Missä varmuuskopiot tallennetaan Exceliin

Varmuuskopiointi tarkoittaa tiedoston luomista myöhempää tietojen palauttamista varten, jos alkuperäinen media hajoaa tai katoaa. Voit myös luoda kopion tiedoista Microsoft Excelissä; Ohjelmassa on työkaluja tähän. Tietojen palauttamiseen voit käyttää toista Excel-toimintoa – AutoRecovery. Tarkastellaan kaikkia mahdollisuuksia palauttaa taulukoissa kadonneet muutokset.

Asetetaan automaattinen varmuuskopiointi

Ohjelma pystyy luomaan lisätiedoston, joka kopioi alkuperäisen kokonaan ja päivitetään samanaikaisesti sen kanssa. Varmuuskopion tekeminen on erityisen tärkeää tapauksissa, joissa on vaara, että ohjelma tai tietokone sammutetaan hätätilanteessa. Jos laitteesi on epävakaa, noudata muutamia yksinkertaisia ​​ohjeita, jotta et menetä laskentataulukon muutoksia.

1. Avaa "Tiedosto"-välilehti ja etsi "Tallenna nimellä" -kohta valikosta. Napsauta sitä avataksesi valintaikkunan.

2. Avaa näkyviin tulevassa ikkunassa pieni valikko "Palvelu", painike sijaitsee alareunassa. Vaatii yleiset asetukset.

3. Valitse ruutu "Aina varmuuskopioi". Muut kentät ovat valinnaisia. Halutessasi voit suojata asiakirjan välittömästi salasanalla ja asettaa suositellun vain luku -käytön. Jos kaikki tarvittava tässä ikkunassa on tehty, napsauta "OK".

4. Tallennamme tiedoston mihin tahansa sopivaan paikkaan käyttämällä samaa "Tallenna nimellä" -ikkunaa. Sen vieressä on aina XLK-varmuuskopio kansiossa tai työpöydälläsi.

Tulos ensimmäisten muutosten tallentamisen jälkeen näyttää tältä:

Tärkeää! Nyt voimme vastata kysymykseen, missä varmuuskopiot tallennetaan: samaan kansioon, johon alkuperäinen tiedosto on tallennettu.

Kuinka luoda muuttumaton varmuuskopio

Tavallinen varmuuskopiointi tallentaa työkirjaversion kunnostautua, joka oli ajan tasalla yksi tallennus sitten. Joskus tämä vaihtoehto ei sovellu, ja tarvitset asiakirjan version muutama vaihe ennen viimeistä tallennusta. Jotta voit käyttää asiakirjan aiempia versioita, sinun on asennettava apuohjelma. Microsoft ei jaa tällaisia ​​lisäosia virallisella verkkosivustolla, ne sisältyvät osittain ohjelmaan.

Kiinnitä huomiota! Lisäosia löytyy avoimista lähteistä Internetistä, niiden käyttö on laillista. Muista tarkistaa sivusto ja lataukset virustorjuntajärjestelmällä, jotta et vaaranna henkilökohtaisia ​​tietoja ja tärkeitä asiakirjoja.

Varmuuskopiointiin tarvittava apuohjelma on nimeltään VBA-Excel. Lisäosa on maksullinen, mutta voit käyttää sen toimintoja kokeilujakson aikana. Sopii tietokoneille, joiden käyttöjärjestelmä on Windows XP tai uudempi, Excelin versioille vuodesta 2007 ja uudemmista. Asennusohjeet tulevat asennustiedoston mukana.

1. Kun apuohjelma on asennettu, VBA-Excel-välilehti tulee näkyviin työkalupalkkiin. Avaa se ja napsauta "Varmuuskopioi" -painiketta.
2. Valitse avautuvasta valintaikkunasta varmuuskopion tallennuspaikka ja määritä kopiointiasetukset. Jos tarvitset yksittäisen tiedoston, joka kopioi alkuperäisen sisällön, sinun ei tarvitse määrätä kopioiden automaattisen luomisen ajoitusta. Napsauta "Tallenna".

Kun kopioita ei enää tarvita, sinun on napsautettava uudelleen "Varmuuskopioi" -painiketta. Rivi "Peruuta varmuuskopiointi" tulee näkyviin - napsauta sitä ja tiedostot lakkaavat näkymästä. Tämä on tehtävä vain, jos automaattiset kopiointiasetukset on määritetty.

Määritä asiakirjan muutosten automaattinen tallennus

Hätätilanteissa auttaa myös muutosten automaattinen tallennus. Asiakirjan kopiot näkyvät erityisellä välilehdellä uudelleenkäynnistyksen jälkeen. Ohjelma tallentaa säännöllisin väliajoin automaattisesti kaikki kirjassa näkyvät muutokset, jos sopivat asetukset on asetettu.

1. Avaa "Tiedosto"-välilehden "Asetukset"-osio. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa on valikko - "Tallenna" -kohta vaaditaan.
2. Valitse Automaattinen tallennus -ruutu ja määritä, kuinka usein muutokset tallennetaan. Asetuksissa voi asettaa jopa minuutin, mutta tällainen toistuva säästäminen hidastaa Exceliä heikolla tietokoneella. Kannattaa myös rastittaa seuraavalle riville, jotta kun dokumentti suljetaan tallentamatta, uusin automaattisesti tallennettu versio tallentuu automaattisesti.

3. Valitse kansiot tiedostojen automaattista tallennusta varten. Yleensä ne rekisteröidään heti asetuksiin ja polku johtaa Excel-kansioihin. Jos olet tyytyväinen tiedostojen tallennuspaikkaan, sinun ei pitäisi muuttaa mitään. Sinun on tiedettävä, mihin automaattiset tallennustiedostot on tallennettu, jotta voit löytää ne nopeasti tulevaisuudessa.

Ohjelman hätäsulkemisen jälkeen – esimerkiksi sammutettaessa tietokonetta – sinun on avattava Excel uudelleen ja valittava tallennettava tiedosto "Document Recovery" -välilehdeltä. On automaattisia tallennuksia. Kiinnitä huomiota asiakirjan luomisaikaan oikean version valitsemiseksi.

Tärkeää! Jos tallennettuja tiedostoja ei enää tarvita, sinun on napsautettava "Älä tallenna" -painiketta valintaikkunassa, joka tulee näkyviin, kun lopetat näiden asiakirjojen käsittelyn.

Kuinka palauttaa tallentamaton Excel-työkirja

Jos et pystynyt avaamaan asiakirjan uusinta versiota kaatumisen jälkeen, voit käyttää kansiota, johon nykyiset automaattisen tallennuksen tiedostot on tallennettu. Käytämme "Tiedosto"-välilehden toimintoja, jotta emme etsi kansiota Explorerissa.

1. Kun käyttäjä avaa "Tiedosto"-välilehden, ohjelma näyttää automaattisesti "Tiedot"-osion. Löydämme kohdan "Versiot" näytön alareunasta ja napsautamme "Hallinnoi versioita" -painiketta.

2. Yksi valikkokohta avautuu - "Palauta tallentamattomat kirjat". Napsauttamalla sitä, pääset asiakirjan avaamisen valintaikkunaan. Etsi haluamasi tiedosto luettelosta ja napsauta "Avaa".

Joskus kansiossa ei ole asiakirjoja. Tässä tapauksessa Versiot-kohdan vieressä on merkintä, joka ilmoittaa, että tiedostosta ei ole aiempia versioita. Jos näin tapahtuu, et voi palauttaa tehtyjä muutoksia.