä ajasta. Ennusteen laatu riippuu siitä, kuinka pitkän aikavälin tiedot ovat. On suositeltavaa, että tiedot on jaoteltu säännöllisin väliajoin (esimerkiksi neljännesvuosittain tai kuukausittain).
Kuinka työskennellä ennustearkin kanssa
Jotta voit työskennellä ennustetaulukon kanssa, sinun on toimittava seuraavasti:
- Avaa tiedosto, joka sisältää suuren määrän tietoa indikaattoreista, jotka meidän on analysoitava. Esimerkiksi viimeisen vuoden aikana (vaikka mitä enemmän, sen parempi).
- Korosta kaksi tietoriviä.
- Siirry "Data" -valikkoon ja napsauta siellä "Ennustetaulukko" -painiketta.
- Tämän jälkeen avautuu valintaikkuna, jossa voit valita ennusteen visuaalisen esityksen tyypin: kaavion tai histogrammin. Valitse tilanteeseesi sopiva.
- Aseta päivämäärä, jolloin ennusteen tulee päättyä.
Alla olevassa esimerkissä annamme tiedot kolmelta vuodelta – 2011-2013. Tässä tapauksessa on suositeltavaa ilmoittaa aikavälit, ei tiettyjä numeroita. Toisin sanoen on parempi kirjoittaa maaliskuu 2013, eikä tiettyä numeroa, kuten 7. maaliskuuta 2013. Jotta näiden tietojen perusteella saadaan ennuste vuodelle 2014, on tarpeen hankkia tiedot riveihin, joissa on päivämäärä ja indikaattorit, jotka olivat sillä hetkellä. Korosta nämä rivit.
Siirry sitten "Data"-välilehteen ja etsi "Ennuste"-ryhmä. Siirry sen jälkeen "Ennustetaulukko" -valikkoon. Sen jälkeen näkyviin tulee ikkuna, jossa valitsemme uudelleen ennusteen esittämistavan ja asetamme sitten päivämäärän, johon mennessä ennusteen tulee valmistua. Napsauta sen jälkeen "Luo", jonka jälkeen saamme kolme ennustevaihtoehtoa (näkyy oranssilla viivalla).
Nopea analyysi Excelissä
Edellinen menetelmä on todella hyvä, koska sen avulla voit tehdä todellisia ennusteita tilastollisten indikaattoreiden perusteella. Mutta tämän menetelmän avulla voit todella suorittaa täysimittaisen liiketoimintatiedon. On erittäin siistiä, että tämä ominaisuus on luotu mahdollisimman ergonomisesti, koska halutun tuloksen saavuttamiseksi sinun on suoritettava kirjaimellisesti muutama toiminto. Ei manuaalisia laskelmia, ei kaavojen kirjoittamista. Valitse vain analysoitava alue ja aseta lopullinen tavoite.
On mahdollista luoda erilaisia kaavioita ja mikrokuvia suoraan soluun.
Kuinka työskennellä
Joten toimiaksemme meidän on avattava tiedosto, joka sisältää analysoitavan tietojoukon, ja valittava sopiva alue. Kun olemme valinneet sen, meillä on automaattisesti painike, jonka avulla voit laatia yhteenvedon tai suorittaa joukon muita toimintoja. Sitä kutsutaan nopeaksi analyysiksi. Voimme myös määrittää summat, jotka syötetään automaattisesti alareunaan. Näet selkeämmin, kuinka se toimii tässä animaatiossa.
Pika-analyysiominaisuuden avulla voit myös muotoilla tuloksena olevia tietoja eri tavoin. Ja voit määrittää, mitkä arvot ovat enemmän tai vähemmän suoraan histogrammin soluissa, joka ilmestyy tämän työkalun määrittämisen jälkeen.
Lisäksi käyttäjä voi laittaa erilaisia merkkejä, jotka osoittavat suurempia ja pienempiä arvoja suhteessa näytteen arvoihin. Näin ollen suurimmat arvot näkyvät vihreänä ja pienimmät punaisina.
Haluan todella uskoa, että näiden tekniikoiden avulla voit merkittävästi lisätä työsi tehokkuutta laskentataulukoiden avulla ja saavuttaa kaikki haluamasi mahdollisimman nopeasti. Kuten näette, tämä taulukkolaskentaohjelma tarjoaa erittäin laajat mahdollisuudet jopa vakiotoiminnallisuudessa. Ja mitä voimme sanoa lisäosista, joita on hyvin paljon Internetissä. On vain tärkeää huomata, että kaikki lisäosat on tarkistettava huolellisesti virusten varalta, koska muiden kirjoittamat moduulit voivat sisältää haitallista koodia. Jos lisäosat ovat Microsoftin kehittämiä, niitä voidaan käyttää turvallisesti.
Microsoftin Analysis Pack on erittäin toimiva lisäosa, joka tekee käyttäjästä todellisen ammattilaisen. Sen avulla voit suorittaa melkein minkä tahansa kvantitatiivisen tiedon käsittelyn, mutta se on melko monimutkaista aloittelevalle käyttäjälle. Microsoftin virallisella ohjesivustolla on yksityiskohtaiset ohjeet erityyppisten analyysien käyttämiseen tämän paketin kanssa.