Sisällys
Ajan ja päivämäärän käyttäminen on tärkeä osa Microsoft Excelin käyttöä. Tänään opit kuinka voit syöttää päivämäärän eri tavoilla, kuinka määrittää tämän päivän päivämäärä aikaleiman avulla tai käyttää dynaamisesti muuttuvia arvoja. Ymmärrät myös, millä toimilla voit täyttää sarakkeen tai rivin viikonpäivillä.
Päivämäärien lisäämiseen Exceliin on useita vaihtoehtoja. Riippuen siitä, mitä tavoitteita tavoittelet, toimet ovat erilaisia. Ja tehtävät voivat olla mitä tahansa: määritä tämän päivän päivämäärä tai lisää päivämäärä taulukkoon, joka päivittyy automaattisesti ja näyttää aina, mitä kellossa ja kalenterissa on tällä hetkellä. Tai haluat, että laskentataulukko täytetään automaattisesti arkipäivillä, tai haluat syöttää satunnaisen päivämäärän. Riippumatta siitä, mitä tavoitteita tavoittelet, opit tänään saavuttamaan ne.
Kuinka syöttää päivämäärä Exceliin
Käyttäjä voi syöttää päivämäärän laskentataulukkoon useilla eri tavoilla ja muodoilla. Voit kirjoittaa sen esimerkiksi muotoon 1 tai 2020, 1.01.2020. Riippumatta siitä, missä muodossa päivämäärä määritetään, ohjelma määrittää automaattisesti, että käyttäjä haluaa tallentaa sen. Hyvin usein ohjelma itse muotoilee arvon Windowsissa määritetyn muodon perusteella, mutta joissain tapauksissa muotoilu on mahdollista käyttäjän määrittelemään muotoon.
Joka tapauksessa, jos käyttäjän päivämäärämuoto ei tyydytä, hän voi muuttaa sitä soluasetuksissa. Kuinka ymmärtää, että käyttäjän määrittämä arvo Excel määritti päivämääräksi? Tämä osoitetaan arvon kohdistuksella oikealle, ei vasemmalle.
Jos Excel ei pystynyt määrittämään syötettyjä tietoja ja määrittämään oikeaa muotoa ja näet, että ne eivät sijaitse solun oikeassa reunassa, voit yrittää syöttää päivämäärän missä tahansa muussa muodossa, joka on lähellä tavallista muotoa. . Nähdäksesi, mitkä niistä ovat tällä hetkellä saatavilla, voit siirtyä "Solumuoto"-valikkoon, joka löytyy "Numero"-osiosta, joka sijaitsee "Etusivu"-välilehdellä.
Tarvittaessa käyttäjä voi helposti muuttaa päivämäärän sisältävän solun esityksen näkymää. Voit tehdä tämän käyttämällä samaa Muotoile solut -ikkunaa, joka kuvattiin yllä.
Sitä voidaan kutsua myös näppäinyhdistelmällä Ctrl + 1.
Joskus käyttäjä kohtaa tilanteen, jossa solu näytetään useiden siihen sisältyvien ruudukoiden muodossa. Yleensä tämä tarkoittaa, että ohjelma pyytää käyttäjää lisäämään solujen kokoa. Tämän ongelman korjaaminen on hyvin yksinkertaista. Riittää, kun kaksoisnapsautat sen sarakkeen oikeaa reunaa, jossa tämä virhe näkyy. Tämän jälkeen tämän sarakkeen solujen leveys määritetään automaattisesti sen sisältämän tekstijonon suurimman pituuden perusteella.
Vaihtoehtoisesti voit asettaa oikean leveyden vetämällä oikeaa reunaa, kunnes solun leveys on oikea.
Nykyisen päivämäärän ja kellonajan lisääminen
Nykyisen kellonajan ja päivämäärän lisäämiseen Excelissä on kaksi vaihtoehtoa: staattinen ja dynaaminen. Ensimmäinen toimii aikaleimana. Toisen vaihtoehdon avulla voit aina säilyttää nykyisen päivämäärän ja kellonajan solussa.
Mitä voidaan tehdä sen varmistamiseksi, että aikaleima on aina ajan tasalla? Käytä tätä varten samoja kaavoja kuin alla. Ne näyttävät aina nykyisen päivämäärän ja kellonajan.
Jos sinun on asetettava staattinen aika, voit käyttää erityisiä Excel-työkaluja, joita kutsutaan pikanäppäimillä:
- Ctrl + ; tai Ctrl + Shift + 4 – nämä pikanäppäimet lisäävät automaattisesti soluun päivämäärän, joka on relevantti sillä hetkellä, kun henkilö napsauttaa näitä painikkeita.
- Ctrl + Vaihto + ; tai Ctrl+Shift+6 – niiden avulla voit tallentaa kellonajan.
- Jos sinun on lisättävä sekä kellonaika että päivämäärä, jotka ovat tällä hetkellä merkityksellisiä, sinun on ensin painettava ensimmäistä näppäinyhdistelmää, sitten välilyöntiä ja kutsuttava toista yhdistelmää.
Mitä erityisiä avaimia käyttää? Kaikki riippuu tällä hetkellä aktivoidusta asettelusta. Jos englanninkielinen asettelu on nyt käytössä, käytetään ensimmäistä yhdistelmää, mutta jos asettelu on toinen (eli se, joka seuraa välittömästi sanan "tai" jälkeen).
On huomattava, että näiden pikanäppäinten käyttö ei ole aina ihanteellinen. Joissakin tapauksissa vain yksi yllä kuvatuista yhdistelmistä toimii riippumatta siitä, mikä kieli on valittuna. Siksi paras tapa ymmärtää, mitä käyttää, on testata.
Yleensä kuvio on seuraava: kaikki riippuu siitä, mikä kieli on asennettu tiedoston avaamishetkellä. Jos englanniksi, niin vaikka vaihtaisit asettelun muotoon , tilanne ei muutu ollenkaan. Jos kieli on asennettu, vaikka vaihtaisit sen englanniksi, sinun on käytettävä kielelle sopivaa kaavaa.
Pysyvän aikaleiman asettaminen automaattisesti (kaavojen avulla)
Jotta solu näyttää aina ajan, on olemassa erityisiä kaavoja. Mutta erityinen kaava riippuu siitä, mitä tehtäviä käyttäjä suorittaa. Joten jos tavallinen ajan näyttö taulukossa riittää, sinun on käytettävä toimintoa TDATA(), joka ei sisällä argumentteja. Kun olemme lisänneet sen soluun, muutamme sen muodoksi "Aika" yllä kuvatulla tavalla.
Jos aiot myöhemmin näiden tietojen perusteella tehdä jotain muuta ja käyttää tuloksena saatua tulosta kaavoissa, on parempi käyttää kahta funktiota kerralla: =PÄIVÄYS()-TÄNÄÄN()
Tämän seurauksena päivien määrä on nolla. Siksi tämän kaavan palauttamana tuloksena jää vain aika. Mutta tässä sinun on myös käytettävä aikamuotoa, jotta kaikki toimii kuin kello. Kun käytät kaavoja, sinun on kiinnitettävä huomiota seuraaviin vivahteisiin:
- Tietoja ei päivitetä koko ajan. Jotta päivämäärä ja kellonaika muuttuvat nykyiseksi, sulje ikkuna, kun olet tallentanut sen, ja avaa se sitten uudelleen. Päivitys tapahtuu myös, jos otat käyttöön makron, joka on määritetty tätä toimintoa varten.
- Tämä toiminto käyttää järjestelmän kelloa tietolähteenä. Siksi, jos ne on määritetty väärin, kaava ei myöskään toimi hyvin. Siksi on suositeltavaa asettaa päivämäärän ja kellonajan automaattinen tunnistus Internetistä.
Kuvitellaan nyt tällainen tilanne. Meillä on sarakkeessa A taulukko tavaraluettelosta. Heti niiden lähettämisen jälkeen asiakkaan tulee syöttää arvo "Kyllä" erityiseen soluun. Tehtävä: korjaa automaattisesti aika, jolloin henkilö kirjoitti sanan "Kyllä", ja samalla suojaa se muuttumiselta.
Mihin toimiin voidaan ryhtyä tämän tavoitteen saavuttamiseksi? Voit esimerkiksi yrittää käyttää toimintoa JOS, joka sisältää myös saman funktion, mutta datan riippuen toisen solun arvosta. Tämä on paljon helpompi osoittaa esimerkillä. Kaava näyttää tältä: =JOS(B2=”Kyllä”, JOS(C2=””;PÄIVÄYS(); C2); ””)
Selvitetään tämä kaava.
- B on sarake, johon meidän on tallennettava toimitusvahvistus.
- C2 on solu, jossa aikaleima näytetään, kun kirjoitamme sanan "Kyllä" soluun B2.
Yllä oleva kaava toimii seuraavasti. Se tarkistaa, onko solussa B2 sana "Kyllä". Jos näin on, suoritetaan toinen tarkistus, joka tarkistaa, onko solu C2 tyhjä. Jos näin on, nykyinen päivämäärä ja aika palautetaan. Jos mikään yllä olevista toiminnoista ei toimi IF sisältää muita parametreja, niin mikään ei muutu.
Jos haluat kriteerin olevan "jos ainakin jokin arvo sisältyy", sinun tulee käyttää ehdossa "not equal" <> -operaattoria. Tässä tapauksessa kaava näyttää tältä: =JOS(B2<>“”; JOS(C2=””;PÄIVÄYS(); C2); “”)
Tämä kaava toimii näin: ensin se tarkistaa, onko solussa ainakin jonkin verran sisältöä. Jos kyllä, toinen tarkistus aloitetaan. Lisäksi toimintojen järjestys pysyy samana.
Jotta tämä kaava toimisi kokonaisuudessaan, sinun on otettava interaktiiviset laskelmat käyttöön "Tiedosto"-välilehdessä ja "Asetukset - Kaavat" -osiossa. Tässä tapauksessa ei ole toivottavaa varmistaa, että soluun viitataan. Suorituskyky heikkenee tästä, mutta toimivuus ei parane.
Kuinka täyttää päivämäärät automaattisesti Excelissä
Jos sinun on täytettävä suurin osa taulukosta päivämäärillä, voit käyttää erikoisominaisuutta nimeltä automaattinen täydennys. Katsotaanpa joitain sen käyttötapauksia.
Oletetaan, että meidän on täytettävä luettelo päivämääristä, joista jokainen on yhtä päivää vanhempi kuin edellinen. Tässä tapauksessa sinun on käytettävä automaattista täydennystä kuten mitä tahansa muuta arvoa. Ensin sinun on määritettävä solussa aloituspäivämäärä ja siirrettävä sitten kaavaa automaattisen täydennysmerkinnän avulla joko alas tai oikealle riippuen järjestyksestä, jossa taulukon tiedot sijaitsevat sinun tapauksessasi. Automaattisen täytön merkki on pieni neliö, joka sijaitsee solun oikeassa alakulmassa, vetämällä sitä, voit täyttää automaattisesti valtavan määrän tietoa. Ohjelma määrittää automaattisesti, kuinka täyttö tulee oikein, ja useimmissa tapauksissa se osoittautuu oikeaksi. Tässä kuvakaappauksessa olemme merkinneet päivät sarakkeeseen. Saimme seuraavan tuloksen. 
Mutta automaattisen täydennyksen mahdollisuudet eivät lopu tähän. Voit suorittaa sen jopa suhteessa arkipäiviin, kuukausiin tai vuosiin. On olemassa kaksi kokonaista tapaa tehdä se.
- Käytä tavallista automaattisen täydennyksen tunnusta yllä kuvatulla tavalla. Kun ohjelma on suorittanut kaiken automaattisesti, sinun on napsautettava automaattisen täydennyksen kuvaketta ja valittava sopiva menetelmä.
- Vedä automaattisen täytön merkkiä hiiren oikealla painikkeella, ja kun vapautat sen, näkyviin tulee automaattisesti asetusvalikko. Valitse haluamasi tapa ja nauti.
On myös mahdollista suorittaa automaattinen lisäys N päivän välein. Tätä varten sinun on lisättävä soluun arvo, napsauta hiiren kakkospainikkeella automaattisen täydennyksen kahvaa, pidä sitä alhaalla ja vedä se paikkaan, johon haluat numerosarjan päättyvän. Valitse sen jälkeen täyttövaihtoehto "Ettyminen" ja valitse askelarvo.
Alatunniste on asiakirjan alue, joka on ikään kuin yleinen koko kirjalle. Sinne voidaan syöttää erilaisia tietoja: asiakirjan laatijan nimi, valmistuspäivä. Laita mukaan lukien nykyinen päivämäärä. Noudata alla olevia ohjeita:
- Avaa "Lisää" -valikko, josta voit avata ylä- ja alatunnisteen asetusvalikon.
- Lisää tarvitsemasi otsikkoelementit. Se voi olla joko pelkkää tekstiä tai päivämäärää tai aikaa.
Tärkeä huomautus: päivämäärä on staattinen. Eli ei ole automaattista tapaa päivittää jatkuvasti ylä- ja alatunnisteiden tietoja. Sinun tarvitsee vain kirjoittaa näppäimistöltä tiedot, jotka ovat tärkeitä sillä hetkellä.
Koska ylä- ja alatunnisteet on tarkoitettu näyttämään palvelutietoja, jotka eivät liity suoraan dokumentin sisältöön, ei ole järkevää lisätä sinne kaavoja ja niin edelleen. Jos tarvitset kaavoja, voit aina kirjoittaa halutut arvot ensimmäiselle riville (ja lisätä tyhjän rivin tähän paikkaan, jos tietoja on jo tallennettu) ja korjata sen "Näytä" tai "Ikkuna" kautta. ” -välilehti, riippuen käyttämästäsi toimistopaketin versiosta (ensimmäinen vaihtoehto on niille painoksille, jotka on julkaistu vuoden 2007 jälkeen, ja toinen on niille, jotka olivat ennen sitä).
Näin ollen keksimme erilaisia tapoja lisätä päivämäärä ja aika automaattisesti Exceliin. Näemme, että tässä ei ole mitään monimutkaista, ja jopa lapsi voi selvittää sen.