Kuinka luoda Gantt-kaavio Excelissä?

Jos sinua pyydetään nimeämään Microsoft Excelin kolme tärkeintä komponenttia, mitkä niistä nimeäisit? Todennäköisimmin taulukot, joille tiedot syötetään, kaavat, joita käytetään laskelmien suorittamiseen, ja kaaviot, joilla voidaan esittää erilaisia ​​tietoja graafisesti.

Olen varma, että jokainen Excelin käyttäjä tietää, mikä kaavio on ja kuinka se luodaan. On kuitenkin olemassa eräänlainen kaavio, joka on monien epäselvyyden peitossa - Gantt-kaavio. Tämä pikaopas selittää Gantt-kaavion tärkeimmät ominaisuudet, kertoo, kuinka yksinkertainen Gantt-kaavio tehdään Excelissä, mistä voit ladata edistyneitä Gantt-kaaviomalleja ja kuinka voit luoda Gantt-kaavioita Projektinhallinnan online-palvelun avulla.

• Mikä on Gantt-kaavio?
• Kuinka luoda Gantt-kaavio Excelissä?
• Gantt-kaavion mallit

Mikä on Gantt-kaavio?

Gantt-kaavio Nimetty Henry Ganttin, amerikkalaisen insinöörin ja liikkeenjohdon konsultin mukaan, joka keksi kaavion vuonna 1910. Gantt-kaavio Excelissä edustaa projekteja tai tehtäviä vaakasuuntaisten pylväskaavioiden sarjana. Gantt-kaavio näyttää projektin eritellyn rakenteen (alkamis- ja lopetuspäivät, erilaiset tehtävien väliset suhteet projektin sisällä) ja auttaa siten hallitsemaan tehtävien suorittamista ajallaan ja suunniteltujen vertailuarvojen mukaisesti.

Gantt-kaavion luominen Excelissä 2010, 2007 ja 2013

Valitettavasti Microsoft Excel ei tarjoa sisäänrakennettua Gantt-kaaviomallia. Voit kuitenkin luoda sellaisen nopeasti itse käyttämällä pylväskaaviotoimintoa ja hieman muotoilua.

Noudata näitä ohjeita huolellisesti, ja yksinkertaisen Gantt-kaavion luominen vie enintään 3 minuuttia. Esimerkeissämme luomme Gantt-kaavion Excel 2010:ssä, mutta saman voi tehdä Excel 2007:ssä ja 2013:ssa.

Vaihe 1. Luo projektitaulukko

Ensinnäkin syötämme projektin tiedot Excel-taulukkoon. Kirjoita jokainen tehtävä omalle riville ja rakenna projektin erittelysuunnitelma määrittämällä aloituspäivä (Aloituspäivämäärä), valmistuminen (lopetuspäivä) ja kesto (Kesto), eli kuinka monta päivää tehtävän suorittamiseen kuluu.

Vihje: Gantt-kaavion luomiseen tarvitaan vain sarakkeita Aloituspäivämäärä и Kesto. Jos kuitenkin luot myös sarakkeen Päättymispäivä, sitten voit laskea tehtävän keston yksinkertaisella kaavalla, kuten alla olevasta kuvasta näkyy:

Vaihe 2. Luo tavallinen Excel-pylväskaavio ”Aloituspäivä”-saraketietokannan perusteella

Aloita Gantt-kaavion rakentaminen Excelissä luomalla yksinkertainen pinottu pylväskaavio:

• Korosta alue Aloituspäivämäärät sarakeotsikon ohella esimerkissämme se on B1:B11. On tarpeen valita vain solut, joissa on tietoja, eikä koko arkin saraketta.
• Lisäasetukset -välilehdellä liite Napsauta (Lisää) Kaavioiden alla Lisää pylväskaavio (Baari).
• Avautuvassa valikossa ryhmässä sulkea (2-D Bar) -painiketta Hallittu pinottu (Pinottu baari).

Tämän seurauksena taulukolle pitäisi ilmestyä seuraava kaavio:

Huomautus: Jotkut muut Gantt-kaavioiden luomista koskevat ohjeet ehdottavat, että luot ensin tyhjän pylväskaavion ja täytät sen sitten tiedoilla, kuten teemme seuraavassa vaiheessa. Mutta mielestäni esitetty menetelmä on parempi, koska Microsoft Excel lisää automaattisesti yhden rivin tietoja ja näin säästämme aikaa.

Vaihe 3: Lisää kestotiedot kaavioon

Seuraavaksi meidän on lisättävä yksi tietosarja tulevaan Gantt-kaavioomme.

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kaavion kohtaa ja napsauta kontekstivalikossa Valitse tiedot (Valitse tiedot). Valintaikkuna avautuu Tietolähteen valitseminen (Valitse tietolähde). Kuten alla olevasta kuvasta näet, sarakkeen tiedot Aloituspäivä jo lisätty kenttään Selitekohteet (rivit) (Segmenttimerkinnät (sarja). Nyt sinun on lisättävä saraketiedot tähän Kesto.
2. lehdistö Lisää (Lisää) valitaksesi lisätiedot (kesto), jotka näytetään Gantt-kaaviossa.
3. Avautuvassa ikkunassa Rivin vaihto (Muokkaa sarjaa) tee näin:
   • In Rivin nimi (Sarjan nimi) kirjoita "Kesto" tai mikä tahansa muu haluamasi nimi. Tai voit sijoittaa kohdistimen tähän kenttään ja napsauttaa sitten taulukon vastaavan sarakkeen otsikkoa – napsautettu otsikko lisätään Gantt-kaavion sarjanimeksi.
   • Napsauta alueen valintakuvaketta kentän vieressä Arvot (Sarjan arvot).
4. Dialogi-ikkuna Rivin vaihto (Muokkaa sarjaa) pienenee. Korosta tiedot sarakkeessa Kestonapsauttamalla ensimmäistä solua (meidän tapauksessamme se on D2) ja vetämällä alas viimeiseen tietosoluun (D11). Varmista, ettet valitse vahingossa otsikkoa tai tyhjää solua.
5. Paina alueen valintakuvaketta uudelleen. Dialogi-ikkuna Rivin vaihto (Muokkaa sarjaa) laajenee uudelleen ja kentät tulevat näkyviin Rivin nimi (sarjan nimi) и Arvot (Sarjan arvot). Napsauta OK.
6. Palataan taas ikkunaan Tietolähteen valitseminen (Valitse tietolähde). Nyt kentällä Selitekohteet (rivit) (Legend Entries (sarja) näemme sarjan Aloituspäivä ja numero Kesto. Napsauta vain OK, ja tiedot lisätään kaavioon.

Kaavion pitäisi näyttää suunnilleen tältä:

Vaihe 4: Lisää tehtäväkuvaukset Gantt-kaavioon

Nyt sinun on näytettävä tehtäväluettelo kaavion vasemmalla puolella numeroiden sijaan.

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa piirtoalueen kohtaa (alue, jossa on sinisiä ja oransseja raitoja) ja napsauta näkyviin tulevassa valikossa Valitse tiedot (Valitse Tiedot), niin valintaikkuna tulee uudelleen näkyviin Tietolähteen valitseminen (Valitse tietolähde).
2. Valitse valintaikkunan vasemmasta reunasta Aloituspäivä Ja napsauta Muutos (Muokkaa) otsikon ikkunan oikealla alueella Vaaka-akselien tunnisteet (luokat) (Vaakasuuntaiset (luokka) Axis Labels).
3. Pieni valintaikkuna avautuu Akselin etiketit (Akselimerkit). Nyt sinun on valittava tehtävät samalla tavalla kuin edellisessä vaiheessa valitsimme tiedot tehtävien kestosta (Durations-sarake) – klikkaa alueen valintakuvaketta, napsauta sitten taulukon ensimmäistä tehtävää ja vedä valintaa hiirellä viimeiseen tehtävään asti. Muista, että sarakkeen otsikkoa ei saa korostaa. Kun olet tehnyt sen, napsauta alueen valintakuvaketta uudelleen avataksesi valintaikkunan.
4. Kaksoisnapauta OKsulkeaksesi kaikki valintaikkunat.
5. Poista kaavion selite – napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja napsauta pikavalikosta poista (Poistaa).

Tässä vaiheessa Gantt-kaavion vasemmalla puolella pitäisi olla tehtäväkuvaukset ja se näyttää suunnilleen tältä:

Vaihe 5: Pylväskaavion muuntaminen Gantt-kaavioksi

Tässä vaiheessa kaaviomme on edelleen pinottu pylväskaavio. Jotta se näyttäisi Gantt-kaaviolta, se on muotoiltava oikein. Tehtävämme on poistaa siniset viivat niin, että vain oranssit osat, jotka kuvaavat projektin tehtäviä, jäävät näkyviin. Teknisesti emme poista sinisiä viivoja, vaan teemme niistä läpinäkyviä ja siten näkymättömiä.

1. Napsauta mitä tahansa sinistä viivaa Gantt-kaaviossa, niin ne kaikki valitaan. Napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella ja napsauta pikavalikosta Tietosarjan muoto (Format Data Series).
2. Toimi näkyviin tulevassa valintaikkunassa seuraavasti:
   • Osassa Täyttää (Täytä) valitse Ei täyttöä (Ei täyttöä).
   • Osassa Raja (Reunuksen väri) valitse ei viivoja (Ei linjaa).

Huomautus: Älä sulje tätä valintaikkunaa, tarvitset sitä uudelleen seuraavassa vaiheessa.

3. Excelissä rakentamamme Gantt-kaavion tehtävät ovat käänteisessä järjestyksessä. Korjaamme sen hetken kuluttua. Napsauta Gantt-kaavion vasemmalla puolella olevaa tehtäväluetteloa korostaaksesi luokka-akselin. Valintaikkuna avautuu Akselin muoto (Muotoile akselia). Luvussa Akseliparametrit (Axis Options) -valintaruutu Luokkien käänteinen järjestys (Luokat käänteisessä järjestyksessä), sulje sitten ikkuna tallentaaksesi muutokset.Juuri tekemiemme muutosten seurauksena:
   • Gantt-kaavion tehtävät ovat oikeassa järjestyksessä.
   • Vaaka-akselin päivämäärät ovat siirtyneet kaavion alhaalta ylös.

Kaaviosta tulee samanlainen kuin tavallinen Gantt-kaavio, eikö niin? Esimerkiksi Gantt-kaavioni näyttää nyt tältä:

Vaihe 6. Gantt-kaavion suunnittelun mukauttaminen Excelissä

Gantt-kaavio on jo muotoutumassa, mutta voit tehdä siitä todella tyylikkään lisäämällä muutaman viimeistelyn.

1. Poista tyhjä tila Gantt-kaavion vasemmalta puolelta

Kun rakennamme Gantt-kaaviota, lisäsimme siniset palkit kaavion alkuun näyttämään aloituspäivämäärän. Nyt paikoilleen jäänyt tyhjiö voidaan poistaa ja tehtävänauhat voidaan siirtää vasemmalle, lähemmäksi pystyakselia.

• Napsauta hiiren kakkospainikkeella ensimmäisen sarakkeen arvoa Aloituspäivä valitse lähdetietojen taulukosta pikavalikosta Solumuoto > numero > general (Muotoile solut > Numero > Yleiset). Muista kentässä näkyvä numero Näyte (Näyte) on päivämäärän numeerinen esitys. Minun tapauksessani tämä numero 41730. Kuten tiedät, Excel tallentaa päivämäärät numeroina, jotka vastaavat päivien lukumäärää päivätty 1. tammikuuta 1900 ennen tätä päivämäärää (jossa 1. tammikuuta 1900 = 1). Sinun ei tarvitse tehdä muutoksia täällä, napsauta vain peruutus (Peruuttaa).
• Napsauta Gantt-kaaviossa mitä tahansa päivämäärää kaavion yläpuolella. Yhdellä napsautuksella valitaan kaikki päivämäärät, sen jälkeen napsauta niitä hiiren kakkospainikkeella ja napsauta pikavalikosta Akselin muoto (Muotoile akselia).
• Valikossa parametrit akseli (Axis Options) muuta vaihtoehtoa vähimmäismäärä (Minimi) päällä numero (Kiinteä) ja syötä numero, jonka muistit edellisessä vaiheessa.

2. Säädä päivämäärien määrää Gantt-kaavion akselilla

Täällä, valintaikkunassa Akselin muoto (Format Axis), joka avattiin edellisessä vaiheessa, muuta parametreja Tärkeimmät divisioonat (Major United) и Keskitason divisioonat (Pieni yksikkö) of numero (Kiinteä) ja syötä halutut arvot intervalleille akselille. Yleensä mitä lyhyemmät projektin tehtävien aikakehykset ovat, sitä pienempi jakoaskel tarvitaan aika-akselilla. Jos esimerkiksi haluat näyttää joka toisen päivämäärän, syötä 2 parametrille Tärkeimmät divisioonat (Pääyksikkö). Mitä asetuksia tein – näet alla olevasta kuvasta:

Vihje: Pelaa asetusten kanssa, kunnes saat halutun tuloksen. Älä pelkää tehdä jotain väärin, voit aina palauttaa oletusasetukset asettamalla asetukset Automaattisesti (Automaattinen) Excel 2010:ssä ja 2007:ssä tai napsauttamalla asettaa uudelleen (Nollaa) Excel 2013:ssa.

3. Poista ylimääräinen tyhjä tila raitojen välistä

Järjestä kaavion tehtäväpalkit tiiviimmin, niin Gantt-kaavio näyttää entistä paremmalta.

• Valitse kaavioiden oranssit palkit napsauttamalla yhtä niistä hiiren vasemmalla painikkeella, napsauta sitä hiiren oikealla painikkeella ja napsauta näkyviin tulevassa valikossa Tietosarjan muoto (Format Data Series).
• Valintaikkunassa Tietosarjan muoto (Format Data Series) aseta parametriksi päällekkäisiä rivejä (Sarjan päällekkäisyys) arvo 100 % (liukusäädin siirretty kokonaan oikealle) ja parametrille Sivuväli (Aukon leveys) arvo 0 % tai melkein 0 % (liukusäädin kokonaan tai melkein kokonaan vasemmalle).

Ja tässä on ponnistelujemme tulos – yksinkertainen mutta melko tarkka Gantt-kaavio Excelissä:

Muista, että tällä tavalla luotu Excel-kaavio on hyvin lähellä todellista Gantt-kaaviota, mutta säilyttää kaikki Excel-kaavioiden mukavuus:

• Gantt-kaavion koko muuttuu Excelissä, kun tehtäviä lisätään tai poistetaan.
• Muuta tehtävän aloituspäivämäärää (Aloituspäivä) tai sen kestoa (Duration), jolloin aikataulu heijastaa automaattisesti tehdyt muutokset.
• Excelissä luotu Gantt-kaavio voidaan tallentaa kuvana tai muuntaa HTML-muotoon ja julkaista Internetissä.

Neuvo:

• Mukauta Gantt-kaavion ulkoasua muuttamalla täyttöasetuksia, reunoja, varjoja ja jopa käyttämällä 3D-tehosteita. Kaikki nämä vaihtoehdot ovat käytettävissä valintaikkunassa. Tietosarjan muoto (Format Data Series). Voit kutsua tämän ikkunan napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella kaavion piirtämisalueella olevaa kaaviopalkkia ja napsauttamalla kontekstivalikossa Tietosarjan muoto (Format Data Series).
• Jos luotu suunnittelutyyli miellyttää silmää, niin tällainen Gantt-kaavio voidaan tallentaa Exceliin mallipohjaksi ja käyttää jatkossa. Voit tehdä tämän napsauttamalla kaaviota ja avaamalla välilehden Rakentaja (Design) ja paina Tallenna malliksi (Tallenna malliksi).

Lataa esimerkki Gantt-kaaviosta

Gantt-kaaviomalli Excelissä

Kuten näet, yksinkertaisen Gantt-kaavion luominen Excelissä ei ole ollenkaan vaikeaa. Mutta entä jos tarvitaan monimutkaisempi Gantt-kaavio, jossa tehtävän varjostus riippuu sen valmistumisprosentista ja projektin virstanpylväät ilmaistaan ​​pystysuorilla viivoilla? Tietenkin, jos olet yksi niistä harvinaisista ja salaperäisistä olennoista, joita kutsumme kunnioittavasti Excel Guruksi, voit yrittää tehdä tällaisen kaavion itse.

On kuitenkin nopeampaa ja helpompaa käyttää valmiita Gantt-kaaviomalleja Excelissä. Alla on lyhyt katsaus useisiin projektinhallinnan Gantt-kaaviomalleihin Microsoft Excelin eri versioille.

Microsoft Excel 2013 Gantt-kaaviomalli

Tätä Excelin Gantt-kaaviomallia kutsutaan Projektisuunnittelija (Gantt-projektisuunnittelija). Se on suunniteltu seuraamaan projektin edistymistä eri mittareilla, kuten Suunniteltu aloitus (Suunnitelman aloitus) и varsinainen aloitus (Todellinen alku), Suunniteltu kesto (Suunnitelman kesto) и Todellinen kesto (Todellinen kesto) sekä Valmistusprosentti (Valmisprosentti).

Excel 2013:ssa tämä malli on käytettävissä välilehdellä filee (Tiedosto) ikkunassa luoda (Uusi). Jos tässä osiossa ei ole mallia, voit ladata sen Microsoftin verkkosivustolta. Tämän mallin käyttäminen ei vaadi lisätietoa – napsauta sitä ja aloita.

Online-mallikaavio Ganta

Smartsheet.com tarjoaa interaktiivisen Gantt Chart Builderin verkossa. Tämä Gantt-kaaviomalli on yhtä yksinkertainen ja käyttövalmis kuin edellinen. Palvelu tarjoaa 30 päivän ilmaisen kokeilujakson, joten kirjaudu vapaasti Google-tilillesi ja aloita ensimmäisen Gantt-kaaviosi luominen heti.

Prosessi on hyvin yksinkertainen: kirjoita vasemmalla olevaan taulukkoon projektisi tiedot, ja kun taulukko täyttyy, oikealle luodaan Gantt-kaavio.

Gantt-kaaviomallit Excelille, Google Sheetsille ja OpenOffice Calcille

Osoitteessa vertex42.com löydät ilmaisia ​​Gantt-kaaviomalleja Excel 2003:lle, 2007:lle, 2010:lle ja 2013:lle, jotka toimivat myös OpenOffice Calcin ja Google Sheetsin kanssa. Voit työskennellä näiden mallien kanssa aivan kuten minkä tahansa tavallisen Excel-laskentataulukon kanssa. Kirjoita vain aloituspäivämäärä ja kesto jokaiselle tehtävälle ja kirjoita sarakkeeseen valmistumisprosentti % saattaa loppuun. Voit muuttaa Gantt-kaavioalueella näkyvää ajanjaksoa siirtämällä liukusäädintä vierityspalkissa.

Ja lopuksi toinen Gantt-kaaviomalli Excelissä harkittavaksi.

Projektipäällikkö Gantt-kaaviomalli

Toinen ilmainen Gantt-kaaviomalli on saatavilla osoitteessa professionalexcel.com, ja sen nimi on "Project Manager Gantt Chart". Tässä mallissa on mahdollista valita näkymä (päivittäin tai normaali viikoittain) seurattavien tehtävien kestosta riippuen.

Toivon, että ainakin yksi ehdotetuista Gantt-kaaviomalleista sopii tarpeisiisi. Jos ei, voit löytää Internetistä suuren valikoiman erilaisia ​​Gantt-kaaviomalleja.

Nyt kun tiedät Gantt-kaavion pääominaisuudet, voit jatkaa sen oppimista ja oppia luomaan omia monimutkaisia ​​Gantt-kaavioita Excelissä yllättääksesi pomosi ja kaikki kollegasi 🙂